Baarin avoimien laskujen vuoronvaihto: lisätilaukset, saadut maksut ja keskeneräiset asiat pöytäkohtaisesti

Kun baarissa siirretään avoimia laskuja vuorolta toiselle, käy jokainen lasku läpi ja kirjaa, missä asiakkaat ovat, mitä he vielä odottavat, mitkä maksut on vahvistettu ja kuka ottaa asian seuraavaksi hoitaakseen. Pöydän tyhjentäminen, annosten valmistuminen tai työntekijän vuoron päättyminen ei tarkoita, että lasku olisi maksettu. Varmista ensin, että palvelua voidaan jatkaa asianmukaisin tiedoin, ja hoida vasta sitten vuoronvaihdon käytännöt. Älä kiirehdi kaikkia asiakkaita maksamaan vuoronvaihdon helpottamiseksi.

Täytä jokaisesta avoimesta laskusta oma vuoronvaihtokortti

Seuraavat kentät voi täyttää ravintolan nykyiseen vuoronvaihtolomakkeeseen. Laskun numero yksilöi ostot, sijainti kertoo, minne annokset toimitetaan, ja vuoron päättävä sekä aloittava työntekijä vastaavat jatkotoimista. Merkitse nämä erikseen äläkä käytä yhtä pöytänumeroa kaikkien tietojen korvikkeena.

• Laskun numero: ____; vuoronvaihdon aika ja ravintolan aikavyöhyke: ____; alkuperäinen sijainti: ____; nykyinen sijainti: ____.
• Viimeisimmän kierroksen uudet tilaukset: ____; toimitettu: ____; valmistuksessa tai odottaa toimitusta: ____; yhteyshenkilö valmistuksessa: ____.
• Vahvistetut maksut ja niitä vastaavat osuudet: ____; jäljellä oleva summa: ____; maksutapahtuman tulos selvitettävänä: ____; tarvittavan tositteen sijainti: ____.
• Asiakkaalle vastattavat kysymykset: ____; seuraava toimenpide: ____; vuoron päättävä työntekijä: ____; asian vastaanottava työntekijä: ____.

Kirjaa vain vuoronvaihdossa tarvittavat tiedot. Älä kopioi asiakkaan koko nimeä, puhelinnumeroa tai maksukortin tietoja. Säilytä vuoronvaihtokorttia henkilökunnan hallitsemassa paikassa. Jos järjestelmästä eivät käy ilmi paikan päällä tapahtuneet asiat, vuoron päättävä työntekijä täydentää tiedot. Muistikuvaa ei pidä merkitä vahvistetuksi tiedoksi.

Käy ensin sali läpi ja tarkista sitten viimeisimmät tilaukset

Vuoron päättävä ja aloittava työntekijä tarkistavat alueet, joilla on vielä asiakkaita: onko viimeisin tilauskierros kirjattu ja välitetty valmistukseen sekä mitkä annokset on jo toimitettu. Suullisesti luvatut mutta vielä vahvistamattomat pyynnöt merkitään erikseen, eikä niitä sekoiteta keittiön vastaanottamiin tilauksiin. Vastaanottavan työntekijän tulee pystyä kertomaan kirjauksen perusteella, mitä miltäkin pöydältä vielä puuttuu. Jos tiedot eivät riitä, ne täydennetään kysymällä paikan päällä.

Jos samassa pöydässä joku skannaa QR-koodin ja toinen tilaa lisää työntekijältä, tarkista ensin, onko tilaus jo lähetetty. Kirjaa vain aidosti uudet pyynnöt. Jos asiakkaat vaihtavat paikkaa, ilmoita alkuperäinen tilaus ja uusi sijainti baarille, keittiölle ja annoksia toimittavalle henkilökunnalle. Odota kuittaus ennen kuin otat alkuperäiseen pöytään uusia asiakkaita. Älä jatka tilausten lisäämistä vanhan pöytänumeron perusteella.

Selvitä ensin, mitä poikkeustilanteessa on tarkistettava

• Laskusta on kysyttävää: kirjaa kyseinen annos, määrä tai maksu ja pyydä asianmukaiset valtuudet omaavaa vastuuhenkilöä tarkistamaan asia. Älä kirjaa arvausta johtopäätöksenä.
• Asiakkaita ei löydy juuri nyt: vuorossa oleva vastuuhenkilö tarkistaa tiedossa olevan sijainnin ja maksutilanteen. Älä poista laskua tai merkitse sitä tappioksi omin päin.
• Osa laskusta on jo maksettu: erittele vuoronvaihdossa vahvistetut maksut, maksamatta oleva osuus ja selvitettävät maksutapahtumat. Älä tiivistä tilannetta sanomalla, että pöytä on jo maksanut.
• Viimeisimmän lisätilauksen kaikkia annoksia ei ole vielä toimitettu: säilytä alkuperäinen lasku ja tieto valmistuksen etenemisestä, ja anna asian vastaanottavan työntekijän seurata tilausta. Älä avaa vuoronvaihtoa varten uutta laskua koko pöydälle.

Erota maksut ja palvelun eteneminen toisistaan vuoronvaihdossa

Erillisen maksupäätteen maksutapahtuman tuloksen vahvistavat pääte ja sen palveluntarjoaja. Tarkista ensin, että maksu on onnistunut, ja kirjaa se sitten oikealle laskulle tai laskun oikealle osuudelle. MenuSnap ei vahvista tätä ulkoista maksutapahtumaa automaattisesti. Jos tulos ei ole selvä, tarkista alkuperäinen maksutapahtuma äläkä veloita uudelleen. Jos yhteys palvelimeen katkeaa, säilytä tarvittavat manuaaliset tositteet. Kun yhteys palautuu, tarkista olemassa olevat kirjaukset ennen puuttuvien tietojen kirjaamista, jotta maksua ei peritä kahdesti.

Laskun jakaminen osuuksiin ei tarkoita, että maksu olisi saatu. Jos asiakas tekee lisätilauksen maksamisen jälkeen, tarkista ensin, mitä toimintoja nykyiselle laskulle voi tehdä, ja varmista asiakkaalta, kuka maksaa lisätilauksen. Älä oleta, että jo maksettu osuus lasketaan automaattisesti uudelleen. Jätä maksunpalautukset ja laskun korjaukset valtuutetun henkilön hoidettaviksi asianmukaisten menettelyjen mukaisesti.

Vastaanottava työntekijä vahvistaa seuraavat toimenpiteet

Vuoron aloittava työntekijä etsii oikean laskun ja tositteet sekä kertaa, mitkä annokset on vielä toimitettava, mitkä maksut tarkistettava ja mihin kysymyksiin vastattava. KDS-järjestelmän ja tulostuksen käyttö riippuu palvelupaketista, asetuksista ja yhteensopivista laitteista. Annoksen valmistuttua on silti tarkistettava, että se on todella toimitettu: keittiön tilatieto ei tarkoita, että lasku olisi maksettu.

Tarkista käteiskassan luovutuksen yhteydessä erikseen saman ajanjakson saadut maksut, annetut vaihtorahat ja kassalippaan kirjaukset. Älä merkitse maksamattomia ostoksia saaduiksi maksuiksi. Seuraava vuoro kirjaa, mitkä asiat vaativat vielä lisäselvitystä, ja muokkaa sen perusteella vuoronvaihtokorttia niin, että laskunumeroita, sijainteja, annoksia tai maksuja koskevat tietopuutteet tulevat katetuiksi. Tavoitteena ei ole vaatia, että vuoronvaihdossa kaikki laskut olisi maksettu.