Så delar ni notan för gemensamma rätter: stäm av andelar, mottagna betalningar och återstående belopp när någon går tidigare

Det går inte att dela notan för gemensamma rätter genom att bara titta på tallriken framför den som går, och ni bör inte dela lika utan att hela sällskapet har gått med på det. Kontrollera först hela notan, rabatter och redan mottagna betalningar. Låt sedan gästerna komma överens om hur de gemensamma rätterna ska betalas, och välj därefter ett sätt att dela upp notan som faktiskt går att genomföra. Varje betalning ska stämmas av mot rätt registrering och återstående belopp. Att dela upp notan innebär inte i sig att betalning har skett.

Stäm först av individuella beställningar, vad ni kommit överens om för de gemensamma rätterna och det aktuella beloppet att betala

Den som går tidigare kan ha beställt egna drycker och samtidigt vara med och dela på gemensamma varmrätter. Personalen bör först kontrollera hela sällskapets beställningar, tillägg och redan mottagna betalningar och sedan fråga hur gästerna vill dela på de gemensamma rätterna. Gästerna kan själva komma överens om vem som faktiskt åt av en viss rätt, men serveringspersonalen får inte dra slutsatser utifrån avståndet mellan sittplatserna eller utgå från att antalet närvarande motsvarar samtliga betalningsandelar. Även hur de som redan har gått eller tillfälligt är borta från bordet ska räknas med behöver framgå tydligt av överenskommelsen.

Om någon nämner en rabatt ska ni kontrollera restaurangens faktiska villkor och vad som framgår av notan. Utgå inte från att det finns en studentrabatt bara för att någon är student. Förklara för den som betalar vilka rabatter som har tillämpats och vilket belopp som återstår. Fördela inte muntligt beloppet utifrån ordinarie pris samtidigt som systemet visar ett annat belopp. Ju tidigare ni klargör vad som ingår, desto bättre gemensam grund har ni för nästa steg.

Om personalen och gästerna inte talar samma språk kan ni gå igenom en tydlig lista med rätterna, punkt för punkt, och förklara vad som är individuellt respektive gemensamt. Be sedan var och en som ska betala att bekräfta överenskommelsen för sin del. Personalen ansvarar för att förklara vilka sätt att dela upp notan som går att genomföra; gästerna får själva komma överens om hur de ska dela kostnaden sinsemellan. Peka ut sådant som gästerna ännu inte är överens om och be den som ansvarar för arbetspasset hjälpa till att ta hand om andra gäster som väntar, så att sällskapet får utrymme att reda ut beloppen.

Kom överens om hur ni delar kostnaden innan ni väljer ett sätt att dela upp notan i verktyget

MenuSnaps guide till att dela upp notan beskriver att dela lika, per rätt eller efter belopp, och säger att gästerna först ska komma överens om hur de gemensamma rätterna ska betalas. Utgå från vad gästerna har bekräftat, kontrollera vilka alternativ den aktuella notan stöder och förklara beloppet för varje andel. Om gästerna vill dela upp kostnaden för de gemensamma rätterna på olika sätt ska ni först klargöra vad som faktiskt går att göra. Verktyget registrerar resultatet av det gästerna har kommit överens om; lova inte automatisk fördelning i valfria proportioner.

• Dela lika först när hela sällskapet är överens. Kontrollera antalet deltagare och beloppet per andel. Glöm inte den som går tidigare, men räkna inte automatiskt med en extra andel.
• Om alla betalar för sina egna rätter ska ni först klargöra hur de gemensamma rätterna ska betalas och sedan kontrollera vilka fördelningsalternativ som finns i den aktuella vyn. Låt inte placeringen av tallrikarna avgöra vem som ska betala.
• Om gästerna har kommit överens om egna belopp ska ni kontrollera att summan av andelarna stämmer med det återstående beloppet. Hantera inte bara betalningen för den som går först och lämna en oförklarad mellanskillnad.

Ett kort för varje betalningsandel: håll överenskommet belopp åtskilt från betalningsresultat

Registrera följande uppgifter för varje betalning och använd restaurangens spårbara verksamhetsidentifierare. Ni behöver inte skapa en separat lista över gästernas identiteter. Ett hjälpkort kan underlätta avstämningen, men ersätter inte registreringarna i systemet eller hos betaltjänstleverantören.

• Grund för andelen: ange vilka individuella rätter, gemensamma överenskommelser eller bekräftade belopp andelen gäller. Peka separat ut sådant som deltagarna ännu inte har kommit överens om.
• Belopp att betala nu: utgå från den aktuella notan och de rabatter som faktiskt gäller. Kontrollera att summan av alla andelar stämmer med beloppet som återstår att betala; jämna inte ut en mellanskillnad på eget initiativ.
• Faktiskt betalningsresultat: ange betalningssätt och om resultatet är bekräftat eller fortfarande behöver kontrolleras. Att en gäst visar upp ett bankkort eller en utskriven uppdelad nota betyder inte att betalningen har gått igenom.
• Tillhörande systemregistrering: kontrollera att den bekräftade betalningen har registrerats på rätt andel. Ändra inte en oklar transaktion för att få det att se ut som att notan är betald.
• Återstående belopp och ansvarig för uppföljning: kontrollera läget på nytt efter hanteringen av varje andel. Lämna över obetalda belopp, betalningar som ännu inte har bekräftats och återbetalningar som fortfarande ska behandlas separat.

Onlinebetalningar och molnsynkronisering är beroende av nätverksanslutning. Vilka funktioner som finns tillgängliga offline i den nativa klienten beror på den officiella versionen och konfigurationen som används. Kontrollera beställningarna och betalningarna när anslutningen har återställts. Gå vidare till nästa person först när resultatet för den aktuella betalningen har klarlagts, och behåll uppgifterna om den ursprungliga transaktionen för sådant som ännu är oklart.

Om ni använder en fristående kortterminal ska personalen först kontrollera den externa transaktionen via terminalen eller hos betaltjänstleverantören och därefter registrera betalningen på rätt andel. MenuSnap verifierar inte automatiskt transaktioner i en fristående terminal. Om resultatet är oklart ska den utsedda medarbetaren följa upp det. Be inte en kollega att dra samma belopp en gång till, och för inte över den osäkra betalningen på gäster som fortfarande sitter kvar.

När den som går först har betalat: hantera tillägg och återbetalningar utifrån det ursprungliga underlaget

Om sällskapet beställer fler rätter efter att någon har gått, eller om en rabatt ändras medan notan betalas, ska ni kontrollera den uppdaterade notan i stället för att använda den gamla muntliga totalsumman. Gästerna kommer fortfarande överens om vem som ska betala för tilläggen. Behåll det ursprungliga underlaget för redan betalda andelar; räkna inte om eller skriv över dem automatiskt. Om gästerna vill fördela kostnaden på nytt ska en behörig ansvarig förklara vad som går att ändra. Ett hjälpkort för andelarna kan bara användas för att förklara den nya överenskommelsen.

Att ändra fördelade belopp innebär inte att en återbetalning har genomförts. Återbetalning av mottagna betalningar kräver rätt behörighet och att den faktiska processen följs. Restaurangchefen ska ge personalen en tydlig väg för att eskalera ärendet, inte be dem att privat reglera mellanskillnaden för att avsluta en tvist. Bevara uppgifterna om vad som har bekräftats och vad som återstår att hantera, så att nästa medarbetare kan ta över utan att gästerna behöver förklara hela sällskapets upplägg på nytt.