Slik deler dere regningen for retter til deling når noen går tidlig: avklar andeler, innbetalinger og restbeløp

Når regningen for retter til deling skal fordeles, kan dere ikke bare ta utgangspunkt i tallerkenen foran den som går, og dere skal heller ikke dele likt uten at hele bordet har godtatt det. Kontroller først hele regningen, rabatter og allerede mottatte betalinger. Be deretter gjestene avtale hvordan kostnadene for rettene til deling skal fordeles. Først da velger dere en måte å dele regningen på som kan gjennomføres. Hver gang dere mottar en betaling, må dere kontrollere den tilhørende registreringen og restbeløpet. Det at en andel er opprettet, betyr ikke at den er betalt.

Avklar individuelle bestillinger, avtalen om deling og beløpet som gjenstår å betale

En gjest som går tidlig, kan ha bestilt egne drikker og samtidig være med på å dele varme retter. Medarbeideren bør først kontrollere rettene som er bestilt til bordet, tilleggsbestillinger og betalinger som allerede er mottatt, og deretter spørre hvordan kostnadene for rettene til deling skal fordeles. Gjestene kan selv bli enige om hvem som har spist av en bestemt rett, men serveringspersonalet skal ikke trekke slutninger ut fra hvor gjestene sitter. Antallet personer som er til stede på et gitt tidspunkt, skal heller ikke brukes som grunnlag for antallet betalingsandeler. Det må også avklares hvordan gjester som allerede har gått, eller som ikke sitter ved bordet akkurat da, skal inngå i avtalen.

Hvis noen nevner en rabatt, må dere først kontrollere vilkårene som faktisk gjelder på restauranten, og hvordan rabatten slår ut på regningen. Ikke legg til grunn at det finnes en studentrabatt bare fordi noen er student. Forklar betalerne hvilke rabatter som er brukt, og hva de skal betale nå. Ikke fordel beløp muntlig ut fra ordinære priser hvis systemet viser en annen sum. Når oversikten avklares tidlig, har alle et felles grunnlag for å velge hvordan regningen skal deles.

Hvis personalet og gjestene ikke snakker samme språk, kan dere bruke en tydelig liste over rettene til å forklare punkt for punkt hva som er individuelt, og hva som deles. Be deretter hver betaler bekrefte sin del av avtalen. Medarbeideren forklarer hvilke måter å dele regningen på som kan brukes, mens gjestene selv blir enige om fordelingen seg imellom. Pek ut poster det ennå ikke er enighet om. Be skiftlederen hjelpe andre gjester som venter, slik at gjestene ved bordet får tid til å avklare beløpene.

Bli enige om fordelingen før dere velger hvordan regningen skal deles i verktøyet

Veiledningen fra MenuSnap om deling av regningen beskriver lik fordeling, fordeling etter retter og fordeling etter beløp, og sier at gjestene først må avtale hvordan kostnadene for retter til deling skal fordeles. Medarbeideren tar utgangspunkt i det gjestene har bekreftet, kontrollerer hvilke handlinger den aktuelle regningen støtter, og forklarer beløpet for hver andel. Hvis gjestene ønsker ulike fordelinger for rettene til deling, må dere først forklare hva som faktisk lar seg gjøre. Verktøyet registrerer resultatet gjestene allerede har avtalt; det gis ingen løfter om automatisk fordeling etter vilkårlige forholdstall.

• Hvis alle ved bordet er enige om å dele likt, må dere kontrollere antallet deltakere og beløpet for hver andel. Ikke utelat noen som har gått tidlig, og ikke automatisk beregn en ekstra andel.
• Hvis alle betaler for sine egne retter, må dere først avklare hvordan rettene til deling skal fordeles. Kontroller deretter hvilke fordelinger det aktuelle grensesnittet tillater. Ikke avgjør hvem en rett tilhører ved å flytte på tallerkener.
• Hvis gjestene allerede har avtalt hvor mye hver skal betale, må dere kontrollere at summen av andelene stemmer med beløpet som gjenstår. Ikke gjør opp bare for den som går først og la et uavklart restbeløp stå igjen.

Kort for hver betalingsandel: hold avtalen og det faktiske betalingsresultatet atskilt

Registrer følgende opplysninger for hver betaling og andel. Bruk en forretningsidentifikator som restauranten kan slå opp; dere trenger ikke opprette en egen liste med kundeidentiteter. Hjelpekortet er til støtte for kontrollen og erstatter ikke registreringene i systemet eller hos betalingstjenesteleverandøren.

• Grunnlaget for andelen: Hvilke individuelle bestillinger, avtaler om deling eller bekreftede beløp den gjelder. Oppgi separat de delene deltakerne ennå ikke er enige om.
• Beløp som skal betales nå: Ta utgangspunkt i den aktuelle regningen og rabattene som faktisk gjelder. Kontroller at summen av alle andelene stemmer med beløpet som gjenstår, uten å justere differanser på egen hånd.
• Faktisk betalingsresultat: Oppgi betalingsmåte og om resultatet er bekreftet eller fortsatt må undersøkes. At en gjest viser fram et bankkort eller en utskrift av en delt regning, betyr ikke at betalingen er gjennomført.
• Tilhørende registrering i systemet: Kontroller at en bekreftet betaling er registrert på riktig andel. Ikke endre en uavklart transaksjon bare for at regningen skal stå som betalt.
• Restbeløp og ansvarlig for oppfølging: Kontroller beløpet som gjenstår etter behandling av hver andel. Skill mellom ubetalte beløp, betalinger som fortsatt må undersøkes, og refusjoner som ikke er behandlet, når saken overleveres.

Nettbetaling og synkronisering til skyen er avhengig av nettverkstilgang. Hvilke funksjoner den native klienten støtter uten nett, avhenger av den offisielle versjonen og konfigurasjonen som brukes. Kontroller bestillinger og betalinger når nettverket er tilbake. Avklar betalingsresultatet for hver andel før dere går videre til neste betaler, og ta vare på opplysninger som gjør det mulig å spore den opprinnelige transaksjonen for uavklarte beløp.

Hvis dere bruker en frittstående kortterminal, må medarbeideren først kontrollere den eksterne transaksjonen via terminalen eller hos betalingstjenesteleverandøren. Deretter registrerer medarbeideren betalingen på den aktuelle andelen. MenuSnap bekrefter ikke automatisk transaksjoner fra en frittstående terminal. Hvis resultatet er uklart, skal den utpekte medarbeideren følge opp. Ikke be en annen kollega om å belaste det samme beløpet på nytt, og ikke overfør et uavklart beløp til gjester som fortsatt sitter ved bordet.

Når noen har gått etter å ha betalt: håndter nye bestillinger og refusjoner ut fra det opprinnelige grunnlaget

Hvis noen bestiller flere retter etter at en av gjestene har gått, eller rabatten endres mens regningen gjøres opp, må dere kontrollere den oppdaterte regningen i stedet for å bruke den tidligere muntlige summen. Gjestene avtaler fortsatt hvem som skal betale for de nye rettene. Andeler som allerede er betalt, beholder det opprinnelige grunnlaget og beregnes eller endres ikke automatisk. Hvis gjestene ønsker å fordele beløpet på nytt, må en ansvarlig med nødvendig fullmakt forklare hvilke endringer som er mulige. Hjelpeoversikten over andelene skal bare brukes til å forklare den nye avtalen.

Å endre beløpene i fordelingen betyr ikke at en allerede mottatt betaling er refundert. En refusjon krever riktig fullmakt og må gjennomføres via den aktuelle prosessen. Restaurantsjefen bør gi medarbeiderne en tydelig vei for å eskalere slike saker, ikke be dem dekke differansen privat for å avslutte en uenighet. Dokumenter hva som er bekreftet, og hva som fortsatt må følges opp, slik at neste medarbeider kan ta over uten at gjestene må forklare situasjonen ved bordet på nytt.