Sådan holder du styr på flere runder med tapas og drikkevarer: Skeln mellem nye bestillinger, forespørgsler, genlevering og ændringer

Når gæster bestiller flere runder med tapas og drikkevarer, skal du først finde ud af, om »vi tager en portion mere« betyder en ny bestilling, en forespørgsel om noget, der ikke er kommet endnu, en anmodning om at få noget leveret igen eller en ændring af den oprindelige bestilling. Når du har bekræftet, at der er tale om en reel ny bestilling, skal du kun sende det, der er bestilt i denne runde, videre til køkkenet eller baren. Gem den samlede liste til kontrol. Sørg også for, at nogen følger op på det, der endnu ikke er serveret fra den foregående runde, så det ikke bliver overset, når der kommer nye bestillinger.

Afklar først, hvilken af de fire typer anmodning der er tale om, og beslut derefter, om der skal registreres noget nyt

• En portion mere: Gentag det præcise navn på retten, om der er tale om glas eller flasker, portionsstørrelsen og antallet af nye enheder. Knyt bestillingen til det oprindelige bord og den oprindelige bestilling.
• Den oprindelige bestilling er ikke kommet endnu: Kontrollér, hvad der er bestilt og tilberedt, samt hvad der mangler at blive afhentet eller serveret. Spørg den relevante station om status; opret ikke en ny bestilling med det samme.
• Gæsten siger, at noget er leveret forkert, eller beder om at få noget leveret igen: Kontrollér den oprindelige bestilling, hvad der faktisk blev leveret, og hvorfor. Den ansvarlige skal forklare, hvordan sagen håndteres. Registrér ikke automatisk en erstatning som endnu et køb.
• Ændring af noget, der allerede er bestilt: Find den pågældende vare, og undersøg, hvor langt tilberedningen er nået. Kontakt den medarbejder, der faktisk tilbereder varen, og få svar, før du bekræfter over for gæsten, om ændringen kan lade sig gøre.

Send kun denne rundes nye bestillinger videre til tilberedning; hold den samlede oversigt adskilt

Du kan organisere oplysningerne i restaurantens eksisterende registreringer med felterne nedenfor. Markering af runder er en metode til manuel overlevering mellem medarbejdere. Det betyder ikke, at systemet allerede har funktioner til automatisk rundestyring eller automatisk tilberedning af erstatninger.

• Bord, nuværende placering og reference til den oprindelige bestilling: ____; tidspunkt for denne runde: ____; ansvarlig medarbejder: ____.
• Denne runde gælder: ny bestilling/forespørgsel/genlevering/ændring: ____; aftalt håndtering: ____.
• Varer, der reelt er nye, enhed som glas eller flasker, størrelse og antal: ____; oplyst pris eller tillæg: ____.
• Denne rundes bestilling sendt til baren: ____; sendt til det varme køkken/det kolde køkken: ____; modtagere: ____.
• Stadig ikke serveret fra forrige runde: ____; serveret i denne runde: ____; stadig ikke serveret fra denne runde: ____; ansvarlig for den samlede opfølgning: ____.

Den samlede liste kan hjælpe med at kontrollere hele bordets bestilling, men den skal holdes tydeligt adskilt fra det, der skal tilberedes i denne runde. Kopiér ikke den forrige rundes liste til køkkenet som nye bestillinger, og gå ikke ud fra, at fordi en tidligere ret skulle være med mindre salt, gælder det samme for alle senere retter.

Bekræft enheder og særlige ønsker i hver runde

Ved drikkevarer skal du først afklare glas eller flaske, indholdsmængde og de størrelser og varianter, der faktisk kan vælges. Ved småretter skal du først spørge, om gæsten ønsker en lille portion eller en deleportion. Oplys om eventuelle tillæg for opgradering, ekstra ingredienser eller udskiftninger, før gæsten beslutter sig. At gæsten har bestilt varen før, betyder ikke, at vedkommende husker prisen denne gang. Hvis en vare ikke længere sælges, eller en ingrediens mangler, skal du først afklare situationen med den relevante station i køkkenet eller baren og derefter præsentere de muligheder, der faktisk er.

Knyt særlige ønsker til den konkrete vare. Hvis der ændres noget af hensyn til allergi eller andre kostrelaterede sikkerhedshensyn, skal tilberedningen eller serveringen af den berørte ret sættes på pause. Derefter skal en ansvarlig medarbejder på restauranten kontrollere opskriften og forholdene på stedet. Gå ikke ud fra, at ønsket kan imødekommes sikkert, ud fra en gammel note, en AI-oversættelse eller blot ved at fjerne én ingrediens.

Baren, køkkenet og den, der samler overblikket, skal hver især følge deres egen del op

Når en runde omfatter drikkevarer, kolde retter og varme retter, skal du bekræfte, hvem der tager sig af hver del. Et svar fra baren er ikke et svar fra det varme køkken. Hvis gæsterne ønsker drikkevarer først eller retterne serveret hver for sig, skal du også spørge stationerne, om det kan lade sig gøre, før du svarer gæsterne. Antag ikke, at bemærkningen »vi har travlt« betyder, at rækkefølgen for tilberedningen allerede er aftalt.

QR-bestillinger via MenuSnap og ordrer fra medarbejdernes POS kan sendes til køkkenet afhængigt af konfigurationen. KDS og udskrivning kræver, at de relevante pakker, stationer og kompatible enheder er på plads. Udskrivning kræver desuden, at en sendeenhed eller -tjeneste er i drift. Skærmvisning og papirbon er to måder at vise den samme opgave på. Kontrollér, om den oprindelige bestilling allerede er tilberedt, før du udskriver en ny bon. At maden er færdig, betyder ikke, at den er blevet serveret.

Overdrag det, der stadig mangler, når du serverer eller skifter medarbejder

Når du serverer, skal du sige rettens navn og antallet, der serveres denne gang, og præcisere, hvilken portion eventuelle særlige ønsker gælder for. Hvis lignende drikkevarer indgår i flere runder, skal den, der har det samlede overblik, og serveringspersonalet afstemme ud fra det antal, der allerede er serveret. Gæt ikke på status ud fra tomme tallerkener på bordet. Hvis noget er serveret forkert, skal den ansvarlige sørge for håndteringen efter retningslinjerne for fødevarehåndtering. Flyt ikke uden videre mad, der allerede er serveret ved ét bord, over til et andet bord.

Ved vagtskifte eller skift af område skal du først overdrage oplysninger om det, der stadig mangler fra tidligere runder, de svar, der afventes, og denne rundes nye bestillinger. Overdrag derefter den samlede regning. Når gæsterne er klar til at betale, skal du afklare, om det, der netop er bekræftet, men endnu ikke serveret, skal gennemføres eller annulleres. At flere personer hver især scanner en QR-kode, betyder ikke, at det er aftalt, hvem der betaler. Kontrollér først, hvad gæsterne faktisk har købt og fået serveret, før I taler om at dele regningen.

Ved vagtens afslutning skal du gruppere årsagerne til opfølgende spørgsmål: uklare enheder, en forespørgsel, der fejlagtigt blev registreret som en ny bestilling, en note knyttet til den forkerte vare eller manglende registrering af serveringen. Sørg for, at næste vagt får den oplysning, der oftest mangler. Så kan kollegaen finde frem til, hvad der reelt blev bestilt i denne runde, og hvem der skal kontaktes som den næste, uden at spørge hele bordet om det hele igen.