Sådan tager I imod gæster, der ankommer i hold: Følg rækkefølgen, og hold styr på nye bestillinger og retter, der endnu ikke er serveret

Hver gang endnu et hold gæster ankommer, skal medarbejderen først tjekke, hvad der allerede er bestilt, og hvilke retter der endnu ikke er serveret. Afklar derefter, hvad der faktisk er nyt denne gang, og hvor det skal føres. Genskab ikke hele selskabets bestilling ud fra det aktuelle antal gæster, og læg ikke regninger sammen alene, fordi gæsterne er sammen. Registrer ændringer i ankomsten og de nye bestillinger denne omgang samme sted, så andre medarbejdere kan fortsætte betjeningen af det samme selskab.

Opdater efter ændringer i gæsternes ankomst – opret ikke hele selskabets bestilling på ny

• De første gæster sætter sig: Registrer det aktuelle bord, den oprindelige bestilling, hvad der er bestilt, og hvad der endnu ikke er serveret. Afklar først, hvordan de eksisterende køb skal betales.
• En gæst slutter sig til selskabet senere: Spørg først, om andre i selskabet allerede har sat sig, og hvor gæsten ønsker at sidde. Spørg derefter til gæstens egne ønsker og eventuelle fælles bestillinger denne gang, og forklar, hvor de bliver registreret. Hvis det endnu ikke er aftalt, hvordan bestillingerne skal knyttes til regningerne, skal den oprindelige registrering foreløbig bevares.
• Der bestilles tydeligt ekstra i denne omgang: Gentag variant og antal, sammenhold med det, der allerede er bestilt, og afklar, om det er en ny bestilling eller en forespørgsel om en tidligere omgang.
• Gæsterne skifter plads undervejs: Kontrollér den oprindelige bestilling og den nye placering, og giv besked til medarbejderne, der stadig tilbereder eller serverer. Kontrollér, hvad der kan gøres i systemet, ud fra brugerens tilladelser og den aktuelle status.
• Nogen går tidligt: Kontrollér, hvad personen skal betale, hvad der faktisk er modtaget, og hvad der stadig er udestående. Fordel ikke på forhånd udgifter til senere køb, som endnu ikke har fundet sted.

Én registrering for denne omgang med seks oplysninger, der kan slås op senere

• Nuværende placering og oprindelig bestilling: Brug en identifikator, der kan slås op. Find ikke regningen ud fra udseende, tøj eller en komplet liste over ledsagere.
• Ønskerne i denne omgang: Registrer kun de retter, varianter og antal, der er bekræftet denne gang. Gør køkkenet opmærksom på, hvad der er nyt i denne omgang, og hvilken ordre det hører til. Brug tidligere oplysninger til opslag, men send ikke hele bestillingen igen.
• Allerede serveret og ikke serveret: Skeln mellem det, der er serveret, det, der stadig tilberedes, det, der er færdigt og afventer servering, og det, der stadig skal afklares.
• Aftale om betaling: Noter, hvem der betaler for de nye bestillinger, og om det stadig skal aftales. Udled det ikke af, hvem der ankom først.
• Medarbejderen med ansvaret denne omgang: Sørg for, at vedkommende samler nye, bekræftede ønsker op fra de øvrige kolleger, og udpeg en afløser ved vagtskifte eller fravær.
• Næste skridt: Noter, om der skal slås en tidligere bestilling op, indsendes nye bestillinger fra denne omgang, eller afventes svar fra en bestemt medarbejder. Den, der overtager, skal bekræfte, at opgaven er modtaget.

Hvis en senere ankommet gæst vil bestille endnu en portion af en dele-ret, skal medarbejderen først tjekke registreringen af tilberedning og servering fra den foregående omgang og fortælle, hvad der allerede er bestilt. Spørg derefter, om gæsten vil bestille ekstra, eller blot spørger til den oprindelige portion. Annuller ikke på eget initiativ, fordi en anden ved bordet siger, at retten vist allerede er bestilt. Fortolk heller ikke “en til af samme” som en anmodning om at lave hele selskabets bestilling igen. Den person, der fremsætter ønsket denne omgang, skal bekræfte de relevante varianter og antal direkte.

Gæster ved samme bord kan spørge flere medarbejdere om menuen, bede om vand og bestille ekstra. I kan udpege én medarbejder til at samle de bekræftede ønsker for den aktuelle omgang. De øvrige kolleger hjælper som sædvanlig og giver derefter nye oplysninger videre til samme sted, så de kan kontrolleres. Når den ansvarlige medarbejder går fra, skal vedkommende fortælle, hvem der overtager, og overdrage de uafsluttede opgaver. Så kan gæsterne få hjælp af enhver medarbejder, mens serveringspersonalet stadig har én tydelig og løbende opdateret oversigt over situationen.

Ved bordskift skal tilknytningen opdateres – bestil ikke hele ordren igen for de gæster, der kommer senere

• Kontrollér, hvad der er registreret ved det oprindelige bord, hvad der er serveret, og hvilke retter der stadig mangler at blive serveret. Så undgår I, at de samme ting bestilles igen ved det nye bord.
• Kontrollér den nye placering og den aktuelle tilknytning til regningen. En medarbejder med de nødvendige tilladelser skal håndtere de handlinger, der er mulige ud fra den aktuelle status. Antag ikke, at bordskiftet er registreret, blot fordi kopperne er flyttet.
• Giv medarbejderne, der tager imod, tilbereder og serverer, klar besked om den aktuelle serveringsplacering. Sørg for, at nogen følger op på drikkevarer, der endnu ikke er serveret. Det er ikke nok kun at fortælle serveringspersonalet, at gæsterne har skiftet bord.
• Lad én medarbejder gentage, hvad der er aftalt ved overdragelsen. Den næste medarbejder skal kunne finde registreringen ved hjælp af ordreidentifikatoren uden at skulle udfylde forløbet ud fra hukommelsen.

Ved tidlig afgang skal der kun betales for bekræftede køb

En gæst, der går tidligt, vil måske kun betale for sine egne drikkevarer eller vil gerne betale en del af de fælles retter. Kassemedarbejderen skal først kontrollere de seneste bestillinger, de modtagne betalinger og det udestående beløb og derefter bekræfte den aftalte fordeling med gæsten. De senere ankomne gæster kan stadig bestille ekstra. Fordel derfor ikke på forhånd udgifter til hele selskabets fremtidige bestillinger ligeligt.

MenuSnap-guiden til opdeling af regningen beskriver ligedeling samt fordeling efter retter eller beløb. Medarbejderne skal tage udgangspunkt i den aftalte fordeling, kontrollere hvilke muligheder den aktuelle regning understøtter og derefter behandle hver betaling for sig.

• Kontrollér den faktiske betaling og det resterende udestående for hver andel. En udskrevet regning fordelt på andele eller én persons betalingskvittering er ikke bevis på, at hele selskabets regning er betalt.
• Hvis der bruges en separat kortterminal, skal medarbejderen først verificere betalingen via terminalen eller hos betalingstjenesteudbyderen og derefter registrere den på den korrekte andel. MenuSnap verificerer ikke automatisk en betaling, der er gennemført på en separat terminal.
• Hvis betalingsstatus er uklar, skal medarbejderen først undersøge den oprindelige transaktion. Undlad at trække beløbet igen, før sagen er afklaret. Hvis gæsterne bestiller mere under betalingen, skal den seneste regning kontrolleres, før betalingen fortsættes.

Onlinebetaling og synkronisering med skyen kræver en netværksforbindelse. Hvilke funktioner der er tilgængelige offline i native-klienten, afhænger af den officielle version og konfiguration. Kontrollér ordrer og betalinger, når forbindelsen er genoprettet. Registreringer af ændringer i gæsternes ankomst og inddelingen i omgange er kun hjælpemidler for medarbejderne. De kan ikke erstatte officielle ordrer eller dokumentere, at systemet allerede kan gruppere bestillinger og lægge regninger sammen automatisk.