Rykker gæsterne for drikkevarer, eller bestiller de mere? Skeln mellem en forespørgsel, en efterlevering og en ny bestilling

Når gæster ved samme bord nævner den samme drik igen, skal du først afklare, om de spørger til status på den oprindelige drik, ønsker noget leveret, som allerede er bestilt, men endnu ikke er kommet, eller udtrykkeligt bestiller endnu en. Drejer det sig om en eksisterende bestilling, skal du undersøge status ud fra den oprindelige ordre. Kun ved en ny bestilling skal du bekræfte antallet og derefter registrere den. At baren er færdig med drikkene, at serveringspersonalet har taget dem med, og at de er afleveret ved bordet, er tre forskellige forhold. Du må ikke konkludere, at hele omgangen er leveret, blot fordi nogen siger »færdig«, eller fordi en bakke er taget med.

Tre forskellige hensigter kræver forskellige handlinger over for baren

• Forespørgsel om status: Oplys den oprindelige bestilling og relevante oplysninger om drikken, og bed baren fortælle, om den endnu ikke er lavet, er under tilberedning eller er færdig og venter på afhentning. Opret ikke en ny bestilling på den samme drik for at spørge til status.
• Anmodning om efterlevering: Kontrollér først, hvad der skulle leveres i denne omgang, og hvad der faktisk er afleveret. Find ud af, om drikken står i baren, er undervejs eller endnu ikke er tilberedt. Lav den ikke igen, før situationen er afklaret.
• Tydelig ny bestilling: Bekræft mængde og specifikationer med gæsterne ved bordet, og videregiv derefter den nye bestilling til den ansvarlige medarbejder. Ændr ikke en statusforespørgsel direkte til et nyt køb.

Hvis gæsterne ikke kan huske, hvilken omgang det drejer sig om, kan medarbejderen nævne drikkens type og det, der endnu ikke er leveret, for at hjælpe med at finde bestillingen. Gæsterne skal ikke forventes at kende interne numre, og ansvaret for at finde bestillingen skal ikke lægges over på dem.

På en intern overleveringsseddel kan personalet markere drikke i rækkefølge, for eksempel den første omgang, senere tilføjelser og drikke, der endnu ikke er afklaret. Markeringerne er kun et hjælpemiddel; den faktiske bestilling er grundlaget for den formelle håndtering. Den medarbejder, der har ansvaret for at vedligeholde registreringen, tilføjer de oplysninger, der bliver fundet, samme sted, så den næste medarbejder kan følge op ud fra de samme oplysninger.

Vejledningen fra MenuSnap om overlevering fra køkkenet skelner mellem afsluttet tilberedning og serveringspersonalets ansvar for levering. Når barpersonalet har fundet den relevante opgave, skal de oplyse, hvilken funktion der nu overtager ansvaret, og derefter give status videre til personalet ved bordet.

Et leveringskort for hver drik – ikke kun en optælling af omgangens samlede antal

• Grundlag for identifikation: Det aktuelle bord, den oprindelige bestilling samt drikken og dens specifikationer. Hvis den samme drik er bestilt til flere borde eller i flere omgange, skal hver bestilling stadig kontrolleres særskilt. Brug ikke glasformen til at gætte.
• Tilberedning og placering: Registrér særskilt, om drikken stadig er under tilberedning, er færdig og står i baren, er overdraget til serveringspersonalet med henblik på levering eller er nået frem til bordet. Det er kommunikationsnotater for personalet, ikke et løfte om nye statusfunktioner i et system.
• Afleveret og resterende: Notér ved overdragelsen af bakken, hvilke drikke der er taget med, hvilke der stadig står i baren, og hvem der følger op. Nøjes ikke med at skrive, at en bakke er taget.
• Uafklarede punkter: Behold forespørgsler om status, tillægsbestillinger uden tydelig kilde og punkter, hvor man afventer svar fra arbejdsstationen. Notér den oprindelige modtager og næste skridt, men ikke personers udseende eller private oplysninger.

Når drikkene er ved bordet, skal du fortælle gæsterne, hvad der er leveret i denne omgang, og hvad der stadig mangler. Hvis en anden medarbejder overtager leveringen, skal du give vedkommende oplysninger om de uafleverede drikke og den aktuelle ansvarlige. Følg op på den samme bestilling, og oplys ikke kun det samlede antal drikke.

Hvis en gæst giver en drik videre til en ledsager, skal personalet ikke ændre, hvem forbruget tilskrives, alene ud fra, hvem der holder glasset. Er det uklart, om gæsterne ved bordet betaler samlet eller hver for sig, skal det afklares særskilt. At give et glas videre er ikke grundlag for pludselig at dele regningen. Levering af drikke og betalingsstatus er forskellige forhold; betalingen skal kontrolleres særskilt, og en leveringsregistrering er ikke dokumentation for, at regningen er betalt fuldt ud.

Undersøg status særskilt ved ændringer af specifikationerne – brug ikke en bemærkning i stedet for at svare

Mens gæsterne venter, kan de ønske at ændre den oprindelige drik til en alkoholfri variant eller bede om at få justeret mængden af is. Serveringsmedarbejderen skal først spørge baren, om drikken allerede er tilberedt, og derefter forklare, hvad der reelt kan ændres. Lov ikke en ændring ved bordet og nøjes så med at skrive en bemærkning på bestillingen. Send heller ikke en allerede tilberedt drik som erstatning uden først at have fået gæstens accept.

Når der bruges både papirsedler og skærme, skal ændringer gives videre til den arbejdsstation, der behandler den pågældende drik. Modtageren kontrollerer den oprindelige bestilling og de nye specifikationer og melder tilbage, om tilberedningen er blevet stoppet, eller om drikken kan ændres. Derefter forklarer personalet ved bordet den endelige løsning for gæsten. Lederen kan udpege en modtager for ændringer ud fra, hvor medarbejderne befinder sig, så personalet ved bordet, i baren og ved kassen følger den samme beslutning. Overleveringssedlen hjælper med at finde oplysningerne, men den konkrete tilberedning skal stadig bekræftes af arbejdsstationen.

Når der gentagne gange bliver spurgt til den samme drik, skal du bruge kortet til at finde ud af, om status på tilberedningen endnu ikke er meldt ud, om beskeden fra baren ikke er nået frem, eller om gæsterne ved bordet faktisk har bestilt en drik mere. Undersøg først, hvad der reelt er sket, og giv derefter den manglende besked eller sørg for leveringen. Så ved den næste medarbejder, hvilken drik der stadig mangler, og hvem der skal kontaktes som det næste.