Μετά την αλλαγή τραπεζιού, παραμένει ο παλιός κωδικός: ελέγξτε την αρχική παραγγελία, τη νέα θέση και τα πιάτα που δεν έχουν σερβιριστεί

Το ότι οι πελάτες μετακινήθηκαν από τη βεράντα στο εσωτερικό δεν σημαίνει ότι η αρχική παραγγελία και ο κωδικός τραπεζιού στο τηλέφωνό τους αντιστοιχούν ήδη στη νέα θέση. Πρώτα φροντίστε να καθίσουν με ασφάλεια και έπειτα ελέγξτε την αρχική παραγγελία, την τωρινή θέση και τα πιάτα που δεν έχουν σερβιριστεί. Αν θέλουν να παραγγείλουν επιπλέον, ελέγξτε και ποια θέση αναγράφεται στη σελίδα. Η μετακίνηση της πινακίδας του τραπεζιού δεν ενημερώνει το σύστημα για αλλαγή θέσης, ενώ το ότι ανοίγει η παλιά σελίδα δεν σημαίνει ότι η κουζίνα ή το προσωπικό που σερβίρει έχει ενημερωθεί για την αλλαγή.

Πρώτα οδηγήστε τους πελάτες σε θέση προστατευμένη από τη βροχή και μετά συνεχίστε τον έλεγχο της παραγγελίας

Ο υπεύθυνος του καταστήματος αναθέτει πρώτα σε κάποιο μέλος του προσωπικού να οδηγήσει τους πελάτες σε ασφαλές σημείο με ελεύθερη πρόσβαση, αφήνοντας ελεύθερο τον διάδρομο για το προσωπικό που μεταφέρει τα πιάτα. Το άτομο που τους υποδέχεται στο εσωτερικό σημειώνει προσωρινά την αρχική θέση στη βεράντα και το σημείο όπου μετακινούνται. Μόλις οι πελάτες τακτοποιηθούν, συνεχίζει τον έλεγχο της παραγγελίας. Η καθοδήγηση προς τη νέα θέση και ο έλεγχος της παραγγελίας μπορούν να ανατεθούν σε διαφορετικά άτομα που συνεργάζονται: το πρώτο φροντίζει άμεσα για την ασφάλεια και τις θέσεις των πελατών, ενώ το δεύτερο φροντίζει να είναι σαφές πού πρέπει να σερβιριστούν τα ήδη παραγγελμένα πιάτα, ώστε τόσο το προσωπικό σάλας όσο και το ταμείο να γνωρίζουν ποιος αναλαμβάνει το επόμενο βήμα.

Αν δεν υπάρχουν αρκετές θέσεις στο εσωτερικό, ξεχωρίστε τους πελάτες που περιμένουν ακόμη από όσους έχουν βρει προσωρινή θέση. Ρωτήστε τι προτιμούν και κανονίστε ανάλογα την εξυπηρέτησή τους.

Δελτίο αντιστοίχισης θέσεων: συμπληρώστε το με βάση την αρχική παραγγελία

• Αρχική και τωρινή θέση: καταγράψτε πού βρίσκονται πραγματικά οι πελάτες και ξεχωρίστε όσους περιμένουν ακόμη, όσους κάθισαν προσωρινά και όσους άλλαξαν ξανά θέση. Μην καταχωρίζετε αυθαίρετα όσους δεν έχουν καθίσει ακόμη στο πλησιέστερο τραπέζι.
• Αρχική παραγγελία: κρατήστε το αναγνωριστικό που επιτρέπει την αναζήτηση των προηγούμενων χρεώσεων. Το ότι άτομα της ίδιας παρέας κάθονται χωριστά δεν διαχωρίζει αυτόματα τον λογαριασμό, όπως και το ότι διαφορετικές παρέες κάθονται προσωρινά μαζί δεν συνενώνει αυτόματα τους λογαριασμούς τους.
• Πιάτα που δεν έχουν σερβιριστεί: καταγράψτε όσα έχουν παραδοθεί, όσα παρασκευάζονται ακόμη, όσα είναι έτοιμα και περιμένουν να σερβιριστούν και όσα χρειάζονται έλεγχο. Μην αφήσετε την άδεια αρχική θέση να εκληφθεί ως ένδειξη ότι πρέπει να σταματήσει η παρασκευή.
• Προσωπικό που αναλαμβάνει: σημειώστε τον αρχικό σερβιτόρο, το άτομο που αναλαμβάνει τώρα και ποιος είναι υπεύθυνος για το σερβίρισμα. Η παράδοση δεν ολοκληρώνεται μέχρι να λάβουν οι αρμόδιοι τις σχετικές πληροφορίες.
• Λογαριασμός και πληρωμή που εισπράχθηκε: ελέγξτε τα χωριστά, με βάση τις αρχικές καταχωρίσεις. Το δελτίο θέσεων δεν αποτελεί απόδειξη πληρωμής. Δεν χρειάζεται να αντιγράψετε ολόκληρο τον λογαριασμό ή να συλλέξετε στοιχεία ταυτότητας ή επικοινωνίας.

Ο οδηγός ελέγχου του MenuSnap πριν από την έναρξη λειτουργίας απαιτεί να ελέγχεται αν ο κωδικός QR του τραπεζιού αντιστοιχεί στη σωστή θέση. Το προσωρινό έντυπο ελέγχεται και φυλάσσεται από το μέλος του προσωπικού που έχει οριστεί γι’ αυτό· αν οι πελάτες αλλάξουν ξανά θέση, ενημερώνεται το ίδιο έντυπο. Οι ενέργειες για τραπέζια ή λογαριασμούς στο σύστημα εξακολουθούν να εκτελούνται σύμφωνα με τα τρέχοντα δικαιώματα πρόσβασης, την κατάσταση και τις επιλογές που εμφανίζονται στην οθόνη. Το έντυπο δεν υποκαθιστά αυτές τις ενέργειες.

Για πρόσθετη παραγγελία από την παλιά σελίδα, ελέγξτε τι έχει πράγματι υποβληθεί

• Δεν έχει υποβληθεί ακόμη: ελέγξτε πρώτα αν η θέση που εμφανίζεται στη σελίδα αντιστοιχεί στην τωρινή θέση. Επιβεβαιώστε με το αρμόδιο μέλος του προσωπικού πώς πρέπει να συνεχιστεί η παραγγελία, χωρίς να αφήνετε τους πελάτες να την υποβάλλουν επανειλημμένα προσπαθώντας να βρουν τη σωστή σελίδα.
• Έχει υποβληθεί στην αρχική θέση: ελέγξτε από την αντίστοιχη παραγγελία αν έγινε αποδεκτή και αν διαβιβάστηκε στο πόστο. Έπειτα ακολουθήστε τη διαδικασία που μπορεί να εφαρμοστεί εκείνη τη στιγμή, χωρίς να καταχωρίσετε ξανά το ίδιο αίτημα.
• Η θέση ή η κατάσταση της παραγγελίας παραμένει άγνωστη: αναθέστε σε συγκεκριμένο μέλος του προσωπικού να ελέγξει την αρχική καταχώριση και να ενημερώσει για την εξέλιξη. Κρατήστε το θέμα σε εκκρεμότητα και μην υποθέσετε ότι μια νέα παραγγελία αντιστοιχεί στη νέα θέση μόνο και μόνο επειδή οι πελάτες βρίσκονται στο εσωτερικό.

Ενημερώστε για τη νέα θέση το άτομο που μεταφέρει τα πιάτα

Όταν η κουζίνα βγάζει τα πιάτα, μπορεί να εξακολουθεί να χρησιμοποιεί την αρχική ένδειξη θέσης. Το προσωπικό εξυπηρέτησης πρέπει να ορίσει ένα σαφές σημείο παράδοσης: πρώτα ελέγχει την παραγγελία και έπειτα το άτομο που αναλαμβάνει εξηγεί πού πρέπει να πάνε τα πιάτα και ποια εκκρεμούν. Έτσι, το προσωπικό που τα μεταφέρει γνωρίζει σε ποια θέση να κατευθυνθεί. Αν τα πιάτα βγαίνουν σε δόσεις, ξεχωρίστε όσα παρασκευάζονται ακόμη, όσα έχουν ήδη μεταφερθεί και όσα έχουν πράγματι σερβιριστεί, και συνεχίστε την παρακολούθηση με βάση την αρχική παραγγελία. Αν η θέση δεν είναι σαφής, ρωτήστε πρώτα τον υπεύθυνο του προσωπικού εξυπηρέτησης· μην περιφέρεστε ανάμεσα στα τραπέζια κρατώντας ζεστά πιάτα και μην ζητήσετε να παρασκευαστούν ξανά.

Όταν μια προσωρινή θέση γίνει οριστική, το άτομο που υποδέχτηκε τους πελάτες ενημερώνει όλα τα πόστα για την τελική τους θέση. Περιορίστε τις επανειλημμένες μετακινήσεις, χωρίς όμως να εμποδίζετε τους διαδρόμους ή να παραβλέπετε τις ανάγκες πελατών με μειωμένη κινητικότητα.

Αν οι πελάτες απομακρυνθούν προσωρινά και επιστρέψουν, ενημερώστε τους για τη νέα θέση και ελέγξτε τα πιάτα που εκκρεμεί να τους σερβιριστούν. Μην ολοκληρώνετε την εξυπηρέτηση με βάση μόνο τον αριθμό των ατόμων που κάθονται εκείνη τη στιγμή.

Αφού τακτοποιηθούν οι πελάτες, ο υπεύθυνος ελέγχει αν έχουν μείνει αντικείμενα στην αρχική θέση, αν υπάρχουν πιάτα που δεν έχουν παραδοθεί και αν έχουν απομείνει πινακίδες τραπεζιών που μπορεί να χρησιμοποιηθούν κατά λάθος. Ακόμη κι αν βελτιωθεί ο καιρός, μην αρχίσετε αμέσως ξανά να εξυπηρετείτε πελάτες στη βεράντα. Περιμένετε πρώτα να επιβεβαιώσει το κατάστημα ότι ο χώρος είναι ασφαλής και ότι το προσωπικό είναι έτοιμο.