Na een tafelwissel nog de oude tafelcode: controleer de oorspronkelijke bestelling, de nieuwe plek en de nog niet geserveerde gerechten

Dat gasten van het terras naar binnen verhuizen, betekent niet dat de oorspronkelijke bestelling en de tafelcode op hun telefoon nu bij de nieuwe zitplaats horen. Breng de gasten eerst veilig naar hun nieuwe plek en controleer daarna de oorspronkelijke bestelling, de huidige zitplaats en de gerechten die nog niet zijn geserveerd. Vraag bij een extra bestelling ook welke locatie op de pagina wordt vermeld. Het tafelbordje weghalen wijzigt de tafel niet in het systeem. Dat de oude ingang nog te openen is, betekent ook niet dat de keuken of het bedienend personeel al van de wijziging op de hoogte is.

Breng gasten eerst naar een droge plek en controleer daarna de bestelling

De leidinggevende wijst eerst een medewerker aan om de gasten naar een veilige, goed bereikbare plek te begeleiden en de looproute voor medewerkers met dienbladen vrij te houden. Een medewerker binnen noteert voorlopig de oorspronkelijke plek op het terras en de nieuwe bestemming. Zodra de gasten zitten, kan die medewerker helpen de bestelling te controleren. De begeleiding en de controle van de bestelling kunnen door verschillende medewerkers worden opgepakt: de eerste zorgt voor de onmiddellijke veiligheid en een zitplaats, de tweede zorgt dat eerder bestelde gerechten op de juiste plek terechtkomen en dat het bedienend personeel en de kassa weten wie de volgende stap op zich neemt.

Is er binnen niet genoeg plek, maak dan onderscheid tussen gasten die nog wachten en gasten die al tijdelijk ergens zitten. Vraag wat zij willen en spreek af hoe zij verder worden geholpen.

Vul de overzichtskaart voor tafelwissels in op basis van de oorspronkelijke bestelling

• Oorspronkelijke en huidige plek: noteer waar gasten daadwerkelijk naartoe zijn gegaan. Maak onderscheid tussen wachten, tijdelijk zitten en opnieuw verplaatsen. Wijs gasten die nog geen zitplaats hebben niet zomaar toe aan de dichtstbijzijnde tafel.
• Oorspronkelijke bestelling: behoud de aanduiding waarmee eerdere bestellingen kunnen worden teruggevonden. Dat gasten uit één gezelschap apart zitten, betekent niet automatisch dat hun bestelling moet worden gesplitst. Verschillende gezelschappen die tijdelijk samen aan tafel zitten, vormen evenmin automatisch één rekening.
• Gerechten die nog niet zijn geserveerd: noteer wat al is overgedragen, nog wordt bereid, klaarstaat om te worden uitgeserveerd en nog moet worden nagegaan. Dat de oorspronkelijke tafel leeg is, mag niet worden opgevat als een reden om de bereiding te stoppen.
• Medewerkers die de taak overnemen: noteer duidelijk de oorspronkelijke bedieningsmedewerker, de medewerker die het overneemt en degene die de gerechten uitserveert. Rond de overdracht pas af als de betrokken medewerkers de bijbehorende informatie hebben ontvangen.
• Rekening en ontvangen betaling: controleer beide afzonderlijk aan de hand van de oorspronkelijke registratie. De overzichtskaart is geen betalingsbewijs. Het is niet nodig de hele rekening over te schrijven of identiteitsbewijzen of contactgegevens te verzamelen.

In de MenuSnap-handleiding voor de livegang staat dat gecontroleerd moet worden of de tafelcode bij de juiste plek hoort. Een aangewezen medewerker controleert en bewaart het tijdelijke papieren overzicht. Verandert een gast opnieuw van plek, werk dan hetzelfde overzicht bij. Handelingen voor tafels of rekeningen in het systeem worden nog steeds uitgevoerd volgens de huidige bevoegdheden, status en interface. Het papieren overzicht vervangt die handelingen niet.

Controleer bij extra bestellingen via de oude ingang wat er daadwerkelijk is ingediend

• Nog niet ingediend: controleer eerst of de locatie die op de pagina staat overeenkomt met de huidige plek. Vraag de verantwoordelijke medewerker hoe de bestelling op de juiste manier kan worden voortgezet. Laat gasten niet herhaaldelijk indienen om de juiste ingang te vinden.
• Al ingediend voor de oorspronkelijke plek: controleer aan de hand van de bijbehorende bestelling of die is aangenomen en naar de werkpost is doorgestuurd. Volg daarna de procedure die op dat moment mogelijk is. Maak geen tweede bestelling aan voor hetzelfde verzoek.
• Locatie of uitkomst nog onduidelijk: laat een aangewezen medewerker de oorspronkelijke registratie controleren en de voortgang toelichten. Houd onopgeloste punten voorlopig open. Leid niet alleen uit het feit dat de gast binnen is af bij welke plek een nieuwe bestelling hoort.

Geef de nieuwe bestemming door aan degene die de gerechten uitserveert

De keuken kan gerechten nog steeds voorzien van de aanduiding van de oorspronkelijke plek. Spreek binnen het bedienend personeel een duidelijk overdrachtspunt af: controleer eerst de bestelling en laat de medewerker die de taak overneemt daarna de bestemming en de nog te bezorgen gerechten doorgeven. Zo weet degene die de gerechten uitserveert waar die naartoe moeten. Worden gerechten in meerdere rondes geserveerd, houd dan bij welke nog in bereiding zijn, welke zijn meegenomen en welke daadwerkelijk zijn bezorgd, en blijf de oorspronkelijke bestelling volgen. Is de juiste plek nog niet duidelijk, vraag het dan eerst aan de verantwoordelijke voor de bediening. Ga niet met hete borden langs de tafels zoeken en laat gerechten niet opnieuw bereiden.

Wanneer een tijdelijke zitplaats een vaste plek wordt, geeft de medewerker die de gasten opvangt de uiteindelijke bestemming door aan alle betrokken medewerkers. Beperk verplaatsingen zo veel mogelijk. Een vaste oplossing mag niet ten koste gaan van vrije doorgangen of de behoeften van gasten met beperkte mobiliteit.

Keert een gast terug nadat die tijdelijk van tafel is geweest, geef dan ook de nieuwe plek door en controleer welke gerechten nog moeten worden geserveerd. Rond de bestelling niet af door alleen te kijken naar het aantal mensen dat op dat moment aan tafel zit.

Nadat de gasten hun plek hebben gekregen, controleert de verantwoordelijke de oorspronkelijke plek op achtergebleven spullen, nog niet overgedragen gerechten en tafelbordjes die nog verkeerd gebruikt zouden kunnen worden. Ook als het weer opklaart, wordt de ontvangst van gasten niet meteen hervat: eerst moet het restaurant bevestigen dat de situatie ter plaatse veilig is en de medewerkers klaarstaan.