Asiakkaat vaihtavat pöytää, mutta käyttävät yhä vanhaa pöytäkoodia: tarkista alkuperäinen tilaus, uusi paikka ja toimittamattomat annokset

Se, että asiakkaat siirtyvät terassilta sisälle, ei tarkoita, että alkuperäinen tilaus tai puhelimessa näkyvä pöytäkoodi olisi päivittynyt vastaamaan uutta paikkaa. Huolehdi ensin asiakkaiden turvallisesta sijoittamisesta ja tarkista sitten alkuperäinen tilaus, nykyinen pöytä ja toimittamattomat annokset. Jos asiakkaat haluavat tilata lisää, tarkista myös sivulla näkyvä paikka. Pöytätunnisteen siirtäminen ei päivitä pöytää järjestelmään, eikä vanhan tilauskanavan avaaminen osoita, että keittiö tai annosten kuljetuksesta vastaava henkilö olisi saanut tiedon muutoksesta.

Siirrä asiakkaat ensin suojaan ja tarkista tilaus sen jälkeen

Ravintolapäällikkö pyytää ensin työntekijää ohjaamaan asiakkaat turvalliseen paikkaan, jossa kulkureitit pysyvät vapaina. Sisällä vastaanottava työntekijä kirjaa väliaikaisesti ylös alkuperäisen terassipaikan ja asiakkaiden uuden sijainnin. Kun asiakkaat ovat asettuneet, tilauksen tarkistamista voidaan jatkaa. Pöytään ohjaaminen ja tilausten tarkistaminen voidaan jakaa eri työntekijöille: ensin huolehditaan turvallisuudesta ja istumapaikasta, sitten varmistetaan, minne jo tilatut annokset toimitetaan. Näin sekä tarjoiluhenkilökunta että kassahenkilökunta tietävät, kuka hoitaa seuraavan vaiheen.

Jos sisällä ei ole riittävästi paikkoja, selvitä ensin, ketkä vielä odottavat pöytää ja ketkä ovat jo väliaikaisessa paikassa. Kysy asiakkailta, mitä he haluavat, ja sovi, miten heitä palvellaan seuraavaksi.

Alkuperäiseen tilaukseen liittyvä paikkalomake

• Alkuperäinen ja nykyinen paikka: kirjaa asiakkaiden todellinen sijainti ja erottele toisistaan pöytää odottavat, väliaikaisesti istumaan päässeet ja uudelleen paikkaa vaihtaneet asiakkaat. Älä merkitse vielä istumapaikkaa vailla olevia asiakkaita lähimmän pöydän kohdalle.
• Alkuperäinen tilaus: säilytä tunniste, jonka avulla aiemmat ostokset löytyvät. Seurueen jäsenten istuminen eri pöydissä ei automaattisesti jaa tilausta, eikä eri seurueiden tilapäinen istuminen saman pöydän ääressä automaattisesti yhdistä heidän laskujaan.
• Toimittamattomat annokset: merkitse erikseen jo tarjoillut, valmistettavana olevat, valmiit mutta vielä toimittamatta olevat sekä tarkistettavat annokset. Tyhjentynyttä alkuperäistä pöytää ei saa tulkita niin, että annosten valmistus pitäisi keskeyttää.
• Vastuun siirto: kirjaa alkuperäinen tarjoilija, tilauksen nyt hoitava työntekijä ja annokset kuljettava työntekijä. Vastuun siirto on valmis vasta, kun asianomaiset ovat saaneet tiedon.
• Lasku ja vastaanotettu maksu: tarkista ne erikseen alkuperäisistä tiedoista. Paikkalomake ei todista maksua. Koko laskua ei tarvitse kopioida eikä henkilöllisyys- tai yhteystietoja kerätä.

MenuSnap-käyttöönotto-ohjeessa neuvotaan tarkistamaan, mitä paikkaa pöytäkoodi vastaa. Väliaikaisen paperilomakkeen tarkistaa ja säilyttää siihen nimetty työntekijä. Jos asiakkaat vaihtavat vielä kerran paikkaa, tiedot päivitetään samaan lomakkeeseen. Järjestelmässä tehtävät pöytä- ja laskutoimet hoidetaan edelleen kulloinkin voimassa olevien käyttöoikeuksien, tilan ja käyttöliittymän mukaisesti. Paperilomake ei korvaa näitä toimia.

Tarkista vanhan tilauskanavan lisätilaus sen mukaan, onko se lähetetty

• Ei vielä lähetetty: vertaa sivulla näkyvää paikkaa asiakkaiden nykyiseen paikkaan ja varmista vastuuhenkilöltä, miten tilauksen käsittelyä jatketaan oikein. Älä pyydä asiakkaita lähettämään tilausta toistuvasti oikean tilauskanavan löytämiseksi.
• Lähetetty alkuperäiseen paikkaan: tarkista kyseisestä tilauksesta, onko se vastaanotettu ja välitetty valmistuspisteeseen. Jatka sen jälkeen tilanteeseen sopivalla tavalla. Älä tee samaa tilausta uudelleen.
• Paikka tai tilauksen tila on yhä epäselvä: pyydä nimettyä työntekijää tarkistamaan alkuperäiset tiedot ja kertomaan tilanteesta. Pidä avoimet asiat odottamassa selvitystä äläkä päättele pelkästään siitä, että asiakkaat ovat sisällä, mihin uusi tilaus kuuluu.

Välitä uusi toimituspaikka annoksia kuljettavalle työntekijälle

Keittiö saattaa yhä käyttää annoksia lähettäessään alkuperäisen paikan tunnistetta. Järjestä tarjoiluhenkilökunnalle selkeä luovutuspiste. Tarkista ensin tilaus, minkä jälkeen tilauksen hoidon vastuulleen ottanut työntekijä kertoo toimituspaikan ja vielä toimittamattomat annokset. Näin annoksia kuljettavalla työntekijällä on tiedossa oikea paikka. Jos annokset toimitetaan erissä, erottele vielä valmistettavana olevat, jo kuljetettavaksi otetut ja perille toimitetut annokset ja jatka seurantaa alkuperäisen tilauksen pohjalta. Jos paikka ei ole selvillä, kysy ensin tarjoiluhenkilökunnan vastuuhenkilöltä. Älä etsi oikeaa paikkaa pöytä pöydältä kuuma lautanen kädessä tai käynnistä valmistusta uudelleen.

Kun väliaikaisesta paikasta tulee asiakkaiden varsinainen paikka, heidät sisällä vastaanottanut työntekijä ilmoittaa lopullisen paikan kaikille asiaan liittyville työntekijöille. Pyri välttämään asiakkaiden siirtelyä, mutta älä järjestä paikkoja niin, että kulkureitit tukkeutuvat tai liikkumisesteisten asiakkaiden tarpeet sivuutetaan.

Jos asiakkaat poistuvat hetkeksi pöydästä ja palaavat, kerro heille uusi paikka ja tarkista heidän vielä toimittamattomat annoksensa. Älä päättele tilanteen olevan hoidettu pelkästään paikalla olevien asiakkaiden lukumäärän perusteella.

Kun asiakkaat ovat asettuneet, vastuuhenkilö tarkistaa alkuperäiseen paikkaan jääneet tavarat, toimittamattomat annokset ja pöytätunnisteet, joita saatetaan vielä käyttää vahingossa. Sään selkiytyminen ei yksin tarkoita, että tarjoilua voi jatkaa terassilla: ravintolan on ensin varmistettava, että olosuhteet ovat turvalliset ja työntekijät valmiina.