Continuar fent servir el codi QR de l’antiga taula després de canviar de lloc: comproveu la comanda original, la nova ubicació i els plats pendents

Que uns clients passin de la terrassa a l’interior no vol dir que la comanda original ni el codi QR que tenen al mòbil ja corresponguin als nous seients. Primer poseu-los en un lloc segur; després, comproveu la comanda original, els seients actuals i els plats pendents de servir. Si volen afegir alguna cosa, comproveu també quina ubicació indica la pàgina. Retirar el senyal de taula no actualitza la ubicació al sistema, i que es pugui obrir l’enllaç antic no vol dir que la cuina o el personal de sala que serveix els plats ja hagi rebut cap avís del canvi.

Acompanyeu-los a un lloc protegit de la pluja i, després, comproveu la continuïtat de la comanda

El responsable de l’establiment ha d’encarregar primer a un membre de l’equip que acompanyi els clients fins a un lloc segur i accessible, deixant lliure el pas del personal que porta els plats. Qui els rebi a l’interior ha d’anotar provisionalment la ubicació original a la terrassa i la nova ubicació; un cop s’hagin instal·lat, es reprèn la comprovació de la comanda. L’acompanyament i la comprovació de la comanda es poden repartir i coordinar entre diferents membres de l’equip: qui els acompanya resol primer la seguretat immediata i els seients; qui comprova la comanda s’assegura que els plats ja demanats tinguin una destinació i que tant el personal de sala com el de caixa sàpiguen qui s’encarrega del pas següent.

Si no hi ha prou seients a l’interior, distingiu entre els clients que encara esperen taula i els que ja tenen un lloc provisional. Pregunteu-los què prefereixen i organitzeu l’atenció en conseqüència.

Feu servir una fitxa de seguiment de la ubicació vinculada a la comanda original

• Ubicació original i actual: anoteu el lloc on s’han traslladat i distingiu entre qui encara espera taula, qui s’ha assegut provisionalment i qui s’ha tornat a moure. No assigneu a l’atzar a la taula més propera els clients que encara no s’han assegut.
• Comanda original: conserveu una referència que permeti consultar el consum anterior. Que els membres d’un mateix grup se seguin per separat no vol dir que la comanda s’hagi de dividir; de la mateixa manera, que grups diferents comparteixin taula temporalment no vol dir que s’hagin de combinar els comptes.
• Plats pendents de servir: indiqueu quins ja s’han lliurat, quins encara s’estan preparant, quins ja estan a punt però pendents de portar i quins cal comprovar. Que la taula original quedi buida no s’ha d’interpretar com una ordre d’aturar la preparació.
• Personal responsable del seguiment: anoteu quin membre del personal de sala atenia la taula, qui n’assumeix ara el seguiment i qui s’encarrega de portar-hi els plats. La coordinació no s’acaba fins que tothom ha rebut la informació que li correspon.
• Compte i import cobrat: consulteu-los per separat a partir dels registres originals. La fitxa d’ubicació no és un comprovant de pagament. No cal copiar tot el compte ni recollir documents d’identitat o dades de contacte.

La guia de verificació de posada en marxa de MenuSnap exigeix comprovar a quina ubicació correspon cada codi QR de taula. Un membre de l’equip designat ha de verificar i custodiar el registre provisional en paper, i actualitzar aquest mateix registre si els clients tornen a canviar de lloc. Les operacions de taula o de compte al sistema s’han de continuar fent d’acord amb els permisos, l’estat i la interfície disponibles en aquell moment. El registre en paper no substitueix aquestes operacions.

Si fan una comanda addicional des de l’enllaç antic, comproveu què s’ha enviat realment

• Encara no s’ha enviat: comproveu que la ubicació que mostra la pàgina coincideixi amb la ubicació actual i confirmeu amb la persona responsable com cal continuar. No feu que els clients tornin a enviar la comanda per trobar l’enllaç correcte.
• Ja s’ha enviat a la ubicació original: consulteu la comanda corresponent per confirmar si s’ha rebut i si s’ha enviat al lloc de preparació. Després, seguiu el procediment que es pugui dur a terme en aquell moment, sense obrir una altra comanda per demanar el mateix.
• Encara no se sap quina és la ubicació o què ha passat amb la comanda: encarregueu a un membre de l’equip que consulti el registre original i n’expliqui l’estat. Manteniu el cas pendent de resoldre i no suposeu que una comanda nova correspon a la ubicació interior només perquè els clients hi són.

Comuniqueu la nova ubicació a qui està portant els plats

Quan la cuina enllesteixi els plats, és possible que encara consti la ubicació original. El personal de sala ha de fixar un punt de coordinació clar: primer, comprovar la comanda; després, qui n’assumeixi el seguiment ha d’indicar la nova ubicació i quins plats falten per portar. Així, la persona que els serveix sabrà on anar. Si els plats se serveixen en diverses tandes, distingiu els que encara s’estan preparant, els que ja s’han tret de la cuina i els que s’han lliurat efectivament, i continueu fent-ne el seguiment dins la comanda original. Si la ubicació encara no és clara, consulteu el responsable del personal de sala en lloc de buscar taula per taula amb plats calents o de tornar a encarregar-ne la preparació.

Quan un seient provisional es converteixi en el definitiu, qui ha rebut els clients n’ha de comunicar la ubicació final a cada lloc de treball. Procureu evitar canvis de lloc freqüents, però no a costa de bloquejar els passadissos ni de passar per alt les necessitats dels clients amb mobilitat reduïda.

Si els clients s’absenten temporalment i després tornen, també cal indicar-los la nova ubicació i comprovar quins plats els queden per rebre. No doneu per acabat el seguiment basant-vos només en el nombre de persones assegudes en aquell moment.

Quan els clients ja estiguin instal·lats, la persona responsable ha de revisar si han quedat objectes a la ubicació original, quins plats encara no s’han lliurat i si hi ha cap senyal de taula que algú pugui fer servir per error. Encara que millori el temps, no reprengueu de seguida el servei a l’exterior: primer, l’establiment ha de confirmar que l’espai és segur i que l’equip està preparat.