Bruker gjestene fortsatt den gamle bordkoden etter bordbytte? Kontroller opprinnelig bestilling, ny plass og mat som ikke er servert

At gjestene flytter fra terrassen og inn, betyr ikke at den opprinnelige bestillingen og bordkoden på mobilen allerede er knyttet til de nye plassene. Sørg først for at gjestene kommer trygt på plass. Kontroller deretter den opprinnelige bestillingen, hvor de sitter nå, og maten som ikke er servert. Ved tilleggsbestillinger må dere også sjekke hvilken plass som vises på siden. Å flytte bordskiltet er ikke det samme som å flytte bordet i systemet. At den gamle bestillingssiden fortsatt kan åpnes, betyr heller ikke at kjøkkenet eller de som serverer maten, har fått beskjed om endringen.

Få først gjestene i ly for regnet, og følg deretter opp bestillingen

Restaurantsjefen ber først medarbeidere følge gjestene til en trygg og tilgjengelig plass, og sørge for fri passasje for ansatte som bærer mat. Den som tar imot gjestene innendørs, noterer foreløpig hvor de satt på terrassen, og hvor de flyttes til. Når gjestene har kommet på plass, fortsetter kontrollen av bestillingen. Bordplassering og bestillingskontroll kan fordeles mellom medarbeidere som samarbeider: Den første oppgaven er å ivareta sikkerheten og finne sitteplasser, den andre er å sørge for at maten som allerede er bestilt, kommer til riktig sted. Både serveringspersonalet og de som betjener kassen, skal vite hvem som følger opp neste steg.

Hvis det ikke er nok sitteplasser inne, må dere først skille mellom gjester som fortsatt venter på bord, og dem som har fått en midlertidig plass. Avklar hva gjestene ønsker, og planlegg den videre oppfølgingen deretter.

Fyll ut oversiktskortet for plassbytte med utgangspunkt i den opprinnelige bestillingen

• Opprinnelig og nåværende plass: Noter hvor gjestene faktisk er. Skill tydelig mellom dem som fortsatt venter på bord, dem som sitter midlertidig, og dem som har flyttet på nytt. Gjester som ennå ikke har fått plass, skal ikke uten videre knyttes til nærmeste bord.
• Opprinnelig bestilling: Ta vare på identifikasjonen som gjør det mulig å finne tidligere bestillinger. At personer i samme følge sitter hver for seg, deler ikke automatisk bestillingen. At ulike grupper midlertidig sitter sammen, slår heller ikke automatisk regningene sammen.
• Mat som ikke er servert: Før opp hva som allerede er overlevert, hva som fortsatt tilberedes, hva som er ferdig og venter på servering, og hva som må undersøkes. At det opprinnelige bordet er tomt, må ikke bli tolket som beskjed om å stoppe tilberedningen.
• Ansvarlige medarbeidere: Noter hvem som opprinnelig betjente gjestene, hvem som nå overtar, og hvem som skal servere maten. Overleveringen er først avsluttet når de ansvarlige har mottatt informasjonen de trenger.
• Regning og faktisk mottatt betaling: Kontroller hver av dem mot de opprinnelige registreringene. Oversiktskortet er ikke dokumentasjon på betaling. Det er ikke nødvendig å kopiere hele regningen eller samle inn legitimasjon eller kontaktopplysninger.

Sjekklisten for oppstart fra MenuSnap krever at man kontrollerer hvilken plass bordkoden er knyttet til. En utpekt medarbeider kontrollerer og oppbevarer det midlertidige papirskjemaet, og oppdaterer det samme skjemaet dersom gjestene bytter plass igjen. Endringer knyttet til bord eller regninger i systemet må fortsatt utføres i tråd med gjeldende tilganger, status og brukergrensesnitt. Papirskjemaet erstatter ikke disse handlingene.

Kontroller tilleggsbestillinger via den gamle bestillingssiden ut fra om de faktisk er sendt inn

• Ikke sendt inn ennå: Sammenlign først plassen som vises på siden, med plassen gjestene har nå. Avklar med den ansvarlige hvordan bestillingen skal videreføres riktig. Ikke la gjestene sende inn gjentatte ganger for å finne riktig bestillingsside.
• Allerede sendt til den opprinnelige plassen: Kontroller i den tilhørende bestillingen om den er mottatt og sendt videre til riktig arbeidsstasjon. Følg deretter den fremgangsmåten som er mulig i den aktuelle situasjonen, uten å opprette en ny bestilling på det samme.
• Plass eller resultat er fortsatt uklart: Be en utpekt kollega kontrollere den opprinnelige registreringen og gi en statusoppdatering. La uavklarte punkter stå åpne inntil videre. Ikke anta hvilken plass en ny bestilling tilhører, bare fordi gjestene nå er innendørs.

Gi den som serverer maten, direkte beskjed om den nye plassen

Kjøkkenet kan fortsatt bruke merkingen for den opprinnelige plassen når maten sendes ut. Opprett et tydelig overleveringspunkt blant serveringspersonalet. Kontroller først bestillingen, og la deretter den som overtar, opplyse om den nye plassen og hva som fortsatt skal serveres. Da vet den som bærer ut maten, nøyaktig hvor den skal. Når maten kommer i flere omganger, må dere skille mellom det som fortsatt tilberedes, det som allerede er båret ut, og det som faktisk er levert til gjestene. Fortsett oppfølgingen med utgangspunkt i den opprinnelige bestillingen. Hvis plassen fortsatt er uklar, spør først den ansvarlige for serveringen, i stedet for å lete fra bord til bord med varme tallerkener eller sette i gang tilberedningen på nytt.

Når en midlertidig plass blir gjestenes faste plass for resten av besøket, skal den som tar imot dem, informere alle berørte medarbeidere om den endelige plasseringen. Prøv å begrense gjentatte flyttinger. En stabil plassering må ikke gå på bekostning av frie passasjer eller behovene til gjester med nedsatt bevegelighet.

Når gjester kommer tilbake etter å ha forlatt bordet en kort stund, må dere også forklare hvor den nye plassen er og kontrollere maten de fortsatt venter på. Ikke avslutt oppfølgingen bare ut fra hvor mange som sitter der akkurat nå.

Når gjestene har kommet på plass, skal den ansvarlige kontrollere om det ligger igjen eiendeler på den opprinnelige plassen, om noe mat fortsatt ikke er overlevert, og om bordskiltet fortsatt kan bli brukt ved en feil. Selv om været bedrer seg, skal dere ikke straks ta imot gjester der igjen. Restauranten må først bekrefte at området er trygt, og at de ansatte er klare.