Gäster byter bord men använder den gamla bordskoden: kontrollera ursprungsbeställningen, den nya platsen och maten som inte serverats

Att gäster flyttar från terrassen inomhus innebär inte att ursprungsbeställningen eller bordskoden i telefonen har ändrats till den nya sittplatsen. Se först till att gästerna kommer säkert till rätta. Kontrollera sedan ursprungsbeställningen, den aktuella sittplatsen och maten som ännu inte serverats. När gästerna vill lägga till något behöver ni också kontrollera vilken plats som anges på skärmen. Att flytta bordsskylten ändrar inte bordet i systemet, och att den gamla beställningssidan går att öppna betyder inte att köket eller serveringspersonalen har fått information om ändringen.

Hjälp gästerna undan regnet först, följ sedan upp beställningen

Restaurangchefen ser först till att en medarbetare hjälper gästerna till en säker plats där gångvägarna hålls fria. En medarbetare inomhus antecknar tillfälligt vilken plats på terrassen gästerna satt vid och vart de flyttar. När gästerna har kommit till rätta följer personalen upp beställningen. Arbetet kan delas upp och samordnas: först hanteras den omedelbara säkerheten och sittplatsen, sedan ser någon till att maten som redan beställts hittar fram. Både serveringspersonalen och kassapersonalen behöver veta vem som ansvarar för nästa steg.

Om det inte finns tillräckligt med platser inomhus, skilj mellan gäster som fortfarande väntar på bord och gäster som har fått en tillfällig plats. Fråga vad de föredrar och planera sedan hur de ska tas om hand.

Använd ett platskort för att följa upp ursprungsbeställningen

• Ursprunglig och aktuell plats: anteckna vart gästerna faktiskt har flyttat. Håll isär gäster som fortfarande väntar på bord, gäster som sitter tillfälligt och gäster som har flyttat igen. Koppla inte på måfå gäster som ännu inte har satt sig till det närmaste bordet.
• Ursprungsbeställningen: spara en uppgift som gör det möjligt att hitta tidigare köp. Att sällskapet sitter vid olika bord innebär inte automatiskt att beställningen delas upp, och att olika sällskap tillfälligt sitter tillsammans innebär inte automatiskt att deras notor slås ihop.
• Mat som inte serverats: lista det som har lämnats ut, det som fortfarande tillagas, det som är klart men väntar på att serveras och det som behöver kontrolleras. Att det ursprungliga bordet är tomt betyder inte att tillagningen ska stoppas.
• Ansvarig personal: anteckna vilken medarbetare som ansvarade för det ursprungliga bordet, vem som tar över och vem som ansvarar för att servera maten. Avsluta överlämningen först när rätt information har nått berörda personer.
• Noteringar om nota och mottagen betalning: kontrollera dem separat mot ursprungsregistreringen. Platskortet är inget betalningsbevis. Ni behöver inte skriva av hela notan eller samla in identitetshandlingar eller kontaktuppgifter.

Guiden för kontroll inför driftstart från MenuSnap kräver att ni kontrollerar vilken plats varje bordskod hör till. En utsedd medarbetare ska kontrollera och förvara den tillfälliga papperslistan. Uppdatera samma lista om gästerna flyttar igen. Åtgärder för bord och notor i systemet ska fortfarande utföras utifrån aktuella behörigheter, aktuell status och det som är möjligt i gränssnittet. Papperslistan ersätter inte dessa åtgärder.

Tilläggsbeställningar via den gamla sidan: kontrollera om och vart de har skickats

• Inte skickat: jämför först platsen som visas på sidan med den aktuella sittplatsen. Fråga ansvarig personal hur beställningen ska fortsätta på rätt sätt. Be inte gästerna skicka in samma beställning flera gånger för att hitta rätt sida.
• Redan skickat till den ursprungliga platsen: kontrollera i den tillhörande beställningen om den har accepterats och skickats vidare till berörd arbetsstation. Hantera den sedan enligt det arbetssätt som är möjligt i nuläget. Skapa inte en ny beställning för samma sak.
• Platsen eller statusen är fortfarande oklar: be en utsedd medarbetare kontrollera den ursprungliga registreringen och informera om läget. Låt frågan stå som olöst tills den har klarlagts. Utgå inte från att en ny beställning hör till den nya platsen bara för att gästerna sitter inomhus.

Informera den som serverar maten om den nya platsen

När köket skickar ut maten kan den fortfarande vara märkt med den ursprungliga platsen. Bestäm en tydlig överlämningspunkt för serveringspersonalen. Där kontrollerar man först beställningen, och personen som tar över anger den nya platsen och vad som återstår att servera. Då vet den som bär ut maten vart den ska. Om maten serveras i omgångar, håll reda på vad som fortfarande tillagas, vad som redan har hämtats och vad som faktiskt har serverats. Följ upp allt inom ramen för ursprungsbeställningen. Om platsen är oklar ska ni fråga den som ansvarar för serveringen, inte leta bord för bord med varma tallrikar eller börja om med tillagningen.

När en tillfällig sittplats blir den permanenta ska personen som tar emot gästerna meddela den slutliga platsen till alla berörda. Försök undvika att flytta gästerna upprepade gånger. En stabil lösning får inte ske på bekostnad av fria gångvägar eller behoven hos gäster med nedsatt rörlighet.

Om gästerna går ifrån bordet en stund och sedan kommer tillbaka, berätta även då vilken plats de har fått och kontrollera maten som återstår att servera. Avsluta inte uppföljningen enbart utifrån antalet personer som sitter vid bordet just då.

När gästerna har kommit till rätta kontrollerar den ansvariga vad som har lämnats kvar vid den ursprungliga platsen: personliga tillhörigheter, mat som inte har lämnats ut och bordsskyltar som fortfarande kan användas av misstag. Även om vädret blir bättre ska restaurangen inte återgå till att ta emot gäster på terrassen direkt. Personalen behöver först bekräfta att platsen är säker och att berörda medarbetare är redo.