Zo draag je openstaande barrekeningen over: per tafel bestellingen, betalingen en actiepunten

Draag openstaande barrekeningen één voor één over. Noteer waar de gasten zitten, waarop ze nog wachten, welke betalingen al zijn bevestigd en wie de volgende stap op zich neemt. Een opgeruimde tafel, een bestelling die in de keuken klaar is of een medewerker die naar huis gaat, betekent niet dat de rekening is betaald. Zorg eerst dat de volgende dienst genoeg informatie heeft om de service voort te zetten en rond pas daarna de dienst af. Dring er niet bij alle gasten op aan om te betalen alleen om de overdracht gemakkelijker te maken.

Gebruik voor elke openstaande rekening een overdrachtskaart

De onderstaande lege velden kun je invullen op het bestaande overdrachtsformulier van de zaak. Het rekeningnummer verwijst naar de besteding, de locatie naar waar de bestelling moet worden bezorgd, en de namen van de vertrekkende en overnemende medewerker leggen vast wie verantwoordelijk is voor de opvolging. Vul deze gegevens afzonderlijk in; gebruik niet één tafelnummer als vervanging voor alle informatie.

• Rekeningnummer: ____; tijdstip van overdracht en tijdzone van de zaak: ____; oorspronkelijke locatie: ____; huidige locatie: ____.
• Nieuwste bestelling: ____; uitgeserveerd: ____; nog in bereiding of te bezorgen: ____; contactpersoon voor de bereiding: ____.
• Geverifieerde betalingen en bijbehorende rekeningdelen: ____; resterend te betalen: ____; betalingen waarvan de status nog moet worden gecontroleerd: ____; locatie van de benodigde bewijsstukken: ____.
• Vraag waarop de gast nog antwoord verwacht: ____; volgende actie: ____; vertrekkende medewerker: ____; overnemende medewerker: ____.

Noteer alleen informatie die nodig is voor de overdracht. Neem niet de volledige naam, het telefoonnummer of de bankkaartgegevens van gasten over. Bewaar de overdrachtskaart op een plek waar medewerkers toezicht op kunnen houden. Als de voortgang ter plaatse niet in het systeem staat, vult de betrokken medewerker die aan; behandel herinneringen niet als bevestigde feiten.

Loop eerst langs de tafels en controleer daarna de meest recente bestelling

De vertrekkende en de overnemende medewerker gaan samen naar de plekken waar nog gasten zitten en controleren of de laatste bestelronde is ingevoerd, of die aan de verantwoordelijke bereidingspost is doorgegeven en welke bestellingen al zijn uitgeserveerd. Noteer verzoeken die alleen mondeling zijn toegezegd maar nog niet zijn bevestigd apart; voeg ze niet toe aan bestellingen die de keuken al heeft ontvangen. De overnemende medewerker benoemt aan de hand van de notities wat er per tafel nog ontbreekt en vraagt ter plekke door als de informatie onvolledig is.

Als iemand aan tafel via een QR-code bestelt en iemand anders bij een medewerker een bestelling doorgeeft, controleer dan eerst of die bestelling al is ingediend. Noteer alleen verzoeken die daadwerkelijk nieuw zijn. Verhuist een tafel, geef dan de oorspronkelijke rekening en de nieuwe locatie door aan de bar, de keuken en het bedienend personeel. Wacht op bevestiging voordat je nieuwe gasten aan de oorspronkelijke tafel bedient; voeg niet verder toe op basis van het oude tafelnummer.

Maak bij afwijkingen eerst duidelijk wat er moet worden nagekeken

• Vraag over de rekening: noteer om welk gerecht, welke hoeveelheid of welke kostenpost het gaat en laat een medewerker met de juiste bevoegdheid dit controleren. Noteer een vermoeden niet als vaststaande conclusie.
• Gast tijdelijk niet te vinden: laat de dienstverantwoordelijke de bekende locatie- en betaalgegevens controleren. Verwijder de rekening niet zelf en boek het bedrag niet als verlies.
• Gedeeltelijke betaling: draag per rekening over welk bedrag is bevestigd, wat nog openstaat en wat nog moet worden gecontroleerd. Vat dit niet samen als ‘deze tafel heeft al betaald’.
• De nieuwste bestelling is nog niet volledig uitgeserveerd: behoud de oorspronkelijke rekening en de voortgang van de bereiding. De overnemende medewerker volgt dit verder op; maak niet speciaal voor de overdracht een nieuwe rekening voor de hele tafel aan.

Draag betaalstatus en voortgang van de service afzonderlijk over

Het resultaat van een betaling via een losstaande betaalterminal wordt bevestigd door de terminal en de bijbehorende dienstverlener. Controleer eerst of de betaling is geslaagd en registreer die daarna bij de juiste rekening of het juiste rekeningdeel. MenuSnap verifieert deze externe transactie niet automatisch. Is het resultaat onduidelijk, controleer dan eerst de oorspronkelijke transactie en belast de kaart niet opnieuw. Valt de serververbinding weg, bewaar dan de benodigde bewijsstukken voor handmatige registratie. Registreer de betaling pas nadat de verbinding is hersteld en de bestaande registraties zijn gecontroleerd, om dubbele inning te voorkomen.

Een deel van de rekening afsplitsen betekent niet dat de betaling al is ontvangen. Wordt er na een betaling nog iets besteld, controleer dan eerst welke handelingen voor de huidige rekening zijn toegestaan en stem met de gast af wie voor de nieuwe bestelling betaalt. Ga er niet van uit dat het al betaalde deel automatisch opnieuw wordt berekend. Laat terugbetalingen en aanpassingen aan de boekhouding uitvoeren door iemand die daartoe bevoegd is, volgens de daarvoor geldende procedure.

Laat de overnemende medewerker de volgende actie bevestigen

De overnemende medewerker zoekt de juiste rekening en het bijbehorende bewijs op en herhaalt wat nog moet worden uitgeserveerd, gecontroleerd of beantwoord. KDS en printen zijn afhankelijk van het abonnement, de configuratie en compatibele apparatuur. Controleer na afronding van de bereiding of het gerecht daadwerkelijk is uitgeserveerd; de keukenstatus betekent niet dat de rekening is betaald.

Controleer bij de kasoverdracht afzonderlijk de daadwerkelijk ontvangen bedragen, het wisselgeld en de kasregistraties over dezelfde periode. Tel openstaande consumpties niet mee als ontvangen geld. De volgende dienst noteert welke punten nog moeten worden nagevraagd en past de overdrachtskaart vervolgens aan waar gegevens over rekeningnummers, locaties, bestellingen of betalingen ontbreken, in plaats van te eisen dat er bij de dienstwissel geen openstaande rekeningen zijn.