Slik håndterer du frokost for takeaway når gjesten har dårlig tid: Sjekk tilberedningen først, og forklar alternativene

Når en gjest har dårlig tid ved henting av frokost, spør først når vedkommende må gå. Sjekk deretter den aktuelle planen med dem som tilbereder bestillingen, slik at gjesten kan velge å hente hele bestillingen samlet, hente i flere omganger eller velge en annen løsning. Tidspunktet gjesten må gå, brukes til å vurdere om dere kan håndtere bestillingen denne gangen, men blir ikke dermed et garantert utleveringstidspunkt.

Still tre spørsmål før dere tar imot bestillingen

• Når må gjesten gå? Noter bare tidspunktet som er nødvendig for å håndtere denne bestillingen. Det er ikke nødvendig å lagre opplysninger om videre planer. Forklar samtidig at dere må sjekke med kjøkkenet.
• Må hele bestillingen hentes samtidig? Varm drikke, kald mat og mat som lages på bestilling, har ulike krav til tilberedning. Spør først om gjesten kan hente i flere omganger.
• Kan drikken leveres først? Hvis gjesten godtar det, forklar hva vedkommende må komme tilbake for å hente. Sørg for at det ikke oppfattes som om hele bestillingen er levert når drikken er hentet.

La deretter én ansvarlig medarbeider på vakt sjekke maten som er under tilberedning, stasjonen for varm mat og klargjøringen av emballasjen, og gi beskjed til kassen om hva dere kan håndtere akkurat nå. Hvis det ikke er mulig å fastslå status, si ærlig at dere må undersøke saken. Det er tydeligere å la gjesten velge et ferdig produkt, redusere mengden varm mat eller la være å bestille enn å ta imot hele bestillingen og senere diskutere hvem som misforsto hva.

Forklar ventetiden ut fra kjøkkenets status – ikke ut fra hva som kan bestilles på menyen

Når dere presenterer frokosten, skill mellom kald mat, ferdig bakst og mat som må varmes på stedet, og forklar hvordan de ulike varene pakkes. Hvis gjesten ønsker å bytte ut én vare, spør kjøkkenet om det lar seg gjøre, og om det påvirker ventetiden. Sjekk tilgjengelighet, porsjonsstørrelser og emballasje før dere tar imot bestillingen. Ikke press gjesten til å betale hvis vedkommende ikke godtar ventetiden.

Oppstartsveiledningen fra MenuSnap omfatter menyen, rollene for bestillingsmottak og oppsettet på kjøkkenet som del av forberedelsene til drift. Når medarbeideren i kassen har funnet bestillingen og sjekket mottaksstatusen, skal vedkommende spørre kjøkkenet om fremdriften og hvem som skal gi neste tilbakemelding. At maten vises på en telefon, betyr ikke at kjøkkenet har startet tilberedningen. At dere ikke finner en bestillingslapp på papir, betyr heller ikke at bestillingen ikke er mottatt. Ikke legg inn en ny bestilling bare fordi det er vanskelig å finne den eksisterende. Forventet hentetid skal bygge på tilberedningssituasjonen på den aktuelle vakten.

Forklar situasjonen ut fra én av tre statuser når gjesten snart må gå

• Tilberedningen har ikke startet: Be ansvarlig medarbeider bekrefte hvilke bestillinger som allerede håndteres, og hva som kan endres. La deretter en medarbeider med fullmakt forklare gjesten alternativene som faktisk lar seg gjennomføre, for eksempel å vente eller redusere bestillingen. Ikke fjern varer på eget initiativ.
• Tilberedningen er i gang: Forklar hva dere vet om fremdriften, og hva som fortsatt er usikkert. Undersøk først om bestillingen kan endres. Ikke bytt på eget initiativ til en annen frokost for å spare tid.
• Maten er ferdig, men bestillingen er ikke samlet: Finn ut hvor maten er, om emballasjen er klar, og hvem som skal levere den. Kontroller mot den opprinnelige bestillingen i stedet for å starte tilberedningen på nytt.

Hvis bestillingen skal reduseres eller penger skal refunderes, må en medarbeider med fullmakt kontrollere den aktuelle regningen opp mot det som faktisk er gjennomført. Ved refusjon på nett er resultatene på serversiden og hos betalingsleverandøren avgjørende. Ikke lov muntlig å betale tilbake før dere har avklart grunnlaget for å gjennomføre refusjonen.

Bruk et hentekort for det som gjenstår av bestillingen

• Bestillingsreferanse og plassering: Bruk en referanse som både gjesten og medarbeiderne forstår. Oppdater hentestedet hvis gjesten flytter seg til inngangspartiet eller bytter bord.
• Allerede levert: Noter hver vare og antall. Kontroller takeaway-emballasjen før utlevering. Ikke gå ut fra at bestillingen er komplett bare fordi koppen eller posen er tom.
• Gjenstår å hente: List opp varm mat eller drikke som ikke er levert, og angi for hver vare om den tilberedes, venter på å bli samlet med resten eller avventer en avklaring.
• Status og oppfølging: Noter hva gjesten har fått beskjed om, hvilken kjøkkenstasjon som har ansvaret, og hvem som overtar oppfølgingen. Gi beskjed så snart situasjonen endrer seg.

Ved nettverksproblemer skal en utpekt medarbeider først forklare situasjonen: Nettbasert bestilling via skanning av en QR-kode, synkronisering i skyen og betaling på nett krever nettforbindelse. Hvilke funksjoner den plattformtilpassede klienten støtter uten nettilgang, avhenger av den offisielle versjonen og konfigurasjonen som brukes. Når forbindelsen er tilbake, må dere kontrollere bestillingene og betalingene og avklare hva som allerede er gjort før dere fortsetter, slik at dere ikke lager en ekstra frokost fordi en bestilling sendes inn på nytt.