Slik registrerer du håndskrevne bestillinger i POS-systemet: Skill mellom sendt til kjøkkenet og ikke registrert, og unngå dobbeltproduksjon

Før en håndskrevet bestilling registreres i POS-systemet, må du sjekke to ting: Er papirbestillingen allerede levert til kjøkkenet, og finnes den samme bestillingen allerede i systemet? At noe står på papiret, at bestillingen finnes i systemet, og at kjøkkenet har mottatt den, er tre forskjellige ting. Registrer bare det som mangler; ikke behandle enhver etterregistrering som en ny bestilling til kjøkkenet.

Avklar først hva papirbestillingen skal brukes som grunnlag for

Restauranten kan fortsette å bruke håndskrevne bestillingsblokker, men det må være tydelig om notatet venter på å bli registrert, eller om det allerede er levert til kjøkkenet som en bestilling til tilberedning. La én medarbeider stå for registreringen og knytte den til det opprinnelige nummeret. De andre kan bruke den samme registreringen til å følge med på fremdriften. Madrids offisielle turistside presenterer ulike typer serveringssteder og gir bakgrunn for eksempelet. Metoden for å knytte papirbestillinger til digitale bestillinger er ikke avhengig av en bestemt by eller et bestemt kjøkken.

Vurder papirbestillingen og registreringen i systemet hver for seg

• Papirbestillingen er ikke sendt til kjøkkenet, og det finnes heller ingen registrering i systemet: Bekreft hva gjesten ønsker, registrer bestillingen én gang, og send den til kjøkkenet i tråd med rutinene deres. Noter hvem som mottok den.
• Papirbestillingen er sendt til kjøkkenet, men finnes ikke i systemet: Sjekk først hvor langt tilberedningen har kommet, og bruk deretter den avtalte metoden for å etterregistrere bestillingen. Hvis det er uklart om etterregistreringen også sender bestillingen til kjøkkenet på nytt, må du kontakte kundestøtte før du gjør noe. Ikke registrer hele bestillingen på nytt uten videre.
• Bestillingen finnes allerede i systemet: Sjekk bord, varer, antall og om papirbestillingen gjelder den samme bestillingen. Legg bare til nødvendige merknader, og ikke opprett en identisk bestilling på nytt.
• Det er uklart om bestillingen ble sendt inn, registrert eller sendt til kjøkkenet: Merk den som uavklart, og la en utpekt medarbeider sjekke med serveringspersonalet, i systemet og på kjøkkenet. Ikke la flere avdelinger registrere den på nytt hver for seg.

Sørg for at én registrering for hver papirbestilling kan spores tilbake til originalen

• Nummer på papirbestilling: ____; bord eller hentemerking: ____; tidspunkt for bestilling: ____; medarbeider: ____.
• Varer, valg, antall og eventuelle pristillegg som er opplyst: ____.
• Registrert: ____; tilhørende bestillingsnummer i systemet: ____; medarbeider som registrerte: ____.
• Levert til kjøkkenet: ____; tidspunkt og mottaker: ____; kjent status for tilberedningen: ____.
• Tillegg eller endringer denne gangen: ____; må undersøkes: ____; neste medarbeider som følger opp: ____.

Disse opplysningene kan noteres på den opprinnelige papirbestillingen; dere trenger ikke et eget verktøy. Skill tydelig mellom bestillinger som venter på registrering, bestillinger som er knyttet til en systemregistrering, og saker som må undersøkes. Ved vaktskifte må uavklarte saker overleveres til neste medarbeider. Ikke bruk én avkrysning som tegn på at bestillingen både er registrert, sendt til kjøkkenet og ferdig.

Når QR-bestilling og manuell bestilling foregår samtidig, sjekk først om bestillingen allerede finnes

Hvis en gjest kommer med telefonen og ber om hjelp, spør først om vedkommende har trykket på knappen for å sende inn bestillingen. Søk deretter etter bordet eller bestillingsnummeret. Å bare åpne menyen er ikke det samme som å sende inn en bestilling. At siden har stoppet opp eller ventetiden er lang, beviser heller ikke at innsendingen mislyktes. Med MenuSnap kan gjestene bestille ved å skanne en QR-kode, eller ansatte kan registrere bestillingen i POS-systemet. Hvis restauranten bare lar gjestene se menyen digitalt, tar de ansatte fortsatt imot bestillingene. Ikke tving gjester som ikke kan bruke telefonen, til å bytte bestillingsmåte.

Bekreft nye bestillinger ved samme bord separat, og knytt dem til den opprinnelige bestillingen. Fortell kjøkkenet bare hva som skal legges til. Før du endrer eller avbestiller noe, spør den som lager maten om tilberedningen har begynt, og bekreft deretter endringen med gjesten. Ikke send hele den oppdaterte bestillingen for bordet som en ny oppgave til kjøkkenet.

Avklar viktige krav før bestillingen sendes til kjøkkenet

Skriv spesielle ønsker på den aktuelle varen, og bekreft dem med medarbeideren som faktisk skal tilberede maten. Ved spørsmål om allergener, bytte av ingredienser eller krysskontakt må svaret bygge på restaurantens oppdaterte informasjon og forholdene på kjøkkenet. AESAN opplyser at muntlig informasjon om allergener må støttes av skriftlig eller elektronisk dokumentasjon. Oversettelse kan bidra til kommunikasjonen, men kan ikke erstatte en vurdering av ingrediensene. Hvis dere ikke kan bekrefte opplysningene, må dere si det tydelig.

Hvis papirutskriften mangler eller nettet er tilbake, sjekk fortsatt originalbestillingen først

Bruk av KDS eller utskrift krever riktig abonnement, oppsett og kompatibelt utstyr. Utskrift krever også at en sendeenhet eller tjeneste er i drift. Hvis det ikke kommer noen utskrift, må du sjekke bestillingen og om kjøkkenet har mottatt den. Ved ny utskrift må du opplyse at den gjelder en eksisterende bestilling, og undersøke om maten allerede er laget. Ikke bruk gjestens kvittering som bestillingsgrunnlag for kjøkkenet.

Ved nettverksproblemer bruker dere restaurantens rutiner for manuell overlevering, og noterer hva som allerede er tilberedt eller levert ut. Når servertilkoblingen er tilbake, må dere først sjekke de nyeste bestillingene og betalingene. Deretter kan dere avgjøre hvilke opplysninger som mangler og må registreres. Ved vaktslutt bør dere se etter hvilken kobling mellom opplysningene som oftest mangler, slik at neste vakt kan sørge for at bestillingsnummer, mottaker eller ansvarlig for etterregistrering blir ført opp. Ikke krev at alle registrerer hele bestillingen på nytt.