Så kompletterar du handskrivna beställningar i POS-systemet: skilj mellan skickat till köket och ännu inte registrerat för att undvika dubbel tillagning

Innan en handskriven beställning registreras i POS-systemet i efterhand, kontrollera två saker: Har pappersbeställningen redan lämnats till köket, och finns samma beställning redan i systemet? Att något står på papper, att det finns en beställning i systemet och att köket har tagit emot den är tre olika saker. Komplettera bara det som saknas – utgå inte från att en efterregistrering alltid innebär att en ny beställning ska skickas till köket.

Bestäm först vad pappersbeställningen ska användas som underlag för

Restaurangen kan fortsätta använda handskrivna beställningsblock, men måste vara tydlig med om en beställning väntar på att registreras eller redan har lämnats till köket som tillagningsunderlag. Låt en medarbetare ansvara för efterregistreringen och koppla den till det ursprungliga numret. Övriga medarbetare kan följa statusen via samma uppgifter. Madrids officiella turistsajt beskriver olika typer av restauranger och ger bakgrund till sammanhanget. Hur pappersbeställningar kopplas till digitala beställningar beror inte på någon särskild stad eller typ av mat.

Bedöm pappersbeställningen och systemuppgifterna var för sig

• Pappersbeställningen har inte skickats till köket och det saknas uppgifter i systemet: Bekräfta gästens önskemål, registrera beställningen en gång och lämna den till köket enligt restaurangens rutiner. Ange vem som tog emot den.
• Pappersbeställningen har skickats till köket, men det saknas uppgifter i systemet: Kontrollera först hur långt tillagningen har kommit och komplettera sedan med den metod som har bekräftats. Om det är oklart om kompletteringen skickas till köket igen, kontakta supporten först. Registrera inte hela beställningen på nytt utan vidare.
• Beställningen finns redan i systemet: Kontrollera bord, artiklar, antal och om uppgifterna gäller samma beställning som på pappret. Lägg bara till nödvändiga upplysningar och skapa inte en till identisk beställning.
• Det är oklart om beställningen skickades, registrerades eller nådde köket: Markera den för kontroll och låt en utsedd medarbetare stämma av med serveringspersonalen, systemet och köket. Låt inte flera olika medarbetare komplettera var för sig.

Spara en spårbar anteckning för varje pappersbeställning

• Nummer på pappersbeställningen: ____; bord eller upphämtningsmärkning: ____; beställningstid: ____; ansvarig medarbetare: ____.
• Artiklar, varianter, antal och redan meddelade pristillägg för denna beställning: ____.
• Registrerad: ____; motsvarande beställningsnummer i systemet: ____; medarbetare som registrerade: ____.
• Lämnad till köket: ____; tidpunkt och mottagare: ____; känd tillagningsstatus: ____.
• Tillägg eller ändringar den här gången: ____; sådant som behöver kontrolleras: ____; nästa ansvariga medarbetare: ____.

Uppgifterna kan antecknas på den ursprungliga pappersbeställningen; det behövs inget separat verktyg. Markera tydligt vad som väntar på registrering, vad som har kopplats till en beställning och vad som behöver kontrolleras. Vid skiftbyte ska olösta frågor lämnas över till den som tar vid. Använd inte en enda bock för att visa att något har registrerats, skickats till köket och blivit klart.

QR-beställningar och personalens beställningar parallellt: kontrollera först om beställningen redan finns

Om en gäst ber om hjälp med mobilen, fråga först om gästen har tryckt på knappen för att skicka beställningen och sök sedan på bordet eller beställningens identifierare. Att bara öppna menyn är inte samma sak som att ha skickat beställningen. Att sidan har hängt sig eller att väntan är lång bevisar inte heller att beställningen har misslyckats. I MenuSnap kan gäster beställa genom att skanna en QR-kod, och personalen kan registrera beställningar i POS-systemet. Om restaurangen bara låter gästerna bläddra i menyn tar personalen fortfarande emot beställningarna. Gäster som inte kan använda mobilen ska inte tvingas byta beställningssätt.

Bekräfta nya beställningar till samma bord separat och koppla dem till den ursprungliga beställningen. Tala om för köket endast vad som har lagts till. Innan du ändrar eller avbeställer något, fråga den som tillagar maten om arbetet redan har påbörjats. Bekräfta sedan ändringen med gästen. Skicka inte hela den uppdaterade sammanställningen för bordet som en ny tillagningsbeställning.

Klargör viktiga krav innan beställningen skickas till köket

Skriv särskilda önskemål vid den specifika rätten och bekräfta dem med den som faktiskt tillagar maten. När det gäller allergener, ingrediensbyten eller risk för korskontakt ska svaret grundas på restaurangens aktuella information och kökets förutsättningar. AESAN uppger att muntlig information om allergener måste ha skriftligt eller elektroniskt underlag. Översättning kan underlätta kommunikationen, men ersätter inte en bedömning av ingredienserna. Om något inte går att bekräfta, säg det tydligt.

Om beställningslappen saknas eller nätverksanslutningen återställs: kontrollera ändå den ursprungliga beställningen först

För att använda KDS eller utskrift krävs ett passande abonnemang, en korrekt konfiguration och kompatibel utrustning. Utskrifter kräver också att en sändande enhet eller tjänst är i drift. Om inget papper skrivs ut, kontrollera först beställningen och om köket har tagit emot den. Om du skriver ut den igen, ange att den gäller den ursprungliga beställningen och kontrollera om den redan har tillagats. Använd inte gästens kvitto som tillagningsunderlag för köket.

Vid nätverksproblem ska personalen lämna över beställningar internt och anteckna vad som redan har tillagats eller lämnats ut. När serveranslutningen återställts ska ni först kontrollera de senaste beställningarna och betalningarna och sedan avgöra vilka uppgifter som behöver kompletteras. Vid skiftets slut går ni igenom vilken koppling som oftast saknas. Nästa skift kan då komplettera med beställningsnummer, mottagare eller ansvarig för efterregistreringen, utan att alla behöver skriva ned hela beställningen för bordet på nytt.