Jak předat neuzavřené účty v baru: nové objednávky, přijaté platby a úkoly podle stolů

Při předávání neuzavřených účtů v baru postupujte účet po účtu: předejte informace o tom, kde se hosté nacházejí, na co ještě čekají, které platby už byly ověřeny jako přijaté a kdo účet dále převezme. Sklizený stůl, dokončení přípravy v kuchyni ani konec směny zaměstnance neznamenají, že je účet vyrovnaný. Nejprve zajistěte, aby zůstaly k dispozici informace potřebné k pokračování v obsluze, a teprve potom řešte dokončení směny. Nenaléhejte na všechny hosty, aby zaplatili jen kvůli snazšímu předání směny.

Ke každému neuzavřenému účtu připravte předávací kartu

Níže uvedená prázdná pole můžete vyplnit na stávajícím předávacím formuláři provozovny. Číslo účtu označuje útratu, poloha místo, kam se má objednávka doručit, a jména předávajícího a přebírajícího určují odpovědnost za další postup. Tyto údaje zapisujte zvlášť; samotné číslo stolu je nenahradí.

• Číslo účtu: ____; čas předání a časové pásmo provozovny: ____; původní místo: ____; aktuální místo: ____.
• Nově objednané položky z posledního kola: ____; doručené položky: ____; položky v přípravě nebo čekající na doručení: ____; kontaktní osoba pro přípravu: ____.
• Ověřené platby a příslušné části účtu: ____; zbývající částka k úhradě: ____; část platby s neověřeným výsledkem: ____; místo uložení potřebných dokladů: ____.
• Dotazy hostů, na které je třeba odpovědět: ____; další krok: ____; odcházející zaměstnanec odpovědný za účet: ____; osoba přebírající účet: ____.

Zapisujte pouze informace potřebné k předání, nikoli celé jméno hosta, jeho telefonní číslo nebo údaje o platební kartě. Předávací kartu uložte na místo přístupné pouze zaměstnancům. Pokud systém nezobrazuje aktuální dění na provozovně, doplní je předávající zaměstnanec. Vzpomínku nevydávejte za ověřenou skutečnost.

Nejprve obejděte hosty, potom zkontrolujte poslední objednávku

Odcházející i nastupující zaměstnanec společně obejdou místa, kde jsou ještě hosté, a ověří, zda byla poslední objednávka zanesena a předána příslušnému pracovišti k přípravě a které položky už byly doručeny hostům. Požadavky, které obsluha zatím pouze ústně přislíbila, ale ještě nepotvrdila, zapisujte zvlášť; nesměšujte je s objednávkami, které už kuchyně přijala. Přebírající zaměstnanec podle záznamu zopakuje, co ještě kterému stolu chybí. Pokud informace nejsou úplné, doptá se přímo na místě.

Pokud si hosté u stejného stolu některé položky objednávají naskenováním QR kódu a další přidávají u obsluhy, nejprve zkontrolujte, zda už byly odeslány, a zaznamenejte pouze skutečně přidané požadavky. Při přesazení informujte bar, kuchyni i obsluhu roznášející jídlo o původním účtu a novém místě. Nové hosty u původního stolu obsluhujte až poté, co vám příslušní zaměstnanci změnu potvrdí; nepřidávejte další položky jen podle původního čísla stolu.

Nejprve určete, co je třeba prověřit

• Dotaz k účtu: zaznamenejte konkrétní jídlo, množství nebo poplatek a požádejte o kontrolu odpovědnou osobu s příslušnými pravomocemi. Domněnky nezapisujte jako závěr.
• Hosta se dočasně nedaří najít: vedoucí směny prověří známé místo a stav platby. Účet sami nemažte ani nezapisujte jako ztrátu.
• Částečně uhrazený účet: předejte zvlášť ověřenou platbu, nezaplacenou část a částku, jejíž stav je třeba prověřit. Neshrnujte to slovy „tento stůl už zaplatil“.
• Poslední objednávka ještě nebyla celá vydána: ponechte původní účet i údaje o stavu přípravy a předejte další postup nastupujícímu zaměstnanci. Kvůli předání nezakládejte nový účet pro celý stůl.

Platby a stav obsluhy předávejte odděleně

Výsledek platby provedené na samostatném platebním terminálu potvrzuje terminál a jeho poskytovatel. Nejdříve ověřte, že platba proběhla úspěšně, a poté ji zaznamenejte u správného účtu nebo jeho části. MenuSnap tuto externí transakci automaticky neověřuje. Pokud výsledek není jasný, nejprve zkontrolujte původní transakci a platbu nestrhávejte znovu. Při výpadku spojení se serverem uchovejte potřebné podklady pro ruční evidenci. Po obnovení spojení zkontrolujte stávající záznamy a teprve potom platbu doplňte, abyste předešli dvojímu inkasování téže částky.

Rozdělení účtu na jednotlivé části neznamená, že byly zaplaceny. Pokud si hosté po zaplacení doobjednají, nejprve ověřte, jaké možnosti nabízí aktuální účet, a s hosty potvrďte, kdo uhradí nové položky. Nepředpokládejte, že se již zaplacená část účtu automaticky přepočítá. Vrácení peněz a úpravy účtování svěřte oprávněné osobě, která postupuje podle příslušného procesu.

Přebírající zaměstnanec potvrdí další kroky

Přebírající zaměstnanec vyhledá příslušný účet i podklady a zopakuje, co je ještě třeba vydat, prověřit ohledně platby nebo zodpovědět. KDS a tisk jsou dostupné podle tarifu, nastavení a kompatibilního vybavení. Po dokončení přípravy je stále třeba ověřit, zda byla objednávka skutečně vydána; stav v kuchyni nenahrazuje uzavření účtu.

Hotovost při předání zkontrolujte zvlášť za stejné období: porovnejte skutečně přijatou hotovost, peníze vrácené hostům a záznamy o pohybech v pokladní zásuvce. Neuhrazenou útratu nezapočítávejte mezi přijaté platby. Nastupující směna si poznamená, co je ještě třeba dořešit, a podle zjištěných nedostatků v číslech účtů, místech usazení hostů, položkách objednávek nebo platbách upraví předávací kartu. Nevyžadujte, aby při předání nezůstal žádný neuzavřený účet.