Como passar contas em aberto no bar: pedidos por mesa, valores recebidos e pendências

Ao passar contas em aberto no bar, informe, para cada uma, onde os clientes estão, o que ainda aguardam, quais valores já foram confirmados como recebidos e quem dará continuidade ao atendimento. O fato de os itens já terem sido retirados da mesa, de a cozinha ter concluído o preparo ou de um funcionário ter encerrado o turno não significa que a conta foi paga. Primeiro, deixe as informações necessárias para continuar atendendo; depois, cuide do fechamento do turno. Não pressione todos os clientes a pagar apenas para facilitar a troca de turno.

Use um cartão de passagem para cada conta em aberto

Os campos abaixo podem ser anotados no formulário de passagem de turno que o estabelecimento já utiliza. O número da conta identifica o consumo, a localização indica onde servir e os nomes de quem está passando e recebendo a responsabilidade definem quem dará continuidade ao atendimento. Preencha cada informação separadamente; não use o número da mesa para substituir todas as demais.

• Número da conta: ____; horário da passagem e fuso horário do estabelecimento: ____; localização anterior: ____; localização atual: ____.
• Itens acrescentados no pedido mais recente: ____; já entregues: ____; ainda em preparo ou aguardando para serem servidos: ____; contato responsável pelo preparo: ____.
• Pagamentos confirmados e respectivas partes da conta: ____; saldo devido: ____; parte com resultado de pagamento a confirmar: ____; onde encontrar os comprovantes necessários: ____.
• Perguntas dos clientes ainda sem resposta: ____; próxima ação: ____; funcionário responsável que encerra o turno: ____; pessoa que assume a responsabilidade: ____.

Anote apenas as informações necessárias para a passagem de turno; não copie o nome completo, o telefone ou os dados do cartão bancário do cliente. Mantenha o cartão de passagem em um local sob controle da equipe. O funcionário responsável deve complementar as informações sobre o andamento do atendimento que não constem no sistema, sem apresentar lembranças como fatos confirmados.

Confira a área e, depois, o pedido mais recente

O funcionário que está encerrando o turno e quem está assumindo devem ir às áreas onde ainda há clientes para conferir se o pedido mais recente foi registrado, se foi encaminhado ao setor responsável pelo preparo e quais itens já foram servidos. Separe as solicitações aceitas apenas verbalmente, mas ainda não confirmadas; não as misture aos pedidos já recebidos pela cozinha. Com base nos registros, quem assume deve dizer o que ainda falta em cada mesa. Se alguma informação estiver incompleta, deve pedir esclarecimentos pessoalmente.

Se algumas pessoas da mesma mesa fizerem pedidos adicionais por meio da leitura de um QR code e outras os fizerem diretamente a um funcionário, confira primeiro se os pedidos foram enviados e registre apenas o que realmente foi acrescentado. Se os clientes mudarem de lugar, informe a localização nova e a conta original ao bar, à cozinha e à equipe responsável por servir. Aguarde a confirmação antes de atender novos clientes na mesa antiga; não continue acrescentando itens à conta com base apenas no número anterior da mesa.

Diante de uma situação fora do comum, identifique primeiro o que precisa ser verificado

• Dúvida sobre a conta: anote o prato, a quantidade ou o valor específico em questão e peça a conferência a uma pessoa autorizada a resolver o caso. Não registre suposições como conclusões.
• Não é possível localizar os clientes por enquanto: a pessoa responsável pelo turno deve verificar a localização conhecida e a situação do pagamento. Não exclua a conta nem registre o valor como prejuízo por conta própria.
• Pagamento parcial já realizado: informe, para cada parte da conta, o valor confirmado como recebido, o saldo não pago e qualquer pagamento ainda por confirmar. Não resuma a situação dizendo que “essa mesa já pagou”.
• Ainda faltam itens do pedido mais recente: mantenha a conta original e o andamento do preparo. Quem assumir o turno deve acompanhar o pedido; não abra outra conta para toda a mesa apenas por causa da troca de turno.

Passe separadamente as informações sobre pagamentos e o andamento do atendimento

O resultado de uma maquininha de cartão independente deve ser confirmado pelo terminal e pelo respectivo prestador de serviços. Primeiro, verifique se a transação foi aprovada; depois, registre o pagamento na conta ou na parte correspondente. MenuSnap não verifica automaticamente essa transação externa. Se o resultado não estiver claro, consulte a transação original e não faça a cobrança novamente. Se a conexão com o servidor for interrompida, mantenha os registros manuais necessários. Quando a conexão for restabelecida, confira os registros existentes antes de lançar o pagamento, para evitar uma cobrança duplicada.

Dividir a conta não significa que o pagamento foi recebido. Se forem acrescentados itens depois de uma parte da conta já ter sido paga, confira quais operações a conta permite e confirme com os clientes quem ficará responsável pelo valor adicional. Não presuma que a parte já paga será recalculada automaticamente. Reembolsos e ajustes contábeis devem ser tratados por uma pessoa autorizada, conforme o procedimento aplicável.

Quem assume o turno confirma a próxima ação

Quem assume deve localizar a conta e os comprovantes correspondentes e repetir o que ainda precisa ser servido, o que falta verificar sobre pagamentos e quais perguntas precisam de resposta. O uso do KDS e da impressão depende do plano, da configuração e da compatibilidade dos equipamentos. Mesmo quando a cozinha marca um pedido como concluído, é preciso confirmar se os itens foram realmente entregues; o status da cozinha não substitui o encerramento da conta.

Faça também a conferência do caixa em dinheiro, considerando o mesmo período: confira os valores recebidos, o troco e os registros da gaveta. Não conte consumos ainda não pagos como dinheiro recebido. Quem assume o próximo turno deve anotar quais questões ainda precisam ser verificadas e atualizar o cartão de passagem conforme faltem informações sobre o número da conta, a localização, os itens ou os valores. O objetivo não é exigir que não haja nenhuma conta em aberto na troca de turno.