Как передать незакрытые счета в баре: новые заказы, фактически полученная оплата и нерешённые вопросы

При передаче незакрытых счетов в баре по каждому счёту сначала передайте сведения о том, где находятся гости, чего они ещё ждут, какие платежи уже подтверждены и кто отвечает за дальнейшие действия. Освобождённый стол, завершение приготовления заказа или окончание смены сотрудника не означают, что счёт закрыт. Сначала обеспечьте следующей смене необходимую информацию для продолжения обслуживания, а затем займитесь завершением смены. Не торопите всех гостей с оплатой лишь для удобства передачи смены.

Оставьте карточку передачи для каждого незакрытого счёта

Поля ниже можно заполнить на бланке передачи смены, который уже используется в заведении. Номер счёта связан с заказом, место — с доставкой блюд, а сотрудник, передающий счёт, и тот, кто его принимает, — с дальнейшей ответственностью. Заполняйте эти сведения отдельно: одного номера стола недостаточно.

• Номер счёта: ____; время передачи и часовой пояс заведения: ____; прежнее место: ____; текущее место: ____.
• Последние добавленные позиции: ____; подано: ____; готовится или ожидает подачи: ____; контакт для уточнения приготовления: ____.
• Подтверждённые платежи и соответствующие доли счёта: ____; остаток к оплате: ____; платежи, результат которых нужно проверить: ____; место хранения необходимых подтверждений: ____.
• Вопросы гостей, на которые нужно ответить: ____; следующее действие: ____; сотрудник, передающий смену: ____; сотрудник, принимающий смену: ____.

Записывайте только сведения, необходимые для передачи смены. Не переписывайте полные имена гостей, номера телефонов или данные банковских карт. Храните карточку в месте, доступном сотрудникам, но защищённом от посторонних. Если ход обслуживания на месте не отражён в системе, сотрудник, передающий смену, должен дополнить запись. Не выдавайте воспоминания за подтверждённые факты.

Сначала обойдите зал, затем проверьте последний раунд заказов

Сотрудник, заканчивающий смену, и тот, кто её принимает, должны вместе обойти зоны, где ещё остаются гости, и проверить: внесён ли последний раунд заказов, передан ли он сотрудникам, отвечающим за приготовление, и что уже подано. Просьбы, которые только устно обещали выполнить, но ещё не подтвердили, записывайте отдельно — не смешивайте их с заказами, уже принятыми кухней. Принимающий смену должен по записям назвать, чего ещё ждут гости за каждым столом. Если сведений недостаточно, уточните их лично на месте.

Если одни гости за столом сканируют QR-код, а другие заказывают дополнительные позиции у сотрудника, сначала проверьте, не был ли заказ уже отправлен. Записывайте только действительно новые пожелания. При пересадке сообщите сотрудникам бара, кухни и тем, кто подаёт заказы, к какому исходному заказу относятся гости и где они теперь сидят. Дождитесь подтверждения и только после этого обслуживайте новых гостей за прежним столом. Не добавляйте позиции к заказу, ориентируясь лишь на старый номер стола.

При возникновении проблемы сначала определите, что нужно проверить

• Вопрос по счёту: запишите конкретное блюдо, количество или сумму и попросите проверить их сотрудника, уполномоченного решать такие вопросы. Не записывайте предположения как установленный факт.
• Гостей пока не удаётся найти: поручите ответственному за текущую смену проверить известное местоположение гостей и сведения об оплате. Не удаляйте счёт и не отмечайте сумму как убыток самостоятельно.
• Внесена частичная оплата: отдельно передайте сведения о подтверждённой оплате, неоплаченной сумме и платежах, которые ещё нужно проверить по каждому счёту. Не ограничивайтесь записью «этот стол уже оплатил».
• Последние добавленные позиции поданы не полностью: сохраните исходный счёт и сведения о ходе приготовления. Принимающий смену должен продолжить отслеживание; не создавайте новый общий счёт на весь стол только ради передачи смены.

Передавайте сведения об оплате отдельно от хода обслуживания

Результат оплаты через отдельный карточный терминал подтверждается самим терминалом и его поставщиком услуг. Сначала убедитесь, что платёж прошёл, а затем запишите его в соответствующий счёт или долю счёта: MenuSnap не проверяет эту внешнюю транзакцию автоматически. Если результат неизвестен, сначала проверьте исходную транзакцию и не списывайте деньги повторно. Если связь с сервером прервана, сохраните необходимые записи, сделанные вручную. После восстановления связи проверьте уже внесённые данные и только затем добавьте недостающую запись, чтобы не допустить повторного списания.

Разделение счёта на доли не означает, что оплата получена. Если после оплаты гости добавили заказ, сначала проверьте, какие действия разрешены для текущего счёта, и уточните у гостей, кто оплатит новые позиции. Не считайте, что уже оплаченная доля автоматически пересчитывается. Возвраты и корректировки поручайте сотрудникам с соответствующими полномочиями и проводите по установленной процедуре.

Пусть принимающий смену подтвердит следующее действие

Принимающий смену должен найти соответствующий счёт и подтверждения, а затем повторить, что ещё нужно подать, проверить по оплате или сообщить гостям. Использование KDS и печати зависит от тарифа, конфигурации и совместимого оборудования. Даже после завершения приготовления нужно проверить, что блюда действительно поданы: статус на кухне не означает, что счёт закрыт.

Наличные при передаче смены сверяйте отдельно за тот же период: сопоставьте фактически полученные суммы, сдачу и записи по кассовому ящику. Не учитывайте неоплаченные заказы как полученные деньги. Принимающий смену должен записать, какие вопросы ещё нужно уточнить, а затем при необходимости скорректировать карточку передачи — указать недостающий номер, место, блюдо или сведения об оплате. Не требуйте, чтобы к моменту передачи смены не осталось ни одного незакрытого счёта.