Passer le relais sur les additions ouvertes au bar : transmettre les commandes, les paiements reçus et les tâches en attente par table

Pour passer le relais sur les additions ouvertes au bar, transmettez pour chaque addition où se trouvent les clients, ce qu’ils attendent encore, les paiements déjà confirmés et la personne chargée de la suite. Une table débarrassée, une commande terminée en cuisine ou la fin du service d’un employé ne signifient pas que l’addition est réglée. Conservez d’abord les informations nécessaires à la poursuite du service, puis procédez à la clôture du service, sans demander à tous les clients de payer pour faciliter le passage de relais.

Une fiche de relais pour chaque addition ouverte

Les champs ci-dessous peuvent être consignés sur le support de transmission déjà utilisé par l’établissement. Le numéro d’addition identifie la consommation, l’emplacement indique où apporter les commandes, et les noms de la personne qui transmet et de celle qui prend la suite précisent les responsabilités à venir. Renseignez ces trois éléments séparément : un numéro de table ne suffit pas à les remplacer.

• Numéro d’addition : ____ ; heure du relais et fuseau horaire de l’établissement : ____ ; emplacement d’origine : ____ ; emplacement actuel : ____.
• Derniers articles ajoutés : ____ ; articles servis : ____ ; articles encore en préparation ou à servir : ____ ; personne à contacter pour la préparation : ____.
• Paiements vérifiés et parts correspondantes : ____ ; solde restant à payer : ____ ; part dont le résultat du paiement reste à vérifier : ____ ; emplacement des justificatifs nécessaires : ____.
• Question à laquelle le client attend une réponse : ____ ; prochaine action : ____ ; personne qui quitte le service : ____ ; personne qui prend la suite : ____.

Ne consignez que les informations nécessaires au relais ; ne recopiez pas le nom complet, le numéro de téléphone ou les données bancaires du client. Gardez la fiche dans un endroit sous le contrôle du personnel. La personne qui transmet complète les informations sur l’avancement du service sur place si elles ne figurent pas dans le système ; ne présentez pas un souvenir comme un fait confirmé.

Faites le tour des tables, puis vérifiez la dernière commande

La personne qui quitte le service et celle qui prend la suite vérifient ensemble les zones où des clients sont encore présents : la dernière commande a-t-elle été enregistrée et transmise à l’équipe de préparation, et quels articles ont déjà été servis ? Notez séparément les demandes simplement promises mais pas encore confirmées ; ne les confondez pas avec les commandes déjà reçues en cuisine. La personne qui prend la suite reformule ce qui manque encore à chaque table. Si des informations manquent, demandez des précisions sur place.

Si certains clients à une même table commandent en scannant un QR code et que d’autres ajoutent des articles auprès d’un membre du personnel, vérifiez d’abord si les demandes ont déjà été transmises et ne notez que les demandes réellement nouvelles. En cas de changement de place, communiquez la commande d’origine et le nouvel emplacement au bar, à la cuisine et au personnel chargé d’apporter les commandes. Attendez leur confirmation avant d’accueillir de nouveaux clients à la table d’origine ; ne continuez pas à ajouter des articles en vous fiant à l’ancien numéro de table.

En cas de problème, précisez d’abord ce qu’il faut vérifier

• Question sur l’addition : notez précisément le plat, la quantité ou le montant concerné, puis demandez à une personne habilitée de vérifier. Ne présentez pas une supposition comme une conclusion.
• Client momentanément introuvable : la personne responsable du service vérifie les emplacements connus et la situation du paiement. Ne supprimez pas l’addition et ne la comptabilisez pas comme une perte de votre propre initiative.
• Paiement partiel déjà effectué : transmettez séparément, pour chaque part, le paiement vérifié, le montant impayé et tout élément à vérifier. Ne résumez pas la situation par « cette table a déjà payé ».
• La dernière commande n’a pas encore été entièrement servie : conservez l’addition d’origine et l’état d’avancement de la préparation. La personne qui prend la suite continue le suivi ; n’ouvrez pas une nouvelle addition pour toute la table dans le seul but de passer le relais.

Transmettez séparément les paiements et l’avancement du service

Le résultat d’un paiement effectué sur un terminal de paiement autonome est confirmé par le terminal et son prestataire. Vérifiez d’abord que le paiement a abouti, puis enregistrez-le sur la bonne addition ou la bonne part. MenuSnap ne vérifie pas automatiquement cette transaction externe. Si le résultat est incertain, vérifiez la transaction initiale et ne débitez pas une seconde fois. En cas de coupure de la connexion au serveur, conservez les justificatifs nécessaires établis par le personnel. Une fois la connexion rétablie, vérifiez les enregistrements existants avant d’ajouter le paiement afin d’éviter tout doublon.

La séparation d’une addition en parts ne signifie pas que le paiement a été reçu. Si une commande est ajoutée après un paiement, vérifiez les options disponibles pour l’addition et demandez au client qui prendra en charge les nouveaux articles ; ne partez pas du principe que les parts déjà réglées seront automatiquement recalculées. Les remboursements et les ajustements comptables doivent être traités par une personne habilitée, selon la procédure correspondante.

La personne qui prend la suite confirme la prochaine action

La personne qui prend la suite retrouve l’addition et les justificatifs correspondants, puis reformule les éléments qui restent à servir, les paiements à vérifier ou les réponses à fournir. Le KDS et l’impression dépendent de l’offre, de la configuration et des appareils compatibles. Même lorsque la préparation est terminée, vérifiez que les plats ont effectivement été servis ; le statut en cuisine ne signifie pas que l’addition est réglée.

Lors de la passation des espèces, rapprochez séparément, sur la même période, les montants effectivement encaissés en espèces, la monnaie rendue et les écritures du tiroir-caisse. Ne comptez pas une consommation non réglée comme une somme encaissée. L’équipe suivante note les points qui nécessitent encore un suivi, puis adapte la fiche de relais en fonction des informations manquantes sur le numéro d’addition, l’emplacement, les articles commandés ou les sommes en jeu, plutôt que d’exiger qu’il ne reste aucune addition ouverte au moment du passage de relais.