Πώς παραδίδονται οι ανοιχτοί λογαριασμοί σε ένα μπαρ: πρόσθετες παραγγελίες, πληρωμές και εκκρεμότητες ανά τραπέζι

Για να παραδώσετε ανοιχτούς λογαριασμούς σε ένα μπαρ, καταγράψτε για κάθε λογαριασμό πού βρίσκονται οι πελάτες, τι περιμένουν ακόμη, ποιες πληρωμές έχουν επιβεβαιωθεί και ποιος αναλαμβάνει το επόμενο βήμα. Το ότι το τραπέζι άδειασε, η κουζίνα ολοκλήρωσε την παραγγελία ή ένας εργαζόμενος σχολάει δεν σημαίνει ότι εξοφλήθηκε ο λογαριασμός. Διατηρήστε πρώτα τα στοιχεία που χρειάζονται για να συνεχιστεί η εξυπηρέτηση και μετά ολοκληρώστε την παράδοση της βάρδιας· μην πιέζετε όλους τους πελάτες να πληρώσουν για να διευκολύνετε την παράδοση.

Κρατήστε ένα δελτίο παράδοσης για κάθε ανοιχτό λογαριασμό

Τα παρακάτω κενά πεδία μπορούν να συμπληρωθούν στο υπάρχον έντυπο παράδοσης του καταστήματος. Ο αριθμός λογαριασμού αντιστοιχεί στην κατανάλωση, η θέση στο σημείο όπου πρέπει να παραδοθούν τα είδη, ενώ τα ονόματα του εργαζομένου που παραδίδει και εκείνου που αναλαμβάνει προσδιορίζουν τις ευθύνες που ακολουθούν. Συμπληρώστε τα ξεχωριστά· μην χρησιμοποιείτε μόνο τον αριθμό του τραπεζιού για όλες τις πληροφορίες.

• Αριθμός λογαριασμού: ____· ώρα παράδοσης και ζώνη ώρας του καταστήματος: ____· αρχική θέση: ____· τωρινή θέση: ____.
• Είδη της πιο πρόσφατης παραγγελίας: ____· παραδόθηκαν: ____· σε παρασκευή ή προς παράδοση: ____· υπεύθυνος επικοινωνίας για την παρασκευή: ____.
• Πληρωμές που έχουν επαληθευτεί και τα αντίστοιχα μερίδια του λογαριασμού: ____· υπόλοιπο προς πληρωμή: ____· πληρωμές των οποίων το αποτέλεσμα χρειάζεται έλεγχο: ____· θέση των απαραίτητων αποδεικτικών: ____.
• Ερωτήσεις πελατών που εκκρεμούν: ____· επόμενο βήμα: ____· εργαζόμενος που παραδίδει τη βάρδια: ____· εργαζόμενος που αναλαμβάνει: ____.

Καταγράφετε μόνο τις πληροφορίες που χρειάζονται για την παράδοση· μην αντιγράφετε το πλήρες όνομα, τον αριθμό τηλεφώνου ή τα στοιχεία τραπεζικής κάρτας των πελατών. Φυλάξτε το δελτίο σε σημείο ελεγχόμενο από το προσωπικό. Για πρόοδο εργασιών που δεν εμφανίζεται στο σύστημα, ο εργαζόμενος που παραδίδει τη βάρδια πρέπει να προσθέσει τις πληροφορίες· μην παρουσιάζετε κάτι που θυμάστε ως επιβεβαιωμένο γεγονός.

Κάντε πρώτα έναν γύρο και μετά ελέγξτε την πιο πρόσφατη παραγγελία

Ο εργαζόμενος που παραδίδει τη βάρδια και εκείνος που την αναλαμβάνει πηγαίνουν στους χώρους όπου υπάρχουν ακόμη πελάτες και ελέγχουν αν η τελευταία παραγγελία καταχωρίστηκε, αν προωθήθηκε στο αρμόδιο πόστο παρασκευής και ποια είδη παραδόθηκαν. Καταγράψτε ξεχωριστά τα αιτήματα που το προσωπικό έχει δεχτεί μόνο προφορικά, αλλά δεν έχουν ακόμη επιβεβαιωθεί· μην τα συγχέετε με παραγγελίες που έχει ήδη παραλάβει η κουζίνα. Ο εργαζόμενος που αναλαμβάνει αναφέρει, με βάση τις καταγραφές, τι λείπει ακόμη από κάθε τραπέζι. Αν λείπουν πληροφορίες, ζητά διευκρινίσεις επιτόπου, πρόσωπο με πρόσωπο.

Αν κάποιοι στο ίδιο τραπέζι παραγγείλουν σαρώνοντας έναν κωδικό QR και άλλοι ζητήσουν πρόσθετα είδη από το προσωπικό, ελέγξτε πρώτα αν τα αιτήματα έχουν υποβληθεί και καταγράψτε μόνο όσα πράγματι προστέθηκαν. Σε περίπτωση αλλαγής θέσης, ενημερώστε το μπαρ, την κουζίνα και το προσωπικό που παραδίδει τα είδη για την αρχική παραγγελία και τη νέα θέση. Αφού λάβετε επιβεβαίωση, εξυπηρετήστε τους νέους πελάτες στην αρχική θέση· μην συνεχίζετε να προσθέτετε παραγγελίες χρησιμοποιώντας τον παλιό αριθμό τραπεζιού.

Ξεκαθαρίστε πρώτα τι χρειάζεται διερεύνηση

• Αν υπάρχει απορία για τον λογαριασμό: καταγράψτε το συγκεκριμένο πιάτο, την ποσότητα ή τη χρέωση και ζητήστε από τον αρμόδιο υπεύθυνο να το ελέγξει. Μην παρουσιάζετε εικασίες ως συμπεράσματα.
• Αν δεν μπορείτε να εντοπίσετε προσωρινά τους πελάτες: ο υπεύθυνος της βάρδιας ελέγχει τις γνωστές θέσεις και την κατάσταση της πληρωμής. Μην διαγράφετε τον λογαριασμό και μην καταγράφετε το ποσό ως απώλεια.
• Αν έχει γίνει μερική πληρωμή: παραδώστε αναλυτικά, για κάθε μερίδιο του λογαριασμού, τις πληρωμές που έχουν επαληθευτεί, τα ανεξόφλητα ποσά και όσα χρειάζονται έλεγχο. Μην τα συνοψίζετε λέγοντας «αυτό το τραπέζι έχει πληρώσει».
• Αν δεν έχουν παραδοθεί ακόμη όλα τα είδη της πιο πρόσφατης παραγγελίας: διατηρήστε την αρχική παραγγελία και την ενημέρωση για την πρόοδο της παρασκευής, ώστε ο εργαζόμενος που αναλαμβάνει να συνεχίσει την παρακολούθηση. Μην ανοίγετε νέο λογαριασμό για ολόκληρο το τραπέζι μόνο και μόνο για την παράδοση της βάρδιας.

Παραδώστε ξεχωριστά τις πληρωμές και την πρόοδο της εξυπηρέτησης

Το αποτέλεσμα της συναλλαγής σε αυτόνομο τερματικό καρτών επιβεβαιώνεται από το τερματικό και τον πάροχο της υπηρεσίας του. Το προσωπικό πρέπει πρώτα να επαληθεύσει ότι η συναλλαγή ολοκληρώθηκε επιτυχώς και μετά να καταγράψει την πληρωμή στον σωστό λογαριασμό ή στο αντίστοιχο μερίδιο· το MenuSnap δεν επαληθεύει αυτόματα αυτή την εξωτερική συναλλαγή. Αν το αποτέλεσμα δεν είναι σαφές, ελέγξτε πρώτα την αρχική συναλλαγή και μην χρεώσετε ξανά. Αν διακοπεί η σύνδεση με τον διακομιστή, κρατήστε τα απαραίτητα χειρόγραφα στοιχεία τεκμηρίωσης. Όταν αποκατασταθεί η σύνδεση, ελέγξτε πρώτα τις υπάρχουσες καταχωρίσεις και μετά συμπληρώστε την καταχώριση της πληρωμής, ώστε να αποφύγετε διπλή είσπραξη.

Ο επιμερισμός του λογαριασμού δεν σημαίνει ότι έχει εισπραχθεί η πληρωμή. Αν προστεθούν είδη μετά την πληρωμή, ελέγξτε ποιες ενέργειες επιτρέπονται για τον τρέχοντα λογαριασμό και επιβεβαιώστε με τους πελάτες ποιος θα πληρώσει τα πρόσθετα είδη. Μην θεωρείτε δεδομένο ότι τα ήδη πληρωμένα μερίδια θα επανυπολογιστούν αυτόματα. Οι επιστροφές χρημάτων και οι λογιστικές διορθώσεις πρέπει να διεκπεραιώνονται από εξουσιοδοτημένο προσωπικό σύμφωνα με την αντίστοιχη διαδικασία.

Ο εργαζόμενος που αναλαμβάνει επιβεβαιώνει το επόμενο βήμα

Ο εργαζόμενος που αναλαμβάνει εντοπίζει τον αντίστοιχο λογαριασμό και τα σχετικά αποδεικτικά και επαναλαμβάνει όσα εκκρεμούν: παράδοση ειδών, έλεγχο πληρωμής ή απάντηση σε ερώτηση. Η χρήση του KDS και των εκτυπώσεων εξαρτάται από το πρόγραμμα, τις ρυθμίσεις και τις συμβατές συσκευές. Ακόμη κι αν η παρασκευή έχει ολοκληρωθεί, πρέπει να επιβεβαιωθεί ότι τα είδη παραδόθηκαν πράγματι· η ένδειξη της κουζίνας δεν αποδεικνύει ότι εξοφλήθηκε ο λογαριασμός.

Για την παράδοση μετρητών, συμφωνήστε χωριστά τις εισπράξεις, τα ρέστα και τις καταχωρίσεις του ταμείου για το ίδιο χρονικό διάστημα. Μην καταγράφετε ανεξόφλητη κατανάλωση ως είσπραξη. Η επόμενη βάρδια σημειώνει ποιες εκκρεμότητες χρειάζονται παρακολούθηση και προσαρμόζει το δελτίο παράδοσης ανάλογα με το αν λείπει ο αριθμός, η θέση, κάποιο είδος ή πληροφορία για την πληρωμή — δεν χρειάζεται να απαιτείται να μην υπάρχουν καθόλου ανοιχτοί λογαριασμοί τη στιγμή της παράδοσης.