Sådan efterregistrerer du håndskrevne bestillinger i POS: Skeln mellem sendt til køkkenet og endnu ikke indtastet for at undgå dobbeltproduktion

Før du efterregistrerer en håndskreven bestilling i POS, skal du kontrollere to ting: Er papirbestillingen allerede afleveret i køkkenet, og findes den samme bestilling allerede i systemet? At noget står på papir, at ordren findes i systemet, og at køkkenet har modtaget den, er tre forskellige forhold. Udfyld kun det, der mangler, og betragt ikke enhver efterregistrering som en ny bestilling til køkkenet.

Aftal først, hvad papirbestillingen bruges som grundlag for

Restauranten kan fortsat bruge håndskrevne bestillingsblokke, men det skal være tydeligt, om de fungerer som registreringer, der afventer indtastning, eller som bestillinger, der allerede er sendt til køkkenet. Lad én medarbejder stå for efterregistreringen og knytte den til det oprindelige nummer, så andre kan følge status samme sted. Madrids officielle turistwebsted beskriver forskellige typer spisesteder og giver baggrund for scenariet. Metoden til at knytte papirbestillinger til digitale ordrer afhænger ikke af en bestemt by eller type køkken.

Vurdér papirbestillingen og systemregistreringen hver for sig

• Papirbestillingen er ikke sendt til køkkenet, og der er heller ingen registrering i systemet: Bekræft gæstens ønsker, indtast bestillingen én gang, og send den til køkkenet efter restaurantens procedure. Notér, hvem der modtog den.
• Papirbestillingen er sendt til køkkenet, men der er ingen registrering i systemet: Undersøg først, hvor langt tilberedningen er nået, og håndtér derefter efterregistreringen på den aftalte måde. Hvis det er uklart, om efterregistreringen sender bestillingen til køkkenet igen, skal du kontakte support, før du indtaster hele bestillingen på ny.
• Ordren findes allerede i systemet: Kontrollér bord, varer, antal og om papirbestillingen vedrører den samme ordre. Tilføj kun de nødvendige oplysninger, og opret ikke en identisk ordre mere.
• Det er uklart, om bestillingen er blevet sendt, indtastet eller modtaget i køkkenet: Markér den til afklaring, og lad en udpeget medarbejder kontrollere med serveringen, systemet og køkkenet. Undgå, at flere medarbejdere efterregistrerer den hver for sig.

Knyt én sporbar registrering til hver papirbestilling

• Nummer på papirbestilling: ____; bord eller afhentningsmærke: ____; bestillingstidspunkt: ____; medarbejder: ____.
• Varer, varianter, antal og eventuelle oplyste tillæg denne gang: ____.
• Indtastet: ____; tilhørende ordre-id i systemet: ____; medarbejder, der indtastede ordren: ____.
• Sendt til køkkenet: ____; tidspunkt og modtager: ____; kendt status for tilberedningen: ____.
• Tilføjelser eller ændringer denne gang: ____; forhold, der stadig skal undersøges: ____; næste medarbejder, der følger op: ____.

Oplysningerne kan skrives på den oprindelige papirbestilling; der er ikke brug for et ekstra værktøj. Hold registreringer, der afventer indtastning, er knyttet til en ordre eller stadig skal afklares, adskilt. Ved vagtskifte skal uafklarede forhold gives videre til den næste medarbejder. Brug ikke ét flueben til at betyde, at bestillingen både er indtastet, sendt til køkkenet og færdig.

QR-bestilling og medarbejderbestilling side om side: Undersøg først, om ordren allerede findes

Hvis en gæst kommer med sin telefon og beder om hjælp, så spørg først, om vedkommende har trykket på knappen for at sende bestillingen. Slå derefter bestillingen op ud fra bordet eller ordre-id'et. At have åbnet menuen er ikke det samme som at have sendt en bestilling. Hverken en fastlåst side eller lang ventetid er bevis på, at bestillingen er mislykkedes. I MenuSnap kan gæster bestille ved at scanne en QR-kode, eller medarbejdere kan indtaste bestillingen i POS-systemet. Hvis restauranten kun lader gæsterne se menuen, tager personalet fortsat imod bestillingerne. Gæster, der ikke kan finde ud af at bruge en telefon, skal ikke tvinges til at bestille på en anden måde.

Bekræft nye bestillinger ved samme bord særskilt, og knyt dem til den oprindelige ordre. Fortæl kun køkkenet, hvad der er blevet tilføjet. Før en bestilling ændres eller annulleres, skal du spørge den ansvarlige i køkkenet, om tilberedningen er gået i gang, og derefter bekræfte ændringen med gæsten. Send ikke hele bordets samlede bestilling som en ny opgave til køkkenet.

Afklar særlige ønsker, inden bestillingen sendes til køkkenet

Skriv særlige ønsker på den konkrete vare, og bekræft dem med den medarbejder, der skal tilberede den. Ved spørgsmål om allergener, udskiftning af ingredienser eller krydskontakt skal svaret bygge på restaurantens aktuelle oplysninger og køkkenets forhold. AESAN oplyser, at mundtlige oplysninger om allergener skal være underbygget af skriftlig eller elektronisk dokumentation. Oversættelse kan hjælpe kommunikationen, men kan ikke erstatte en vurdering af ingredienserne. Hvis noget ikke kan bekræftes, skal du sige det tydeligt.

Hvis der ikke kommer en bon, eller forbindelsen bliver genoprettet, skal du stadig undersøge den oprindelige ordre først

Brug af KDS eller udskrivning kræver det relevante abonnement, den rette konfiguration og kompatibelt udstyr. Udskrivning kræver også, at en afsendelsesenhed eller -tjeneste er i drift. Hvis der ikke kommer en bon ud, skal du først kontrollere ordren og undersøge, om køkkenet har modtaget den. Hvis du udskriver igen, skal det fremgå, at bonen vedrører den oprindelige ordre, og du skal undersøge, om retten allerede er tilberedt. Gæstens kvittering må ikke bruges som produktionsbon i køkkenet.

Ved netværksproblemer skal personalet overlevere oplysningerne manuelt internt og notere, hvad der allerede er tilberedt eller udleveret. Når serverforbindelsen er genoprettet, skal du først kontrollere de seneste ordrer og betalinger og derefter afgøre, hvilke manglende registreringer der skal tilføjes. Ved vagtens afslutning skal du se på, hvilken kobling der oftest mangler, og sørge for, at næste vagt får nummeret, modtageren eller ansvaret for efterregistreringen. Bed ikke alle om at registrere hele bordets bestilling igen.