Sådan håndterer I morgenmad til afhentning, når gæsten har travlt: Tjek først tilberedningen, og forklar derefter mulighederne

Når en gæst har travlt med at hente morgenmad, skal I først spørge, hvornår vedkommende skal gå, og derefter tjekke den aktuelle plan med køkkenet. Så kan gæsten vælge, om hele ordren skal udleveres samlet, i flere omgange eller erstattes af et andet valg. Tidspunktet, hvor gæsten skal gå, hjælper jer med at vurdere, om I kan håndtere ordren, men er ikke i sig selv et løfte om et bestemt udleveringstidspunkt.

Stil tre spørgsmål, før I tager imod ordren

• Hvornår skal gæsten gå? Notér kun det tidspunkt, der er relevant for den aktuelle betjening. I behøver ikke gemme oplysninger om gæstens planer senere på dagen. Fortæl samtidig, at I først skal tjekke med køkkenet.
• Skal hele ordren udleveres samlet? Varme drikke, kolde varer og mad, der tilberedes på bestilling, kræver forskellige forberedelser. Spørg først, om gæsten kan acceptere at hente varerne ad flere omgange.
• Må drikkevarerne udleveres først? Hvis gæsten siger ja, skal I fortælle, hvad vedkommende stadig skal hente senere. Sørg for, at udleveringen af drikkevarerne ikke bliver opfattet, som om hele ordren er udleveret.

Lad derefter en ansvarlig medarbejder på vagt tjekke de retter, der er under tilberedning, den varme køkkenstation og klargøringen af emballagen. Medarbejderen giver disken besked om, hvad I kan nå at håndtere lige nu. Hvis det ikke er muligt at vurdere det, skal I åbent fortælle gæsten, at I er nødt til at undersøge sagen først. Det giver gæsten et klart grundlag for at vælge færdigtilberedte varer, fravælge varme retter eller undlade at bestille. Det er tydeligere end først at tage imod hele ordren og bagefter diskutere, hvem der har misforstået hvad.

Forklar ventetiden ud fra køkkenets status – ikke ud fra, hvad menuen giver mulighed for at bestille

Når I præsenterer morgenmaden, skal I skelne mellem kolde varer, færdigbagte produkter og mad, der skal varmes på stedet, og forklare, hvordan hver type bliver pakket. Hvis gæsten ønsker at bytte en vare ud, skal I afklare med køkkenet, om det kan lade sig gøre, og om det ændrer ventetiden. Tjek udvalg, portionsstørrelser og emballage, før I tager imod ordren. Pres ikke gæsten til at betale, hvis vedkommende ikke kan acceptere ventetiden.

MenuSnap-vejledningen til opstart omfatter menuen, medarbejdernes roller i forbindelse med ordremodtagelse og køkkenets opsætning som en del af forberedelserne til driften. Når medarbejderen ved disken har fundet ordren og kontrolleret, om den er modtaget, skal vedkommende spørge køkkenet om den aktuelle status og afklare, hvem der giver den næste tilbagemelding. At en ret vises på en telefon, beviser ikke, at køkkenet er begyndt på den. At en ordreseddel på papir ikke kan findes, beviser heller ikke, at ordren ikke er modtaget. Vanskeligheder med at finde ordren må ikke løses ved at afgive endnu en ordre. Den forventede afhentningstid skal baseres på den aktuelle tilberedningssituation på vagten.

Når gæsten snart skal gå, skal I forklare situationen ud fra én af tre statusser

• Tilberedningen er ikke begyndt: Bed den ansvarlige medarbejder bekræfte den aktuelle efterspørgsel og mulighederne for ændringer. Lad derefter en medarbejder med bemyndigelse forklare gæsten, om det er muligt at vente, fjerne varer eller vælge en anden løsning, der kan gennemføres. Slet ikke varer på eget initiativ.
• Tilberedningen er i gang: Fortæl, hvad I ved om fremdriften, og hvad der stadig er usikkert. Undersøg først, om ordren kan ændres. Skift ikke på eget initiativ til en anden morgenmad for at spare tid.
• Maden er færdig, men endnu ikke samlet: Find ud af, hvor varerne er, om emballagen er klar, og hvem der står for udleveringen. Kontrollér derefter ordren som afgivet i stedet for at sætte en ny tilberedning i gang.

Hvis varer skal fjernes, eller der skal gives penge tilbage, skal en medarbejder med bemyndigelse kontrollere den aktuelle regning og det faktiske resultat. Ved tilbagebetalinger online skal resultatet på serveren og hos betalingsudbyderen lægges til grund. Lov ikke mundtligt at betale penge tilbage, før I har afklaret, hvordan det kan håndteres.

Brug et afhentningskort til de varer fra den aktuelle ordre, der mangler

• Ordreidentifikation og placering: Brug en måde at finde ordren på, som både gæsten og medarbejderne forstår. Opdatér afhentningsstedet, hvis gæsten flytter sig hen til døren eller skifter plads.
• Allerede udleveret: Notér hver vare og dens antal. Kontrollér emballagen til takeaway inden udlevering. Antag ikke, at ordren er komplet, fordi et krus eller en pose er tom.
• Mangler at blive afhentet: Skriv de varme retter eller drikkevarer, der endnu ikke er udleveret, på kortet, og angiv for hver vare, om den er under tilberedning, afventer samling eller afventer et svar.
• Status og ansvarlig for opfølgning: Notér, hvad gæsten allerede har fået besked om, hvilken køkkenstation der er ansvarlig, og hvem der overtager sagen. Giv gæsten besked, når status ændrer sig.

Hvis der opstår netværksproblemer, skal den udpegede medarbejder først forklare situationen. Bestilling ved at scanne en QR-kode og bruge websiden, synkronisering i skyen og onlinebetaling kræver en netværksforbindelse. Hvilke funktioner der kan bruges offline i den native klient, afhænger af den officielle version og konfiguration, der er i brug. Når forbindelsen er genoprettet, skal I kontrollere ordrer og betalinger og undersøge, hvad der allerede er gjort, før I fortsætter, så gentagen indsendelse ikke fører til, at der tilberedes en ekstra morgenmad.