Nach bestellten Getränken fragen oder weitere bestellen: offene Bestellungen, Nachlieferungen und Zusatzbestellungen unterscheiden

Wenn am selben Tisch noch einmal dasselbe Getränk erwähnt wird, fragen Sie zuerst, ob es um den Status des ursprünglichen Getränks geht, um die Nachlieferung eines bereits bestellten, aber noch nicht angekommenen Getränks oder um eine ausdrückliche Neubestellung. Bei einer Nachfrage verfolgen Sie den Status über die ursprüngliche Bestellung; nur bei einer Neubestellung bestätigen Sie die Menge und erfassen den neuen Auftrag. Dass die Bar die Zubereitung abgeschlossen hat, der Service das Getränk mitgenommen hat und es am Tisch angekommen ist, sind unterschiedliche Sachverhalte. Aus einem knappen „fertig“ oder einem mitgenommenen Tablett lässt sich nicht schließen, dass die gesamte Bestellung zugestellt wurde.

Drei verschiedene Anliegen, drei unterschiedliche Schritte für die Bar

• Nach dem Status fragen: Nennen Sie die ursprüngliche Bestellung und die Hinweise zum Getränk. Bitten Sie die Bar um Auskunft, ob es noch nicht zubereitet wird, gerade zubereitet wird oder fertig an der Bar steht. Legen Sie nicht eine zweite Bestellung desselben Getränks an, nur um den Status zu erfragen.
• Nachlieferung verlangen: Prüfen Sie zunächst, was in dieser Runde geliefert werden sollte und was tatsächlich angekommen ist. Klären Sie, ob sich das Getränk noch an der Bar befindet, unterwegs ist oder noch nicht zubereitet wurde. Lassen Sie es nicht einfach erneut zubereiten, bevor der Sachverhalt geklärt ist.
• Ausdrücklich neu bestellen: Bestätigen Sie am Tisch die gewünschte Menge und Ausführung und geben Sie dann die neue Bestellung an die zuständige Stelle weiter. Machen Sie aus einem Eintrag zur Statusabfrage nicht einfach einen neuen Umsatz.

Wenn Gäste nicht mehr wissen, um welche Bestellrunde es geht, kann das Team die Getränkeart und die noch fehlenden Getränke wiederholen, um die Bestellung zu finden. Gäste müssen sich keine internen Nummern merken, und die Verantwortung für die Suche wird nicht auf sie abgewälzt.

Auf einem Übergabeblatt kann das Team die Getränke der ersten Runde, spätere Zusatzbestellungen und noch ungeklärte Getränke in der jeweiligen Reihenfolge kennzeichnen. Diese Runden dienen nur als Orientierung; maßgeblich ist der tatsächliche Bestellverlauf. Wer die Aufzeichnungen pflegt, trägt die gefundenen Informationen an der ursprünglichen Stelle nach. Die nächste Schicht verfolgt den Vorgang anhand derselben Angaben weiter.

Der Leitfaden von MenuSnap zur Übergabe in der Küche unterscheidet zwischen abgeschlossener Zubereitung und der Verantwortung des Service für das Servieren. Sobald die Bar den betreffenden Auftrag gefunden hat, sollte sie mitteilen, welcher Arbeitsbereich als Nächstes übernimmt, und den Stand anschließend an den Service am Tisch zurückmelden.

Eine Übergabeliste für jedes Getränk – nicht nur die Gesamtzahl dieser Runde

• Zuordnung: aktueller Tisch, ursprüngliche Bestellung sowie Getränk und gewünschte Ausführung dieser Bestellung. Auch wenn dasselbe Getränk an mehreren Tischen oder in verschiedenen Bestellrunden vorkommt, prüfen Sie die Zuordnung jeweils einzeln, statt Getränke allein anhand der Glasform zuzuordnen.
• Zubereitung und Standort: Halten Sie getrennt fest, ob ein Getränk noch zubereitet wird, fertig an der Bar steht, dem Service zum Servieren übergeben wurde oder am Tisch angekommen ist. Dies sind Aufzeichnungen für die Kommunikation im Team und keine Zusage zu zusätzlichen Statusanzeigen in einer Benutzeroberfläche.
• Übergabe und ausstehende Getränke: Halten Sie bei der Übergabe eines Tabletts fest, welche Getränke mitgenommen wurden, welche noch an der Bar stehen und wer sich darum kümmert. Notieren Sie nicht nur, dass ein Tablett mitgenommen wurde.
• Noch ungeklärte Punkte: Halten Sie Nachfragen zum Status, Zusatzbestellungen ohne geklärte Quelle und Fragen fest, zu denen noch eine Rückmeldung vom zuständigen Arbeitsplatz aussteht. Vermerken Sie die ursprüngliche Ansprechperson und den nächsten Schritt, aber keine persönlichen Beschreibungen oder vertraulichen Angaben.

Wenn die Getränke am Tisch angekommen sind, wiederholen Sie gegenüber den Gästen, was diesmal bereits serviert wurde und was noch aussteht. Übernimmt eine andere Servicekraft das Servieren, teilen Sie ihr mit, welche Getränke noch fehlen und wer derzeit dafür verantwortlich ist. Führen Sie die Angaben unter derselben Bestellung zusammen, statt nur die Gesamtzahl der Gläser zu nennen.

Wenn ein Gast ein Getränk an eine Begleitperson weiterreicht, sollte das Team die Zuordnung des Verzehrs nicht allein danach ändern, wer gerade das Glas in der Hand hält. Besteht Unklarheit darüber, ob die Gäste am Tisch gemeinsam oder getrennt bezahlen, klären Sie dies gesondert. Das Weiterreichen eines Getränks darf nicht zur Grundlage einer spontanen Rechnungsaufteilung werden. Das Servieren der Getränke und der Zahlungsstatus sind unterschiedliche Sachverhalte: Zahlungen müssen weiterhin unabhängig geprüft werden; ein Übergabevermerk ist kein Nachweis dafür, dass die Rechnung beglichen wurde.

Bei Änderungen den Status erneut prüfen und nicht nur eine Notiz hinterlassen

Während der Wartezeit möchten Gäste möglicherweise das ursprünglich bestellte Getränk durch eine alkoholfreie Variante ersetzen oder die Menge an Eis anpassen lassen. Der Service sollte zuerst bei der Bar erfragen, ob das Getränk bereits zubereitet wurde, und dann erklären, was sich tatsächlich noch ändern lässt. Es genügt nicht, am Tisch eine Änderung zuzusagen und sie nur in der Bestellnotiz zu vermerken. Ebenso wenig darf ein bereits zubereitetes Getränk ohne Zustimmung der Gäste als Ersatz serviert werden.

Wenn sowohl Papierbons als auch Bildschirme verwendet werden, muss eine Änderung die Stelle erreichen, an der das betreffende Getränk gerade bearbeitet wird. Die zuständige Person prüft die ursprüngliche Bestellung und die gewünschte Änderung und meldet zurück, ob die Zubereitung bereits gestoppt wurde oder noch angepasst werden kann. Anschließend erklärt der Service den Gästen die endgültige Lösung. Die Betriebsleitung kann je nachdem, wo die Mitarbeitenden eingesetzt sind, festlegen, wer Änderungen entgegennimmt, damit Service, Bar und Kasse nach derselben Entscheidung vorgehen. Das Übergabeblatt hilft beim Auffinden des Vorgangs; die konkrete Zubereitung muss weiterhin am jeweiligen Arbeitsplatz bestätigt werden.

Wird wiederholt nach demselben Getränk gefragt, prüfen Sie anhand der Liste, ob der Status der Zubereitung noch nicht mitgeteilt wurde, eine Rückmeldung der Bar noch aussteht oder tatsächlich eine weitere Bestellung vom Tisch vorliegt. Klären Sie zuerst, was tatsächlich geschehen ist, und ergänzen Sie dann die Rückmeldung oder den Übergabeschritt. So weiß die übernehmende Kollegin oder der übernehmende Kollege, welches Getränk noch fehlt und an wen sie oder er sich als Nächstes wenden muss.