Ερώτηση για ποτό που καθυστερεί ή νέος γύρος: ξεχωρίστε το παλιό αίτημα, την αναπλήρωση και τη νέα παραγγελία

Όταν κάποιος στο ίδιο τραπέζι ζητήσει ξανά το ίδιο ποτό, ρωτήστε πρώτα αν θέλει να μάθει τι απέγινε το αρχικό, να του φέρουν κάτι που έχει ήδη παραγγείλει αλλά δεν έχει φτάσει ή να προσθέσει ξεκάθαρα άλλο ένα. Για ερώτηση σχετικά με την παλιά παραγγελία, αναζητήστε την πρόοδό της στην αρχική παραγγελία. Μόνο για νέα παραγγελία επιβεβαιώνετε την ποσότητα και προχωράτε στην καταχώρισή της. Το ότι το μπαρ ολοκλήρωσε την παρασκευή, το ότι το προσωπικό σέρβις πήρε το ποτό και το ότι αυτό έφτασε στο τραπέζι είναι διαφορετικά γεγονότα. Μην θεωρείτε ότι παραδόθηκε ολόκληρη η παραγγελία επειδή κάποιος είπε «έτοιμο» ή επειδή είδατε έναν δίσκο.

Τρεις διαφορετικές προθέσεις απαιτούν διαφορετικό χειρισμό από το μπαρ

• Ερώτηση για την πορεία: αναφέρετε την αρχική παραγγελία και τα στοιχεία του ποτού και ζητήστε από το μπαρ να διευκρινίσει αν δεν έχει ξεκινήσει, αν βρίσκεται σε προετοιμασία ή αν είναι έτοιμο και περιμένει να το πάρουν. Μην καταχωρίζετε δεύτερο ίδιο ποτό μόνο και μόνο για να ελέγξετε την πορεία του πρώτου.
• Αίτημα να φέρουν ό,τι εκκρεμεί: ελέγξτε πρώτα τι έπρεπε να παραδοθεί σε αυτόν τον γύρο και τι έχει όντως φτάσει. Εξακριβώστε αν το ποτό βρίσκεται στο μπαρ, καθ’ οδόν ή δεν έχει ακόμη ετοιμαστεί. Μην ζητάτε να ξαναφτιαχτεί χωρίς να έχετε ξεκαθαρίσει τι συνέβη.
• Ξεκάθαρη νέα παραγγελία: επιβεβαιώστε στο τραπέζι την ποσότητα και τις προδιαγραφές αυτής της παραγγελίας και διαβιβάστε το νέο αίτημα στο αρμόδιο πόστο. Μην μετατρέπετε μια καταγραφή ερώτησης σε νέα χρέωση.

Αν ο πελάτης δεν θυμάται σε ποιον γύρο ανήκει το αίτημα, το προσωπικό μπορεί να επαναλάβει το είδος του ποτού και ό,τι δεν έχει ακόμη παραδοθεί για να βοηθήσει στην αναζήτηση. Δεν χρειάζεται να ζητήσει από τον πελάτη να θυμάται εσωτερικούς κωδικούς ούτε να του μεταθέσει την ευθύνη να εντοπίσει την παραγγελία.

Σε ένα φύλλο παράδοσης-παραλαβής του καταστήματος, μπορείτε να σημειώνετε με τη σειρά τα ποτά του πρώτου γύρου, τις μεταγενέστερες προσθήκες και όσα χρειάζονται ακόμη επιβεβαίωση. Η αρίθμηση των γύρων είναι μόνο βοηθητικός τρόπος καταγραφής· οι επίσημες ενέργειες βασίζονται στην πραγματική παραγγελία. Όποιος είναι υπεύθυνος για την ενημέρωση του αρχείου καταχωρίζει εκεί τα ευρήματα, και ο επόμενος στη βάρδια συνεχίζει την παρακολούθηση με βάση τα ίδια στοιχεία.

Ο οδηγός του MenuSnap για την παράδοση-παραλαβή στην κουζίνα διακρίνει την ολοκλήρωση της παρασκευής από την ευθύνη του προσωπικού σέρβις για την παράδοση. Αφού εντοπίσει την αντίστοιχη εργασία, το προσωπικό του μπαρ πρέπει να διευκρινίσει ποιο πόστο αναλαμβάνει στη συνέχεια και να ενημερώσει το προσωπικό στο τραπέζι για την πορεία.

Κάρτα παράδοσης για κάθε ποτό, όχι μόνο το σύνολο του γύρου

• Στοιχεία αντιστοίχισης: το τρέχον τραπέζι, η αρχική παραγγελία, το ποτό αυτής της παραγγελίας και οι προδιαγραφές του. Ακόμη κι όταν πρόκειται για ίδιο ποτό σε διαφορετικά τραπέζια ή γύρους, ελέγξτε κάθε περίπτωση ξεχωριστά· μην βασίζεστε στο μέγεθος ή στο σχήμα του ποτηριού για να μετρήσετε.
• Παρασκευή και θέση: σημειώστε ξεχωριστά αν το ποτό παρασκευάζεται ακόμη, αν έχει ετοιμαστεί και παραμένει στο μπαρ, αν το έχει πάρει το προσωπικό σέρβις για να το μεταφέρει ή αν έχει φτάσει στο τραπέζι. Πρόκειται για καταγραφές επικοινωνίας μεταξύ εργαζομένων, όχι για υπόσχεση ότι υπάρχουν αντίστοιχες καταστάσεις σε κάποια διεπαφή.
• Τι παραδόθηκε και τι απομένει: κατά την παράδοση του δίσκου, διευκρινίστε ποια ποτά πήρε το προσωπικό, ποια παραμένουν στο μπαρ και ποιος θα συνεχίσει να τα παρακολουθεί. Μην καταγράφετε απλώς ότι έφυγε ένας δίσκος.
• Όσα δεν έχουν εξακριβωθεί: κρατήστε σημείωση για τις ερωτήσεις σχετικά με την πορεία, τις πρόσθετες παραγγελίες για τις οποίες δεν είναι σαφές από πού προέκυψαν και όσα περιμένουν απάντηση από το αρμόδιο πόστο. Καταγράψτε ποιος παρέλαβε αρχικά το αίτημα και ποιο είναι το επόμενο βήμα· μην σημειώνετε προσωπικά χαρακτηριστικά ή ιδιωτικά στοιχεία.

Όταν φτάσουν τα ποτά στο τραπέζι, επαναλάβετε στον πελάτη ποια παραδόθηκαν αυτή τη φορά και ποια απομένουν. Αν αλλάξει το άτομο που τα μεταφέρει, ενημερώστε τον αντικαταστάτη για όσα εκκρεμούν και για τον τρέχοντα υπεύθυνο. Συγκεντρώστε την ενημέρωση στην ίδια παραγγελία αντί να αναφέρετε μόνο το σύνολο των ποτών.

Αν ο πελάτης δώσει το ποτό του σε κάποιον από την παρέα του, το προσωπικό δεν πρέπει να αλλάξει τον καταλογισμό με βάση το ποιος κρατά το ποτήρι εκείνη τη στιγμή. Αν δεν είναι σαφές αν το τραπέζι πληρώνει μαζί ή χωριστά, επιβεβαιώστε το ξεχωριστά· μην χρησιμοποιείτε την παράδοση του ποτού ως βάση για προσωρινό επιμερισμό του λογαριασμού. Η παράδοση του ποτού και η πληρωμή είναι διαφορετικά ζητήματα. Η είσπραξη πρέπει να ελέγχεται ξεχωριστά και η καταγραφή παράδοσης δεν αποτελεί απόδειξη εξόφλησης.

Ελέγξτε ξεχωριστά την πορεία για αλλαγή προδιαγραφών· μην αντικαθιστάτε την επικοινωνία με μια σημείωση

Όσο περιμένουν, οι πελάτες μπορεί να ζητήσουν να αντικατασταθεί το αρχικό ποτό με μια μη αλκοολούχα επιλογή ή να αλλάξει η ποσότητα πάγου. Ο σερβιτόρος πρέπει πρώτα να ρωτήσει το μπαρ αν το ποτό έχει ήδη παρασκευαστεί και έπειτα να εξηγήσει τι αλλαγές είναι πράγματι εφικτές. Δεν αρκεί να συμφωνήσει στο τραπέζι και να γράψει απλώς μια σημείωση στην παραγγελία. Ούτε πρέπει να σερβίρει ως υποκατάστατο ένα ποτό που έχει ήδη παρασκευαστεί χωρίς να έχει επιβεβαιώσει την αλλαγή με τον πελάτη.

Όταν χρησιμοποιούνται ταυτόχρονα έντυπα δελτία και οθόνες, η διόρθωση πρέπει να φτάσει στο πόστο που ετοιμάζει το συγκεκριμένο ποτό. Όποιος την παραλάβει ελέγχει την αρχική παραγγελία και τις νέες προδιαγραφές και απαντά αν η παρασκευή έχει ήδη σταματήσει ή αν η αλλαγή είναι εφικτή. Έπειτα, το προσωπικό σέρβις ενημερώνει τον πελάτη για την τελική διευθέτηση. Ο διευθυντής μπορεί να ορίσει ποιος θα παραλαμβάνει τις αλλαγές, ανάλογα με το πού βρίσκεται το προσωπικό, ώστε το τραπέζι, το μπαρ και το ταμείο να ακολουθούν την ίδια απόφαση. Το φύλλο παράδοσης-παραλαβής βοηθά στον εντοπισμό· για την παρασκευή απαιτείται επιβεβαίωση από το αρμόδιο πόστο.

Όταν γίνονται επανειλημμένα ερωτήσεις για το ίδιο ποτό, ελέγξτε με βάση την κάρτα αν δεν έχει ακόμη διευκρινιστεί η πορεία της παρασκευής, αν η ενημέρωση από το μπαρ δεν έχει μεταφερθεί στο τραπέζι ή αν υπάρχει πράγματι νέα παραγγελία από το ίδιο τραπέζι. Εξακριβώστε πρώτα τι συνέβη και έπειτα δώστε την ενημέρωση ή ολοκληρώστε την παράδοση που εκκρεμεί, ώστε ο συνάδελφος που αναλαμβάνει να γνωρίζει ποιο ποτό λείπει ακόμη και σε ποιον πρέπει να απευθυνθεί στη συνέχεια.