Gäste kommen nach und nach: Jede neue Runde und noch nicht servierte Speisen in der Reihenfolge des Hinzukommens prüfen

Wenn Gäste nach und nach eintreffen und sich eine weitere Gruppe dazugesellt, prüft das Personal zuerst, was bereits bestellt wurde und welche Speisen noch nicht serviert sind. Danach wird geklärt, was diesmal tatsächlich neu hinzukommt und welcher Rechnung es zugeordnet werden soll. Erfassen Sie nicht die gesamte Bestellung anhand der aktuellen Personenzahl erneut und legen Sie Rechnungen nicht allein deshalb zusammen, weil die Gäste gemeinsam unterwegs sind. Halten Sie Änderungen bei der Ankunft und die neuen Bestellungen dieser Runde an einer Stelle fest, damit die später zuständigen Mitarbeitenden den Service am selben Tisch nahtlos fortsetzen können.

Änderungen bei der Ankunft erfassen, statt den Bedarf des ganzen Tisches neu anzulegen

• Die zuerst angekommenen Gäste nehmen Platz: Notieren Sie den aktuellen Tisch, die ursprüngliche Bestellung, bereits bestellte und noch nicht servierte Speisen. Klären Sie zuerst, wie die bisherigen Bestellungen abgerechnet werden sollen.
• Begleitpersonen kommen später hinzu: Fragen Sie zuerst, ob bereits jemand aus der Gruppe Platz genommen hat und wo die später Hinzukommenden sitzen möchten. Erfragen Sie dann ihre individuellen und gemeinsamen Wünsche für diese Runde und erklären Sie, welcher Rechnung sie zugeordnet werden. Ist die Zuordnung der Rechnungen noch nicht vereinbart, lassen Sie die ursprünglichen Einträge zunächst unverändert.
• In dieser Runde werden eindeutig weitere Speisen bestellt: Wiederholen Sie Varianten und Mengen, gleichen Sie sie mit den bisherigen Bestellungen ab und klären Sie, ob es sich um eine neue Bestellung oder eine Nachfrage zur vorherigen Runde handelt.
• Der Tisch wird kurzfristig gewechselt: Prüfen Sie die ursprüngliche Bestellung und den neuen Platz und informieren Sie die Mitarbeitenden, die noch mit der Zubereitung und dem Servieren beschäftigt sind. Prüfen Sie anhand der Berechtigungen und des aktuellen Status, welche Systemvorgänge möglich sind.
• Jemand geht früher: Prüfen Sie, wer die bisher bestätigten Kosten übernimmt, welche Beträge tatsächlich eingegangen sind und was noch offen ist. Teilen Sie keine Kosten für spätere Bestellungen auf, die noch gar nicht angefallen sind.

Eine Notiz für die aktuelle Runde mit sechs Informationen, die sich weiterverfolgen lassen

• Aktueller Platz und ursprüngliche Bestellung: Verwenden Sie ein Merkmal, mit dem sich der Eintrag wiederfinden lässt. Suchen Sie eine Rechnung nicht anhand von Aussehen, Kleidung oder einer vollständigen Namensliste der Begleitpersonen.
• Wünsche aus dieser Runde: Notieren Sie nur Speisen, Varianten und Mengen, die diesmal bestätigt wurden. Teilen Sie der Küche klar mit, was in dieser Runde neu hinzukommt, und nennen Sie die Bestellkennung. Frühere Einträge dienen der Zuordnung; übermitteln Sie nicht die gesamte Bestellung erneut.
• Bereits serviert und noch ausstehend: Unterscheiden Sie zwischen bereits servierten Speisen, noch in Zubereitung befindlichen Speisen, fertig zubereiteten, aber noch nicht servierten Speisen und Punkten, zu denen noch eine Rückfrage offen ist.
• Vereinbarung zur Abrechnung: Halten Sie fest, wer die Kosten für neue Bestellungen übernimmt und ob dies noch geklärt werden muss. Leiten Sie die Zuständigkeit nicht daraus ab, wer zuerst angekommen ist.
• Zuständige Servicekraft dieser Runde: Diese Person führt neue, von anderen Mitarbeitenden aufgenommene Wünsche zusammen und benennt beim Verlassen ihres Postens ausdrücklich die übernehmende Person.
• Nächster Schritt: Halten Sie fest, ob die vorherige Bestellung geprüft, die neue Bestellung dieser Runde übermittelt oder eine Antwort von einer bestimmten Stelle abgewartet werden muss. Die übernehmende Person bestätigt, dass sie die Information erhalten hat.

Möchte eine später eingetroffene Person ein weiteres Gericht zum Teilen bestellen, vergleicht die Servicekraft zunächst die Aufzeichnungen zur Zubereitung und Ausgabe der vorherigen Runde und weist auf die bereits bestellten Speisen hin. Dann wird gefragt, ob es sich um eine zusätzliche Bestellung oder um eine Nachfrage zur ursprünglichen Bestellung handelt. Ein Gericht darf nicht eigenmächtig storniert werden, nur weil jemand am Tisch meint, es sei vielleicht schon bestellt worden. Ebenso wenig bedeutet „noch einmal dasselbe“, dass die gesamte Bestellung des Tisches wiederholt werden soll. Die Person, die den Wunsch in dieser Runde äußert, bestätigt die entscheidenden Varianten und Mengen persönlich.

Gäste am selben Tisch fragen möglicherweise verschiedene Mitarbeitende nach der Speisekarte, bitten um Wasser oder bestellen weitere Speisen. Es kann eine Servicekraft bestimmt werden, die die bestätigten Wünsche der jeweiligen Runde zusammenführt. Die anderen Mitarbeitenden reagieren weiterhin wie gewohnt und geben neue Informationen zur Überprüfung an dieselbe Stelle weiter. Verlässt die zuständige Servicekraft ihren Posten, benennt sie die Vertretung und übergibt alle noch offenen Punkte. So kann jeder Mitarbeitende auf Bitten der Gäste eingehen, während der Servicebereich über einen klaren, fortlaufend aktualisierten Überblick über die aktuelle Situation verfügt.

Beim Tischwechsel die Zuordnung aktualisieren, nicht für später Hinzukommende eine neue Bestellung aufgeben

• Prüfen Sie, was für den ursprünglichen Tisch erfasst und bereits serviert wurde und welche Speisen noch ausstehen. So wird verhindert, dass am neuen Tisch dieselben Speisen erneut bestellt werden.
• Prüfen Sie den neuen Platz und die Zuordnung zur aktuellen Rechnung. Mitarbeitende mit den entsprechenden Berechtigungen führen mögliche Vorgänge anhand des aktuellen Status aus. Das Umstellen von Gläsern ist kein Beleg dafür, dass der Tischwechsel im System korrekt erfasst wurde.
• Teilen Sie den Mitarbeitenden am Empfang, in der Zubereitung und im Service klar mit, an welchen Tisch die Bestellungen jetzt gebracht werden sollen. Stellen Sie sicher, dass sich auch um noch nicht servierte Getränke jemand kümmert. Es genügt nicht, nur innerhalb des Serviceteams mitzuteilen, dass der Tisch gewechselt wurde.
• Eine Servicekraft wiederholt das Ergebnis der Übergabe. Die übernehmende Person muss den Eintrag anhand der Bestellkennung finden können, statt den Ablauf aus dem Gedächtnis zu ergänzen.

Wer früher geht, bezahlt nur bereits bestätigte Bestellungen

Gäste, die früher gehen, möchten möglicherweise nur ihre Getränke bezahlen oder einen Teil der gemeinsam bestellten Speisen übernehmen. Die Kassenkraft sollte zuerst die aktuellen Speisen, die bereits eingegangenen Zahlungen und den noch offenen Betrag prüfen und dann die Aufteilung mit dem Gast bestätigen. Später eintreffende Gäste können weiterhin Speisen bestellen. Teilen Sie daher nicht vorsorglich die Kosten für noch nicht erfolgte Bestellungen der gesamten Tischgruppe auf.

Der Leitfaden zur getrennten Abrechnung von MenuSnap erläutert die Aufteilung zu gleichen Teilen, nach Speisen und nach Betrag. Das Personal prüft anhand der bestätigten Aufteilungsvereinbarung, welche Möglichkeiten die aktuelle Rechnung unterstützt, und wickelt die Zahlungen anschließend einzeln ab.

• Prüfen Sie für jeden Anteil den tatsächlich eingegangenen Betrag und den noch offenen Rest. Ein gedruckter Beleg zur Rechnungsaufteilung oder der Zahlungsnachweis einer einzelnen Person belegt nicht, dass die gesamte Tischrechnung beglichen ist.
• Bei einem eigenständigen Kartenterminal prüfen Mitarbeitende die Zahlung zunächst über das Terminal oder beim Zahlungsdienstleister und erfassen sie anschließend für den richtigen Rechnungsanteil. MenuSnap überprüft diese Transaktion am eigenständigen Terminal nicht automatisch.
• Ist unklar, ob eine Zahlung erfolgreich war, prüfen Sie die ursprüngliche Transaktion. Belasten Sie die Karte nicht erneut, bevor der Sachverhalt geklärt ist. Werden während des Bezahlvorgangs weitere Speisen bestellt, prüfen Sie vor dem Fortfahren die aktuelle Rechnung.

Onlinezahlungen und die Synchronisierung mit der Cloud sind von einer Netzwerkverbindung abhängig. Welche Funktionen der nativen Anwendung offline verfügbar sind, richtet sich nach der offiziellen Version und der Konfiguration. Prüfen Sie nach Wiederherstellung der Verbindung Bestellungen und Zahlungen. Aufzeichnungen zu Ankunftsänderungen und Runden sind lediglich interne Hilfsmittel für Mitarbeitende; sie ersetzen keine offizielle Bestellung und belegen nicht, dass das System automatisch Gruppen bildet oder Rechnungen zusammenführt.