Påminnelse om dryck eller en ny beställning: skilj mellan befintliga önskemål, kompletterande leverans och tillägg

När någon vid bordet frågar efter samma dryck igen, ta först reda på om personen frågar om det ursprungliga glaset, vill få något som redan beställts men ännu inte kommit levererat eller tydligt vill beställa ytterligare ett glas. Följ den ursprungliga beställningen för att kontrollera statusen på ett befintligt önskemål. Vid en ny beställning bekräftar ni först antalet och registrerar sedan den nya beställningen. Att baren har tillrett drycken, att serveringspersonalen har tagit den och att den har levererats till bordet är tre olika saker. Utgå inte från att allt i en beställningsomgång har levererats bara för att någon säger ”klar” eller för att en bricka har hämtats.

Tre olika avsikter kräver olika besked till baren

• Fråga om status: ange den ursprungliga beställningen och vilken dryck det gäller. Be baren uppge om den inte har börjat tillredas, håller på att tillredas eller är färdig och väntar på att hämtas. Skapa inte en ny beställning av samma dryck bara för att kontrollera statusen.
• Begäran om kompletterande leverans: kontrollera först vad som skulle levereras i den här omgången och vad som faktiskt har nått bordet. Ta reda på om glaset är kvar vid baren, på väg till bordet eller ännu inte har tillretts. Gör inte om beställningen innan ni har rett ut vad som hänt.
• Tydlig ny beställning: bekräfta antalet och specifikationen med gästen vid bordet och skicka sedan den nya beställningen till ansvarig personal. Ändra inte en statusfråga till en ny beställning.

Om gästen är osäker på vilken omgång det gäller kan personalen upprepa dryckens sort och vad som ännu inte har lämnats ut för att hjälpa till att hitta beställningen. Be inte gästen komma ihåg interna nummer och lägg inte ansvaret för att hitta beställningen på gästen.

På restaurangens överlämningsblad kan drycker markeras i ordning som första beställningen, senare tillägg och sådant som ännu behöver kontrolleras. Indelningen i omgångar är bara ett hjälpmedel; följ den faktiska beställningen vid hanteringen. Den som ansvarar för dokumentationen fyller i resultatet av kontrollen på samma ställe, så att nästa medarbetare kan följa samma spår.

Guiden från MenuSnap om överlämning mellan kök och servering skiljer mellan avslutad tillredning och serveringspersonalens ansvar för leverans till bordet. När barpersonalen har hittat den aktuella beställningen ska de ange vilken funktion som tar över härnäst och återkoppla om statusen till personalen vid bordet.

Ett leveranskort för varje glas – inte bara ett totalantal för omgången

• Underlag för identifiering: aktuellt bord, ursprunglig beställning, dryck och specifikation för den här beställningen. Även när samma dryck förekommer vid olika bord eller i olika omgångar ska de kontrolleras var för sig; räkna inte ihop dem utifrån glasens utseende.
• Tillredning och plats: anteckna separat om drycken fortfarande tillreds, är färdig och står kvar vid baren, har lämnats till serveringspersonalen för leverans eller har kommit fram till bordet. Det här är anteckningar för personalens kommunikation, inte ett löfte om nya statusar i ett gränssnitt.
• Vad som lämnats ut och vad som återstår: vid överlämning av en bricka ska det framgå vilka glas som hämtats, vilka som är kvar vid baren och vem som följer upp. Anteckna inte bara att en bricka har hämtats.
• Sådant som ännu inte har retts ut: låt frågor om status, tillägg utan tydlig koppling till en ursprunglig beställning och ärenden som väntar på besked från arbetsstationen stå kvar. Ange vem som tog emot ärendet och vad nästa steg är. Anteckna inte personers utseende eller privata uppgifter.

När dryckerna har kommit fram till bordet, upprepa för gästen vad som har levererats och vad som fortfarande ska levereras. Om en annan medarbetare tar över serveringen, lämna över vilka beställningar som återstår och vem som ansvarar för dem. Följ dem under samma beställning i stället för att bara ange det totala antalet glas.

Om en gäst ger ett glas till någon annan vid bordet ska personalen inte ändra vem som debiteras bara utifrån vem som håller i glaset. Om det är oklart om sällskapet betalar tillsammans eller var för sig, fråga separat. Använd inte överlämningen av ett glas som grund för en tillfällig uppdelning av notan. Leverans av drycker och betalning är två olika saker. Betalningen måste kontrolleras separat; en leveransanteckning är inget bevis på att notan är betald.

Kontrollera statusen separat vid ändringar – låt inte en anteckning ersätta återkoppling

Medan gästen väntar kan hen vilja byta den ursprungliga drycken mot ett alkoholfritt alternativ eller be om en annan mängd is. Serveringspersonalen ska först fråga baren om drycken redan har tillretts och sedan förklara vad som faktiskt går att ändra. Det räcker inte att säga ja vid bordet och sedan bara skriva en anteckning i beställningen. Personalen får inte heller servera en redan tillredd dryck som ersättning utan gästens godkännande.

Om pappersbeställningar och skärmar används samtidigt måste ändringen nå den arbetsstation som hanterar drycken. Mottagaren kontrollerar den ursprungliga beställningen och den nya specifikationen och återkopplar om tillredningen har stoppats eller om drycken går att ändra. Serveringspersonalen förklarar sedan den slutliga lösningen för gästen. Restaurangchefen kan utse vem som tar emot ändringar utifrån var personalen befinner sig, så att serveringen, baren och kassan följer samma beslut. Överlämningsbladet hjälper personalen att hitta beställningen, men den som arbetar vid stationen måste fortfarande bekräfta vad som kan tillredas.

När samma glas efterfrågas flera gånger, följ kortet och kontrollera om tillredningens status ännu inte har förklarats, om beskedet från baren inte har nått serveringen eller om någon vid bordet faktiskt har lagt till en beställning. Ta reda på vad som har hänt innan ni återkopplar eller ordnar leveransen. Då vet nästa medarbetare vilket glas som fortfarande saknas och vem som ska kontaktas härnäst.