Πώς να εξυπηρετείτε παρέες που φτάνουν σταδιακά: ελέγχετε κάθε νέα παραγγελία και όσα δεν έχουν σερβιριστεί, με τη σειρά άφιξης

Κάθε φορά που προστίθενται νέοι πελάτες σε μια παρέα που φτάνει σταδιακά, το προσωπικό ελέγχει πρώτα τι έχει ήδη παραγγελθεί και ποια είδη δεν έχουν ακόμη σερβιριστεί. Έπειτα επιβεβαιώνει τι πραγματικά προστίθεται αυτή τη φορά και πού θα καταχωριστεί. Μην ξαναπερνάτε ολόκληρη την παραγγελία του τραπεζιού με βάση τον τρέχοντα αριθμό των ατόμων και μην ενώνετε λογαριασμούς μόνο και μόνο επειδή οι πελάτες ανήκουν στην ίδια παρέα. Καταγράφετε τις αλλαγές στην προσέλευση και τις νέες προσθήκες κάθε γύρου στο ίδιο σημείο, ώστε οι εργαζόμενοι που αναλαμβάνουν στη συνέχεια να μπορούν να συνεχίσουν την εξυπηρέτηση του ίδιου τραπεζιού.

Ενημερώνετε την καταγραφή με βάση τις αλλαγές στις αφίξεις, χωρίς να ξαναστήνετε την παραγγελία ολόκληρης της παρέας

• Άφιξη και τακτοποίηση των πρώτων πελατών: Καταγράψτε το τρέχον τραπέζι, την αρχική παραγγελία, όσα έχουν ήδη παραγγελθεί και όσα δεν έχουν ακόμη σερβιριστεί. Διευκρινίστε εξαρχής πώς σκοπεύουν να εξοφλήσουν τις χρεώσεις που έχουν ήδη προκύψει.
• Προσθήκη συνοδών αργότερα: Ρωτήστε πρώτα αν έχουν ήδη καθίσει άλλοι συνοδοί και πού θέλουν να καθίσουν. Έπειτα ρωτήστε τι θέλουν να παραγγείλουν για τον εαυτό τους και για να μοιραστούν, και εξηγήστε πού θα καταχωριστούν. Αν δεν έχει συμφωνηθεί ακόμη πώς θα συνδεθούν οι λογαριασμοί, διατηρήστε την αρχική καταγραφή.
• Σαφείς προσθήκες σε αυτόν τον γύρο: Επαναλάβετε τις επιλογές και τις ποσότητες, συγκρίνετέ τες με όσα έχουν ήδη παραγγελθεί και επιβεβαιώστε αν πρόκειται για νέα προσθήκη ή για ερώτηση σχετικά με τον προηγούμενο γύρο.
• Προσωρινή αλλαγή θέσης: Ελέγξτε την αρχική παραγγελία και τη νέα θέση και ενημερώστε τους εργαζομένους που ετοιμάζουν και σερβίρουν τα είδη. Ελέγξτε ποιες ενέργειες επιτρέπονται στο σύστημα, με βάση τα δικαιώματα πρόσβασης και την τρέχουσα κατάσταση.
• Πρόωρη αποχώρηση κάποιου: Ελέγξτε ποια έξοδα αναλαμβάνει, τι έχει πράγματι πληρωθεί και τι παραμένει οφειλόμενο. Μην επιμερίζετε εκ των προτέρων έξοδα που δεν έχουν προκύψει ακόμη.

Μία καταγραφή για τον τρέχοντα γύρο, με έξι στοιχεία που μπορούν να αναζητηθούν και στη συνέχεια

• Τρέχουσα θέση και αρχική παραγγελία: Χρησιμοποιήστε αναγνωριστικά που μπορούν να αναζητηθούν. Μην ψάχνετε λογαριασμούς με βάση την εμφάνιση, τα ρούχα ή έναν πλήρη κατάλογο των συνοδών.
• Αιτήματα του τρέχοντος γύρου: Καταγράψτε μόνο τα πιάτα, τις επιλογές και τις ποσότητες που επιβεβαιώθηκαν τώρα. Ενημερώστε σαφώς την κουζίνα για τις νέες προσθήκες του γύρου και το αναγνωριστικό της παραγγελίας. Χρησιμοποιήστε τις παλιότερες καταχωρίσεις για αναφορά, χωρίς να στείλετε ξανά ολόκληρη την παραγγελία.
• Όσα έχουν σερβιριστεί και όσα εκκρεμούν: Ξεχωρίστε τα είδη που έχουν ήδη παραδοθεί, ετοιμάζονται ακόμη, είναι έτοιμα και περιμένουν να σερβιριστούν ή χρειάζονται ακόμη διευκρίνιση.
• Συμφωνία για τον λογαριασμό: Καταγράψτε ποιος αναλαμβάνει τις νέες προσθήκες και αν αυτό μένει να συμφωνηθεί. Μην βγάζετε συμπεράσματα με βάση τη σειρά άφιξης.
• Υπεύθυνος του τρέχοντος γύρου: Συγκεντρώνει τα νέα αιτήματα που λαμβάνουν οι υπόλοιποι συνάδελφοι και, όταν απομακρύνεται από το πόστο του, διευκρινίζει ποιος τον αντικαθιστά.
• Επόμενο βήμα: Σημειώστε αν πρέπει να ελεγχθεί η προηγούμενη παραγγελία, να καταχωριστούν οι νέες προσθήκες του γύρου ή να αναμένεται απάντηση από κάποιο πόστο. Το άτομο που αναλαμβάνει επιβεβαιώνει ότι έλαβε τις πληροφορίες.

Αν ένας πελάτης που έφτασε αργότερα θέλει να παραγγείλει άλλο ένα πιάτο για τη μέση, ο εργαζόμενος ελέγχει πρώτα τις σημειώσεις για την προετοιμασία και το σερβίρισμα από τον προηγούμενο γύρο. Εξηγεί τι έχει ήδη παραγγελθεί και ρωτά αν πρόκειται για επιπλέον πιάτο ή αν ο πελάτης θέλει απλώς να επιβεβαιώσει το αρχικό. Δεν ακυρώνει κάτι με δική του πρωτοβουλία επειδή κάποιος στο ίδιο τραπέζι λέει ότι νομίζει πως το είχαν παραγγείλει. Ούτε ερμηνεύει το «άλλο ένα ίδιο» ως αίτημα να ξαναγίνει ολόκληρη η παραγγελία. Το άτομο που κάνει το νέο αίτημα επιβεβαιώνει επιτόπου τις βασικές επιλογές και ποσότητες.

Οι πελάτες στο ίδιο τραπέζι μπορεί να ρωτήσουν διαφορετικούς εργαζομένους για το μενού, να ζητήσουν νερό ή να προσθέσουν είδη στην παραγγελία. Μπορείτε να ορίσετε έναν υπεύθυνο για τον τρέχοντα γύρο, ώστε να συγκεντρώνει τα επιβεβαιωμένα αιτήματα. Οι υπόλοιποι συνάδελφοι συνεχίζουν να εξυπηρετούν τους πελάτες και μεταφέρουν τις νέες πληροφορίες στο ίδιο σημείο για έλεγχο. Όταν ο υπεύθυνος απομακρύνεται από το πόστο του, ενημερώνει ποιος τον αντικαθιστά και παραδίδει όσα εκκρεμούν. Έτσι, από όποιον συνάδελφο κι αν ζητήσει βοήθεια ένας πελάτης, κάποιος μπορεί να συνεχίσει την εξυπηρέτηση, ενώ το προσωπικό του σέρβις διατηρεί μια σαφή, διαρκώς ενημερωμένη εικόνα των τρεχουσών διευθετήσεων.

Η αλλαγή τραπεζιού ενημερώνει μόνο τη σύνδεση με τη θέση· δεν σημαίνει ότι πρέπει να καταχωριστεί ξανά η παραγγελία για όσους έφτασαν αργότερα

• Επιβεβαιώστε τι έχει καταχωριστεί στο αρχικό τραπέζι, τι έχει ήδη σερβιριστεί και ποια είδη εκκρεμούν, ώστε να μην παραγγελθούν ξανά τα ίδια στο νέο τραπέζι.
• Ελέγξτε τη νέα θέση και τη σύνδεσή της με τον τρέχοντα λογαριασμό. Εργαζόμενος με τα κατάλληλα δικαιώματα εκτελεί τις ενέργειες που επιτρέπονται με βάση την τρέχουσα κατάσταση. Μην θεωρείτε ότι η μεταφορά ολοκληρώθηκε απλώς και μόνο επειδή μετακινήθηκαν τα ποτήρια.
• Ενημερώστε το προσωπικό υποδοχής, προετοιμασίας και σερβιρίσματος για το πού πρέπει να παραδοθούν τα είδη. Φροντίστε να αναλάβει κάποιος και τα ροφήματα που δεν έχουν σερβιριστεί ακόμη. Δεν αρκεί να ειπωθεί μόνο μεταξύ του προσωπικού εξυπηρέτησης ότι το τραπέζι μεταφέρθηκε.
• Ένας εργαζόμενος επαναλαμβάνει τι συμφωνήθηκε κατά την παράδοση, ώστε ο επόμενος να βρίσκει την καταγραφή με βάση το αναγνωριστικό της παραγγελίας και να μη χρειάζεται να συμπληρώνει τα κενά από μνήμης.

Η πληρωμή από πελάτη που φεύγει νωρίτερα αφορά μόνο τις χρεώσεις που έχουν επιβεβαιωθεί

Ένας πελάτης που φεύγει νωρίτερα μπορεί να θέλει να πληρώσει μόνο τα ροφήματά του ή να αναλάβει μέρος των κοινών πιάτων. Ο ταμίας ελέγχει πρώτα τα πιο πρόσφατα είδη, τις πληρωμές που έχουν εισπραχθεί και το ποσό που απομένει, και έπειτα επιβεβαιώνει με τον πελάτη τη συμφωνία για τον επιμερισμό. Οι πελάτες που έφτασαν αργότερα μπορεί να συνεχίσουν να προσθέτουν είδη, επομένως μην επιμερίζετε εκ των προτέρων ισόποσα έξοδα για ολόκληρη την παρέα που δεν έχουν προκύψει ακόμη.

Ο οδηγός επιμερισμού λογαριασμού του MenuSnap περιγράφει τον ισόποσο επιμερισμό, τον επιμερισμό ανά πιάτο και τον επιμερισμό βάσει ποσού. Το προσωπικό ελέγχει ποιοι τρόποι υποστηρίζονται από τον τρέχοντα λογαριασμό, με βάση τη συμφωνία επιμερισμού που έχει ήδη επιβεβαιωθεί, και στη συνέχεια διεκπεραιώνει την είσπραξη κάθε επιμέρους ποσού ξεχωριστά.

• Για κάθε επιμέρους λογαριασμό, ελέγχετε το ποσό που πράγματι εισπράχθηκε και το υπόλοιπο που οφείλεται. Μην θεωρείτε ότι εξοφλήθηκε ολόκληρος ο λογαριασμός του τραπεζιού επειδή εκτυπώθηκαν οι επιμέρους λογαριασμοί ή επειδή έχετε αποδεικτικό πληρωμής από ένα άτομο.
• Για πληρωμή με αυτόνομο τερματικό καρτών, επαληθεύστε πρώτα τη συναλλαγή μέσω του τερματικού ή με τον πάροχο πληρωμών και έπειτα καταχωρίστε την στο σωστό μερίδιο του λογαριασμού. Το MenuSnap δεν επαληθεύει αυτόματα τη συναλλαγή που έγινε με αυτόνομο τερματικό.
• Αν το αποτέλεσμα δεν είναι σαφές, αναζητήστε πρώτα την αρχική συναλλαγή. Μην χρεώσετε ξανά τον πελάτη πριν ξεκαθαριστεί τι συνέβη. Αν προστεθούν είδη ενώ γίνεται η πληρωμή, ελέγξτε τον πιο πρόσφατο λογαριασμό πριν συνεχίσετε.

Οι ηλεκτρονικές πληρωμές και ο συγχρονισμός μέσω cloud εξαρτώνται από τη σύνδεση στο διαδίκτυο. Το εύρος των δυνατοτήτων εκτός σύνδεσης στην εγγενή εφαρμογή εξαρτάται από την επίσημη έκδοση και τις ρυθμίσεις. Όταν αποκατασταθεί η σύνδεση, ελέγξτε τις παραγγελίες και τις πληρωμές. Η καταγραφή των αλλαγών κατά την προσέλευση και η διάκριση σε γύρους είναι απλώς βοηθητικοί τρόποι τήρησης σημειώσεων για το προσωπικό· δεν αντικαθιστούν τις επίσημες παραγγελίες ούτε αποδεικνύουν ότι το σύστημα διαθέτει ήδη δυνατότητες αυτόματης ομαδοποίησης και συνένωσης λογαριασμών.