Så tar ni emot gäster som kommer i omgångar: stäm av nya beställningar och ännu inte serverade rätter i den ordning gästerna ansluter

Varje gång fler gäster ansluter kontrollerar personalen först vad som redan har beställts och vilka rätter som ännu inte har serverats. Bekräfta sedan vad som faktiskt tillkommer den här gången och på vilken beställning eller nota det ska registreras. Registrera inte om hela sällskapets beställning utifrån hur många som sitter vid bordet just nu, och slå inte ihop notor enbart för att gästerna tillhör samma sällskap. Anteckna förändringar i sällskapet och det som tillkommer i den här omgången på samma ställe, så att nästa medarbetare kan ta över servicen vid bordet.

Uppdatera uppgifterna när sällskapet förändras – bygg inte upp hela beställningen på nytt

• De först anlända sätter sig: anteckna bordet, den ursprungliga beställningen, vad som har beställts och vad som ännu inte har serverats. Fråga först hur de vill betala för det som redan har beställts.
• Fler gäster ansluter till sällskapet: fråga först om någon i deras sällskap redan har satt sig och var de nytillkomna vill sitta. Fråga sedan vad de vill beställa för egen del och vad de vill dela, och förklara på vilken beställning eller nota det kommer att registreras. Behåll de ursprungliga uppgifterna tills ni har kommit överens om hur notor och betalningsansvar ska hänga ihop.
• Tydlig tilläggsbeställning: upprepa specifikationer och antal, jämför med det som redan har beställts och bekräfta om det är en ny beställning eller en fråga om den förra omgången.
• Gästerna byter plats: stäm av den ursprungliga beställningen och den nya platsen. Informera personalen som fortfarande tillagar eller serverar maten. Kontrollera vilka åtgärder som går att utföra utifrån behörigheten och det aktuella läget i systemet.
• Någon går tidigare: stäm av vad personen ska betala, vad som faktiskt har betalats och vad som återstår att betala. Fördela inte kostnaden för framtida beställningar som ännu inte har gjorts.

En gemensam anteckning för omgången med sex uppgifter som går att följa upp

• Nuvarande plats och ursprunglig beställning: använd en identifierare som går att söka på. Försök inte hitta notan utifrån utseende, kläder eller en fullständig lista över sällskapet.
• Behoven som framförts i den här omgången: anteckna bara rätter, specifikationer och antal som har bekräftats nu. Var tydlig för köket med vad som är nytt i omgången och vilken identifierare beställningen har. Använd tidigare uppgifter för att hitta beställningen, men skicka inte hela beställningen på nytt.
• Redan serverat och ännu inte serverat: skilj mellan det som har serverats, det som fortfarande tillagas, det som är färdigt men väntar på att serveras och det som fortfarande behöver stämmas av.
• Överenskommelse om betalning: anteckna vem som betalar för det nytillkomna och om fördelningen fortfarande behöver diskuteras. Dra inga slutsatser utifrån vem som kom först.
• Ansvarig medarbetare för omgången: den personen samlar in nya önskemål som övriga medarbetare har tagit emot. När hen lämnar sin post ska hen tydligt ange vem som tar över.
• Nästa steg: ange om någon ska kontrollera den tidigare notan, registrera det nytillkomna eller invänta svar från en viss roll. Den som tar över bekräftar att informationen har mottagits.

Om en gäst som kommit senare vill beställa ytterligare en rätt att dela på, jämför med anteckningarna från den föregående omgången om tillagning och servering. Berätta vad som redan har beställts och fråga om gästen vill lägga till en rätt eller bara kontrollera den ursprungliga beställningen. Avbeställ inte på eget initiativ bara för att någon vid bordet tror att rätten redan har beställts. Tolka inte heller ”en till likadan” som att hela sällskapets beställning ska göras om. Den som framför önskemålet i den här omgången ska bekräfta viktiga specifikationer och antal på plats med personalen.

Gäster vid samma bord kan fråga olika medarbetare om menyn, be om vatten eller beställa mer. Ni kan utse en ansvarig medarbetare för omgången som samlar ihop bekräftade önskemål. Övriga medarbetare fortsätter att hjälpa gästerna som vanligt och lämnar sedan över ny information till samma person för avstämning. När den ansvariga medarbetaren lämnar sin post ska hen ange vem som tar över och lämna över det som återstår. Gästerna får då hjälp oavsett vilken medarbetare de vänder sig till, samtidigt som personalen i serveringen har en tydlig och uppdaterad bild av läget.

Vid byte av bord uppdaterar ni bara kopplingen – lägg inte beställningen på nytt åt gäster som har kommit senare

• Kontrollera vad som registrerats vid det ursprungliga bordet, vad som redan har lämnats ut och vilka rätter som ännu inte har serverats. Då undviker ni att samma sak beställs på nytt vid det nya bordet.
• Kontrollera den nya platsen och hur den aktuella notan hör ihop med bordet. En medarbetare med rätt behörighet hanterar tillgängliga åtgärder utifrån det aktuella läget. Utgå inte från att bytet är registrerat bara för att någon har flyttat glasen.
• Informera personalen som tar emot gästerna, tillagar maten och serverar om var maten ska lämnas. Se till att någon tar över även drycker som inte har serverats. Det räcker inte att bara berätta för kollegorna i serveringen att gästerna har bytt bord.
• Låt en medarbetare återge vad som har överlämnats. Den som tar över ska kunna hitta anteckningarna med hjälp av beställningens identifierare, utan att behöva fylla i händelseförloppet ur minnet.

När någon går tidigare ska ni bara ta betalt för sådant som har bekräftats

En gäst som går tidigare kanske bara vill betala för sina egna drycker, eller så vill gästen stå för en del av rätterna som delas. Kassapersonalen ska först kontrollera de senaste beställningarna, vad som redan har betalats och vad som återstår att betala. Bekräfta sedan med gästen hur kostnaden ska fördelas. De som kommer senare kan fortfarande beställa mer, så fördela inte i förväg kostnaden för sådant som resten av sällskapet ännu inte har beställt.

MenuSnaps guide till att dela notan beskriver att dela lika, fördela kostnaden per rätt eller dela efter belopp. Utifrån det ni har kommit överens om stämmer personalen av vilka alternativ som den aktuella notan stöder och hanterar sedan betalningen för varje andel separat.

• Stäm av vad som faktiskt har betalats och vad som återstår för varje andel. Utgå inte från att hela sällskapet har betalat klart bara för att en delad nota har skrivits ut eller en person har ett betalningskvitto.
• Med en fristående kortterminal ska personalen först verifiera betalningen via terminalen eller hos betaltjänstleverantören och därefter registrera den på rätt andel. MenuSnap verifierar inte automatiskt en transaktion som har gjorts via en fristående terminal.
• Om det är oklart om betalningen gick igenom, kontrollera den ursprungliga transaktionen innan ni gör något mer. Ta inte betalt igen innan saken är utredd. Om gästerna beställer mer medan ni tar betalt, kontrollera den uppdaterade notan innan ni fortsätter.

Onlinebetalningar och synkronisering i molnet är beroende av nätverksanslutning. Vilka funktioner som är tillgängliga offline i nativeklienten beror på den officiella versionen och konfigurationen. Kontrollera beställningar och betalningar när anslutningen är tillbaka. Anteckningar om förändringar i sällskapet och beställningsomgångar är bara ett arbetsstöd för personalen; de ersätter inte officiella beställningar och visar inte att systemet har automatisk gruppering eller sammanslagning av notor.