Cách nhập bổ sung đơn viết tay vào POS: phân biệt đơn đã gửi bếp và đơn chờ nhập để tránh chế biến trùng

Trước khi nhập bổ sung đơn viết tay vào POS, hãy kiểm tra hai việc: phiếu giấy đã được chuyển cho bếp chưa và hệ thống đã có đơn cho cùng yêu cầu chưa. Việc đã ghi trên giấy, việc hệ thống đã có đơn và việc bếp đã nhận đơn là ba tình trạng khác nhau. Chỉ bổ sung phần còn thiếu, không mặc định rằng nhập bổ sung đồng nghĩa với gửi một đơn mới đến bếp.

Trước tiên, thống nhất phiếu giấy được dùng làm căn cứ gì

Nhà hàng có thể tiếp tục dùng sổ ghi tay, nhưng cần xác định rõ đó là ghi chép đang chờ nhập hay phiếu chế biến đã chuyển cho bếp. Phân công một nhân viên nhập bổ sung và liên kết với mã phiếu ban đầu; những người khác tra cứu tiến độ trên cùng bản ghi. Trang web du lịch chính thức của Madrid giới thiệu nhiều loại hình nhà hàng, tạo bối cảnh cho ví dụ này; cách đối chiếu phiếu giấy với đơn kỹ thuật số không phụ thuộc vào thành phố hay loại hình ẩm thực cụ thể nào.

Đánh giá riêng tình trạng phiếu giấy và thông tin trong hệ thống

• Phiếu giấy chưa chuyển cho bếp, hệ thống cũng chưa có thông tin: Xác nhận yêu cầu của khách, nhập đơn một lần rồi chuyển cho bếp theo quy trình của nhà hàng; ghi rõ người nhận.
• Phiếu giấy đã chuyển cho bếp, hệ thống chưa có thông tin: Trước tiên, kiểm tra tiến độ chế biến rồi xử lý theo cách bổ sung ghi chép đã được xác nhận. Nếu chưa rõ việc bổ sung có gửi đơn lần nữa đến bếp hay không, hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ; không nhập lại toàn bộ đơn ngay.
• Hệ thống đã có đơn: Kiểm tra bàn, món, số lượng và xem có phải cùng một phiếu giấy không; chỉ bổ sung ghi chú cần thiết, không tạo thêm một đơn trùng.
• Chưa rõ kết quả gửi, nhập hoặc chuyển cho bếp: Đánh dấu là đang chờ xác minh và giao một nhân viên được chỉ định kiểm tra với bộ phận phục vụ, hệ thống và bếp; không để nhiều vị trí tự nhập bổ sung riêng.

Lưu một bản ghi có thể truy ngược về đơn gốc cho mỗi phiếu giấy

• Mã phiếu giấy: ____; mã bàn hoặc mã nhận món: ____; thời gian gọi món: ____; nhân viên phụ trách: ____.
• Món, lựa chọn, số lượng và khoản phụ thu đã thông báo trong lần này: ____.
• Đã nhập đơn chưa: ____; mã đơn tương ứng trong hệ thống: ____; nhân viên nhập đơn: ____.
• Đã chuyển cho bếp chưa: ____; thời gian chuyển và người nhận: ____; tiến độ chế biến đã biết: ____.
• Phần được thêm hoặc chỉnh sửa lần này: ____; nội dung còn chờ xác minh: ____; người tiếp tục theo dõi: ____.

Có thể ghi các mục này ngay trên phiếu giấy gốc, không cần mở thêm một công cụ riêng. Phân định rõ chỗ dành cho thông tin chờ nhập bổ sung, đã liên kết và đang chờ xác minh. Khi đổi ca, bàn giao các việc chưa giải quyết cho nhân viên tiếp nhận; đừng dùng một dấu kiểm để thể hiện cùng lúc rằng đơn đã nhập, đã gửi bếp và đã hoàn tất.

Kết hợp gọi món bằng quét mã QR và gọi món với nhân viên; trước tiên hãy kiểm tra yêu cầu đã có chưa

Khi khách đưa điện thoại nhờ hỗ trợ, trước tiên hãy hỏi họ đã gửi đơn chưa, sau đó tra cứu theo mã bàn hoặc mã đơn. Chỉ mở thực đơn không có nghĩa là đã gửi đơn; trang bị treo hoặc mất nhiều thời gian chờ cũng không chứng minh rằng việc gửi đơn thất bại. MenuSnap cho phép khách quét mã QR để đặt món hoặc nhân viên nhập đơn trên POS. Nếu nhà hàng chỉ cung cấp thực đơn để xem, nhân viên vẫn tiếp nhận đơn; không bắt khách không biết dùng điện thoại phải đổi cách gọi món.

Với món gọi thêm tại cùng bàn, hãy xác nhận riêng, liên kết với đơn gốc và chỉ báo cho bếp những món cần thêm. Khi chỉnh sửa hoặc hủy món, trước tiên hãy hỏi người chế biến xem họ đã bắt đầu làm chưa; sau khi nhận được câu trả lời, hãy xác nhận lại với khách. Đừng gửi danh sách tổng hợp của cả bàn như thể đó là một yêu cầu chế biến mới.

Làm rõ các yêu cầu quan trọng trước khi chuyển cho bếp

Ghi yêu cầu đặc biệt gắn với từng món cụ thể và xác nhận với đúng bộ phận trực tiếp chế biến. Với yêu cầu liên quan đến chất gây dị ứng, thay thế nguyên liệu hoặc nguy cơ tiếp xúc chéo, hãy trả lời dựa trên thông tin hiện có của nhà hàng và điều kiện thực tế tại bếp. AESAN nêu rõ rằng thông tin bằng lời về chất gây dị ứng phải có căn cứ bằng văn bản hoặc điện tử. Bản dịch chỉ hỗ trợ giao tiếp, không thay thế việc xác định thành phần; nếu không thể xác minh, hãy nói rõ điều đó.

Không có phiếu in hoặc mạng vừa được khôi phục? Vẫn cần kiểm tra đơn gốc trước

Để sử dụng KDS hoặc máy in, cần có gói dịch vụ, cấu hình và thiết bị tương thích tương ứng; việc in cũng cần có thiết bị hoặc dịch vụ gửi lệnh đang hoạt động. Nếu giấy không được in ra, trước tiên hãy kiểm tra đơn và xem bếp đã nhận chưa. Khi in lại, ghi rõ đây là căn cứ của đơn gốc và kiểm tra xem món đã được chế biến chưa; không dùng hóa đơn của khách làm phiếu chế biến cho bếp.

Khi mạng gặp sự cố, hãy bàn giao trực tiếp theo quy trình nội bộ và ghi rõ những món nào đã được chế biến hoặc giao cho khách. Sau khi kết nối với máy chủ được khôi phục, trước tiên kiểm tra các đơn mới nhất và khoản thanh toán, rồi mới quyết định cách bổ sung thông tin còn thiếu. Cuối ca, chỉ xem mối liên kết nào thường bị bỏ sót nhất để ca sau bổ sung mã phiếu, người nhận hoặc người chịu trách nhiệm nhập bổ sung; không yêu cầu mọi người ghi lại toàn bộ yêu cầu của cả bàn.