Co zrobić, gdy danie się kończy: sprawdź wcześniejsze zamówienia, wstrzymaj nowe i ustal warunki wznowienia sprzedaży

Gdy zapas dania jest na wyczerpaniu, najpierw porównaj liczbę pozostałych porcji z zamówieniami, które już przyjęto. Jeśli nie możesz potwierdzić, że przygotujesz kolejną porcję, na razie nie przyjmuj na nią zamówień. Wstrzymanie sprzedaży w menu dotyczy nowych zamówień; nie oznacza, że wcześniejsze zamówienie zostało anulowane ani że zwrócono za nie pieniądze. Sprawdź każde przyjęte zamówienie osobno i ustal, czy można je zrealizować. Wyjaśnij, na czym polega proponowana zamiana, i uzyskaj zgodę gościa przed jej wprowadzeniem.

Karta zmiany dostępności: sprawdź pięć kwestii

Gdy kuchnia zauważy, że kończy się zapas danego produktu, należy najpierw uzgodnić z osobą przyjmującą zamówienia, które zamówienia już przyjęto, które nie zostały jeszcze przygotowane, a w sprawie których trwa ustalanie szczegółów. Część pozostałych porcji może być już zarezerwowana na istniejące zamówienia. Najpierw ustal, do kogo są przypisane, a dopiero potem zdecyduj, co można jeszcze oferować. Status dostępności informuje nowych gości o ofercie, ale rzeczywistą liczbę porcji i przyjęte zamówienia musi sprawdzić lokal. Nie zastępuje to zarządzania stanami magazynowymi składników ani nie pozwala wyliczyć liczby porcji, które można sprzedać.

• Pozycja, której dotyczy zmiana: zapisz danie, wariant, dodatki i warunki pakowania. Nie obiecuj ustnie dowolnych zamian w ramach zestawu o stałym składzie.
• Pozostałe porcje: osoba odpowiedzialna za przygotowanie potraw sprawdza, co faktycznie jest dostępne. Nie obiecuj nowym gościom porcji zarezerwowanych na wcześniejsze zamówienia.
• Przyjęte zamówienia: osobno sprawdź wcześniejsze zamówienia, które nie zostały jeszcze przygotowane, są w trakcie przygotowania, mają zarezerwowane porcje lub zostały już wydane. Nie opieraj się wyłącznie na łącznej liczbie porcji widocznych na stanowisku.
• Wybory oczekujące na potwierdzenie: wypisz zamówienia już złożone, na które trzeba jeszcze odpowiedzieć, oraz zapytania gości. Nie traktuj ich jak zamówień już przyjętych.
• Osoby odpowiedzialne za zmianę: ustal, kto potwierdza dostępność, kto aktualizuje informacje w menu i kto odpowiada gościom.

Jeśli osoba obsługująca gościa musi poczekać na potwierdzenie dostępności, powinna wyjaśnić, kto to sprawdzi i dopilnuje dalszych działań. Nie można jednocześnie prosić kuchni o odłożenie porcji i obiecywać nowym gościom, że mogą ją zamówić. Nie wolno też pozostawiać wyboru oczekującego na potwierdzenie bez osoby odpowiedzialnej za dalszy kontakt.

Wstrzymaj nowe zamówienia, ale nadal sprawdzaj te już przyjęte

• Gość nadal przegląda poprzednią wersję menu: wyjaśnij, co zmieniło się w dostępności, i przedstaw aktualne możliwości. Ponowne otwarcie menu może pomóc w wyborze, ale nie zastępuje sprawdzenia zamówienia.
• Zamówienie złożone, ale niepotwierdzone: sprawdź jego status na podstawie danych z pierwotnego zamówienia i udziel odpowiedzi. Nie każ gościowi składać go ponownie zamiast sprawdzić, co się z nim dzieje.
• Zamówienie przyjęte: dla każdego zamówienia osobno potwierdź z kuchnią, czy można je zrealizować. Jeśli konieczna jest zamiana lub zmiana, najpierw uzgodnij ją z gościem. Nie podawaj po cichu innego dania.

Przedstaw zamiennik od nowa — nie zakładaj, że gość zrozumie go tak samo jak poprzednią propozycję

• Wyjaśnij, dlaczego pierwotnego dania nie można już podać. Przekazuj tylko potwierdzone informacje; nie obiecuj dostawy ani terminu realizacji, których jeszcze nie potwierdzono.
• Zanim zaproponujesz zamiennik, ponownie sprawdź wielkość porcji, cenę, składniki i czas oczekiwania. To gość decyduje, czy go zaakceptować.
• Jeśli zmiana dotyczy zapłaconej kwoty, sprawdź rachunek i ustal, czy zwrot pieniędzy faktycznie został zrealizowany. Zmiana menu ani ponowne wydrukowanie rachunku nie zastępują zwrotu.

W przypadku menu sezonowego lub skróconego również trzeba sprawdzić ceny, wielkość porcji, wymagane warianty do wyboru oraz opisy dodatków w aktywnych wersjach językowych. Przewodnik importowania menu MenuSnap wymaga od lokali sprawdzenia tych informacji oraz statusu dostępności. Wstrzymanie przyjmowania nowych zamówień musi zatwierdzić upoważniona osoba, a następnie należy zorganizować aktualizację menu drukowanego, informacji przekazywanych przy ladzie i wersji wyświetlanej na telefonach.

Zanim wznowisz sprzedaż, sprawdź więcej niż tylko to, czy dotarły składniki

• Warunki przygotowania: potwierdź dostępność wszystkich składników oraz gotowość do przygotowania dania, jego zapakowania i obsługi na odpowiednich stanowiskach. Sama dostawa jednego składnika nie oznacza, że można wznowić sprzedaż.
• Informacje i komunikacja: po zatwierdzeniu przez osobę odpowiedzialną zaktualizuj odpowiednie kanały i poinformuj pracowników przyjmujących zamówienia na danej zmianie, co jest teraz dostępne.
• Wcześniejsze zamówienia: nie przywracaj samodzielnie wcześniej anulowanych wyborów. Gościom, którzy nadal czekają na odpowiedź, możesz przekazać aktualne informacje; to oni decydują, co dalej.
• Nierozstrzygnięte zamówienia: zachowaj informacje o zaakceptowanych zamiennikach, sprawach oczekujących na odpowiedź i osobach odpowiedzialnych za dalszy kontakt. Nie ma potrzeby przechowywania pełnego planu podróży gościa.

Zapisy dotyczące zmian dostępności pomagają ustalić, do kogo dotarła informacja i kto ma zająć się wcześniejszymi zamówieniami. Aby ocenić wpływ na straty lub sprzedaż, potrzebne są osobne, regularne zapisy. Nie można wyciągać wniosków o wynikach działalności na podstawie jednorazowej sytuacji, w której danie się wyprzedało.