Què fer quan un plat està a punt d’esgotar-se: revisar les comandes existents, deixar d’acceptar-ne de noves i establir les condicions per reprendre’n la venda

Quan un plat està a punt d’esgotar-se, primer compareu les existències reals amb la demanda que ja heu acceptat. Si no podeu confirmar que encara podreu servir una altra ració, no n’accepteu més comandes de moment. Desactivar-ne la venda al menú només afecta les comandes noves; no vol dir que les comandes existents s’hagin cancel·lat ni que s’hagin reembossat els diners. Comproveu una per una si podeu completar les comandes acceptades. Abans d’oferir una substitució, expliqueu-la i demaneu el consentiment del client.

Fitxa de canvi de disponibilitat: comproveu cinc aspectes

Quan la cuina detecti que un producte s’està acabant, poseu en comú amb el personal que rep les comandes quines ja s’han acceptat, quines encara no s’han preparat i quines estan pendents de resposta. Una part de les existències que queden al taulell pot estar reservada per a comandes existents: aclariu primer a qui pertany abans de decidir quines opcions podeu continuar oferint. L’estat de disponibilitat serveix per informar els clients nous; el restaurant ha de comprovar les existències reals i les comandes acceptades, sense fer servir aquest estat com a substitut del control d’estoc d’ingredients ni per calcular quantes racions es poden vendre.

• Producte afectat: anoteu el plat, la mida de la ració, els acompanyaments i les condicions d’embalatge. No prometeu verbalment substituir a voluntat cap element d’un menú tancat.
• Existències reals: el personal de cuina ha de comprovar quins plats hi ha disponibles de debò. No torneu a oferir als clients nous les racions reservades per a comandes anteriors.
• Demanda acceptada: reviseu per separat les comandes originals pendents de preparació, en preparació, amb plats reservats i ja lliurades. No us baseu només en les existències totals del taulell.
• Opcions pendents de confirmació: anoteu les peticions enviades que encara necessiten resposta i les consultes dels clients. No les tracteu com si fossin comandes ja acceptades.
• Responsable del canvi: designeu qui confirma la disponibilitat, qui actualitza la informació publicada i qui respon als clients.

Si el personal d’atenció ha d’esperar una resposta sobre la disponibilitat, ha d’explicar qui ho comprovarà i farà el seguiment. No digueu a la cuina que reservi un plat mentre alhora el prometeu a un client nou, ni deixeu una petició pendent sense ningú que se n’encarregui.

Deixeu d’acceptar comandes noves, però continueu revisant les anteriors

• El client encara consulta una pàgina antiga: expliqueu-li que la disponibilitat ha canviat i indiqueu-li les opcions actuals. Tornar a consultar el menú pot ajudar-lo a triar, però no substitueix la comprovació de la comanda.
• Comanda enviada però no confirmada: feu servir les dades de la comanda original per consultar-ne l’estat i respondre. No demaneu al client que la torni a enviar en lloc de comprovar-la.
• Comanda acceptada: confirmeu amb el personal de cuina, cas per cas, si es pot completar. Si cal substituir o modificar algun element, acordeu-ho primer amb el client; no canvieu el plat d’amagat abans de servir-lo.

Expliqueu de nou les opcions de substitució; no doneu per fet que el client les entén com abans

• Expliqueu per què ja no es pot oferir el plat original i limiteu-vos als fets coneguts. No prometeu una reposició ni una hora en què el plat estarà llest que encara no s’hagin confirmat.
• Abans de proposar una substitució, torneu a comprovar-ne la mida de la ració, el preu, els ingredients i el temps d’espera. Deixeu que el client decideixi si l’accepta.
• Si cal ajustar un import ja pagat, comproveu la factura i el resultat del procés real de reembossament. Canviar el menú o tornar a imprimir la factura no substitueix el reembossament.

Els menús de temporada i els menús reduïts també requereixen comprovar els preus, les racions, les opcions obligatòries i les descripcions dels acompanyaments en cada idioma activat. La guia d’importació de menús de MenuSnap demana als restaurants que comprovin aquests elements i l’estat de disponibilitat. La persona responsable autoritzada ha de confirmar que es deixin d’acceptar comandes noves i, a continuació, organitzar l’actualització dels menús impresos, la informació del taulell i la informació que es mostra als mòbils.

Abans de reprendre la venda, no us fixeu només en si han arribat els ingredients

• Condicions de preparació: confirmeu que disposeu de tots els ingredients i que es poden assumir la preparació, l’embalatge i la feina del personal. No anuncieu la represa de la venda només perquè hagi arribat un ingredient.
• Informació publicada i indicacions al personal: un cop la persona responsable ho hagi confirmat, actualitzeu els canals corresponents i informeu el personal que rep les comandes durant aquell torn de quins plats es poden oferir.
• Comandes anteriors: no reactiveu pel vostre compte les opcions que s’havien cancel·lat. Podeu informar els clients que encara estan consultant del que se sap en aquell moment i deixar que decideixin.
• Comandes pendents de resolució: manteniu el registre de les substitucions acceptades, les peticions pendents de resposta i les persones responsables del seguiment. No cal conservar l’itinerari complet del client.

El registre de la gestió de la disponibilitat serveix per saber fins on s’ha comunicat la informació i qui continua fent el seguiment de les comandes anteriors. Per determinar si això afecta les pèrdues o les vendes, calen registres continuats; no es poden deduir resultats operatius a partir d’un únic episodi d’esgotament.