Co dělat, když se jídlo vyprodává: kontrola starších objednávek, zastavení nových a podmínky obnovení nabídky

Když se jídlo blíží vyprodání, nejprve porovnejte skutečný zůstatek s již přijatými objednávkami. Pokud nemůžete potvrdit, že připravíte další porci, zatím ji nenabízejte. Pozastavení nabídky se týká pouze dalších objednávek; neznamená to, že původní objednávka byla zrušena nebo že byly vráceny peníze. U každé přijaté objednávky zvlášť ověřte, zda ji lze splnit. Případnou náhradu nejprve vysvětlete a vyžádejte si souhlas zákazníka.

Karta změny dostupnosti: nejprve ověřte pět věcí

Když kuchyně zjistí, že některé jídlo dochází, nejprve s pracovníky přijímajícími objednávky ověří, které objednávky už byly přijaty, které se ještě nezačaly připravovat a na co se zákazníci právě dotazují. Část jídla zbývajícího na pracovišti může být již vyhrazena pro stávající objednávky. Nejprve je proto nutné určit, pro které objednávky je určena, a teprve potom posoudit, co lze ještě přijmout. Stav dostupnosti informuje nové zákazníky o nabídce; skutečné zbývající množství a již přijaté požadavky musí nadále ověřovat personál provozovny. Tento údaj nenahrazuje správu zásob surovin ani neslouží k výpočtu počtu porcí, které lze prodat.

• Položka, které se změna týká: zaznamenejte jídlo, velikost porce, přílohy a podmínky balení. U pevně daných kombinací ústně neslibujte libovolné náhrady.
• Skutečný zůstatek: pracovníci kuchyně ověří, jaké jídlo je opravdu k dispozici. Část rezervovanou pro starší objednávky znovu neslibujte novým zákazníkům.
• Již přijaté objednávky: zvlášť ověřte původní objednávky, které ještě nejsou připravené, právě se připravují, mají jídlo rezervované nebo už byly vydány. Nespoléhejte se pouze na celkový počet porcí na pracovišti.
• Volby čekající na potvrzení: uveďte požadavky, které byly odeslány, ale stále čekají na odpověď, i ty, na které se zákazníci teprve ptají. Nepovažujte je za již přijaté objednávky.
• Odpovědná osoba za změnu: určete, kdo ověří dostupnost, kdo upraví zobrazenou nabídku a kdo odpoví zákazníkům.

Pokud pracovník obsluhy musí čekat na potvrzení dostupnosti, řekne zákazníkovi, kdo ji ověřuje a jak bude věc dále řešena. Nesmí zároveň požádat kuchyni, aby jídlo rezervovala, a slibovat je novým zákazníkům. Ani požadavek čekající na potvrzení nesmí zůstat bez odpovědné osoby.

Zastavte nové objednávky, ale nepřestávejte kontrolovat ty již přijaté

• Zákazník si stále prohlíží starší verzi nabídky: vysvětlete aktuální rozdíl v dostupnosti a sdělte mu nejnovější možnosti. Opětovné otevření nabídky mu pomůže pokračovat ve výběru, nenahrazuje však kontrolu objednávky.
• Objednávka byla odeslána, ale dosud nebyla potvrzena: podle původních údajů o objednávce ověřte její stav a informujte zákazníka. Nežádejte ho, aby objednávku posílal znovu místo toho, abyste prověřili tu původní.
• Objednávka byla přijata: u každé objednávky zvlášť ověřte u kuchyně, zda ji lze splnit. Pokud je nutná náhrada nebo změna, nejprve si ji potvrďte se zákazníkem; jídlo bez jeho vědomí neměňte.

Náhradní možnosti znovu vysvětlete; nepředpokládejte, že zákazník chápe nabídku stejně jako předtím

• Vysvětlete, proč původní položku už nelze nabídnout. Uvádějte pouze ověřené informace a neslibujte dosud nepotvrzené doplnění zásob ani čas dokončení.
• Než nabídnete náhradu, znovu ověřte velikost porce, cenu, suroviny a dobu čekání. O přijetí rozhoduje zákazník.
• Pokud se mění částka, která už byla zaplacena, ověřte stav účtu i skutečný výsledek procesu vrácení peněz. Úprava nabídky ani opětovný tisk účtu vrácení peněz nenahrazují.

U sezónního menu i zkrácené nabídky je třeba ověřit také ceny, velikosti porcí, povinné varianty a popisy příloh v aktivních jazykových verzích. MenuSnap Průvodce importem menu požaduje, aby provozovna tyto údaje i stav dostupnosti ověřila. Nové objednávky zastaví oprávněná osoba a následně zajistí aktualizaci tištěného menu, nabídky u pultu a zobrazení v telefonu.

Před obnovením nabídky neověřujte jen to, zda dorazily suroviny

• Podmínky přípravy: ověřte, že jsou k dispozici všechny suroviny a že lze zajistit přípravu, balení i potřebné pracovníky. Samotné doručení jedné suroviny neznamená, že lze nabídku automaticky obnovit.
• Zobrazení nabídky a informace pro personál: po potvrzení odpovědnou osobou aktualizujte příslušné kanály a informujte zaměstnance, kteří právě přijímají objednávky, co lze nyní nabídnout.
• Starší požadavky: dříve zrušené objednávky svévolně neobnovujte. Zákazníky, kteří stále čekají na odpověď, můžete informovat o aktuálním stavu; rozhodnutí je na nich.
• Nevyřízené objednávky: zachovejte informace o schválených náhradách, požadavcích čekajících na odpověď a pracovníkovi odpovědném za další postup. Není třeba zaznamenávat celý zákazníkův program.

Záznamy o změnách dostupnosti pomáhají zjistit, komu byla informace předána a kdo má dál řešit starší objednávky. Dopad na odpisy nebo prodeje lze posoudit jen na základě dalších průběžných záznamů; výsledky provozu nelze odvozovat z jediného případu vyprodání.