Як діяти, коли страва закінчилася: перевірка попередніх замовлень, зупинка приймання нових і умови відновлення продажу

Коли запас страви добігає кінця, спершу звірте фактичний залишок із уже прийнятими замовленнями. Якщо не можете підтвердити, що зможете надати ще одну порцію, поки не приймайте нові замовлення на неї. Зупинка продажу в меню стосується лише подальшого вибору гостей і не означає, що попереднє замовлення скасоване або кошти повернено. Перевірте кожне прийняте замовлення окремо, щоб з’ясувати, чи можна його виконати. Перш ніж здійснювати заміну, поясніть запропонований варіант і отримайте згоду гостя.

Картка зміни доступності страв: спершу перевірте п’ять пунктів

Коли працівники кухні виявляють, що певний продукт майже закінчився, спершу потрібно звірити з працівниками, які приймають замовлення, уже прийняті замовлення, ті, які ще не почали готувати, та запити гостей, які ще уточнюють наявність. Частину фактичного залишку на кухні могли зарезервувати для вже прийнятих замовлень. Спершу з’ясуйте, що саме для них відкладено, а тоді визначайте, які нові замовлення ще можна приймати. Статус доступності повідомляє новим гостям про наявність страви, але фактичний залишок і вже прийняті замовлення заклад має перевіряти окремо. Не використовуйте цей статус замість обліку запасів інгредієнтів або для розрахунку кількості порцій, доступних для продажу.

• Позиція, якої стосується зміна: зафіксуйте страву, розмір порції, гарніри й умови пакування. Не обіцяйте усно довільну заміну страви з фіксованого набору.
• Фактичний залишок: працівник, відповідальний за приготування, перевіряє, які порції справді доступні. Не обіцяйте новим гостям те, що вже зарезервовано для попередніх замовлень.
• Уже прийняті замовлення: окремо перевірте попередні замовлення, які ще не готують, які готують, для яких порції вже зарезервовано та які вже видано. Не орієнтуйтеся лише на загальну кількість страв на кухні.
• Варіанти, що очікують підтвердження: зафіксуйте замовлення, щодо яких ще потрібно відповісти, а також запити гостей, які ще обирають. Не вважайте їх уже прийнятими замовленнями.
• Відповідальний за зміни: визначте, хто підтверджує наявність, оновлює інформацію для гостей і відповідає їм.

Якщо працівник залу має дочекатися відповіді щодо наявності, він має пояснити, хто це перевірить і організує подальший зв’язок. Не можна одночасно просити кухню залишити страву та обіцяти її новому гостю. Також не залишайте запит, що очікує підтвердження, без відповідального працівника.

Зупиніть приймання нових замовлень, але продовжуйте перевіряти попередні

• Гість переглядає застарілу сторінку: повідомте про актуальну наявність і запропонуйте доступні варіанти. Повторний перегляд меню допомагає продовжити вибір, але не замінює перевірки замовлення.
• Замовлення надіслано, але ще не підтверджено: знайдіть його за даними початкового замовлення, перевірте статус і повідомте гостя. Не змушуйте його оформлювати замовлення ще раз замість перевірки.
• Замовлення вже прийнято: перевірте з працівником, відповідальним за приготування, чи можна виконати кожне замовлення. Перш ніж замінювати або змінювати страву, узгодьте це з гостем. Не видавайте іншу страву без попередження.

Пояснюйте варіанти заміни заново, а не покладайтеся на попередні домовленості

• Поясніть, чому початкову страву більше не можна запропонувати. Повідомляйте лише підтверджені факти; не обіцяйте поповнення запасів або час виконання, якщо їх ще не підтверджено.
• Перш ніж пропонувати заміну, ще раз перевірте розмір порції, ціну, складники й час очікування. Гість сам вирішує, чи погодитися.
• Якщо зміни стосуються вже сплаченої суми, перевірте рахунок і фактичний результат процедури повернення коштів. Зміна меню або повторний друк рахунку не замінюють повернення коштів.

Для сезонного або скороченого меню також потрібно перевірити ціни, розміри порцій, обов’язкові для вибору варіанти та описи гарнірів усіма ввімкненими мовами меню. Інструкція MenuSnap з імпорту меню вимагає від закладу перевірити ці дані та статус доступності страв. Зупинку приймання нових замовлень має підтвердити уповноважена відповідальна особа, після чого слід організувати оновлення друкованих меню, інформації для гостей біля стійки та відображення меню на телефонах.

Перш ніж відновити продаж, перевірте не лише надходження інгредієнтів

• Умови приготування: переконайтеся, що доступні всі інгредієнти, є змога дотриматися рецептури, готове пакування та підготовлені працівники. Сам факт надходження певного інгредієнта не означає, що продаж можна одразу відновити.
• Інформація для гостей і працівників: після підтвердження відповідальним працівником оновіть відповідні канали та повідомте працівникам, які приймають замовлення у зміні, що саме тепер доступне.
• Попередні запити: не поновлюйте без дозволу замовлення, від яких раніше відмовилися. Гостям, які ще чекають на відповідь, можна повідомити актуальну інформацію, а рішення вони ухвалять самі.
• Замовлення, щодо яких ще не ухвалено рішення: збережіть інформацію про погоджені заміни, запити, що очікують відповіді, та працівника, відповідального за подальший зв’язок. Повний маршрут гостя зберігати не потрібно.

Записи про дії у зв’язку зі зміною доступності страв допомагають з’ясувати, кому передали повідомлення та хто продовжує опрацьовувати попередні замовлення. Щоб визначити вплив на втрати чи продажі, потрібні окремі систематичні записи: за одним випадком вичерпання запасу страви не можна робити висновки про результати роботи закладу.