Wat te doen als een gerecht bijna op is: controleer lopende bestellingen, stop nieuwe bestellingen en bepaal wanneer het weer beschikbaar is

Als een gerecht bijna op is, vergelijk dan eerst de resterende voorraad met de bestellingen die al zijn aangenomen. Neem geen nieuwe bestelling aan als niet zeker is dat er nog een portie beschikbaar is. Het gerecht van het menu halen geldt alleen voor nieuwe bestellingen; daaruit kun je niet afleiden dat een bestaande bestelling is geannuleerd of terugbetaald. Controleer per aangenomen bestelling of die nog kan worden uitgevoerd. Leg een vervangend gerecht eerst uit en vraag de gast om toestemming.

Controleer deze vijf punten op de kaart voor wijzigingen in de beschikbaarheid

Wanneer de keuken merkt dat een ingrediënt of gerecht bijna op is, stem dan met de medewerkers die bestellingen aannemen af welke bestellingen al zijn aangenomen, welke nog bereid moeten worden en welke vragen van gasten nog openstaan. Een deel van de resterende voorraad op het werkblad kan al voor bestaande bestellingen zijn gereserveerd. Stel eerst vast waarvoor die voorraad bestemd is en bepaal daarna welke keuzes nog kunnen worden aangenomen. De beschikbaarheidsstatus informeert nieuwe gasten over het aanbod. De zaak blijft zelf verantwoordelijk voor het controleren van de resterende voorraad en de al aangenomen bestellingen; de status vervangt het voorraadbeheer van ingrediënten niet en mag niet worden gebruikt om het aantal nog verkoopbare porties te berekenen.

• Betrokken artikel: noteer het gerecht, de portiegrootte, de bijgerechten en de verpakkingsvoorwaarden. Beloof bij vaste menucombinaties niet mondeling dat alles naar wens kan worden vervangen.
• Resterende voorraad: laat de keuken controleren welke gerechten daadwerkelijk beschikbaar zijn. Beloof aan nieuwe gasten geen voorraad die al voor bestaande bestellingen is gereserveerd.
• Aangenomen bestellingen: controleer bestaande bestellingen afzonderlijk op status: nog niet bereid, in bereiding, gereserveerd of al overhandigd. Kijk niet alleen naar de totale hoeveelheid op het werkblad.
• Keuzes in afwachting van bevestiging: noteer aanvragen die zijn ingediend maar nog een antwoord nodig hebben, en aanvragen waarover de gast nog informatie vraagt. Behandel deze niet alsof de bestelling al is aangenomen.
• Verantwoordelijke voor de wijziging: wijs aan wie de beschikbaarheid controleert, de menupresentatie bijwerkt en de gast antwoord geeft.

Als een medewerker die de gast helpt nog op informatie over de beschikbaarheid moet wachten, leg dan uit wie dit controleert en wie de opvolging verzorgt. Zeg niet tegen de keuken dat een gerecht moet worden gereserveerd terwijl je nieuwe gasten belooft dat ze het kunnen bestellen. Laat aanvragen in afwachting van bevestiging ook niet zonder verantwoordelijke liggen.

Stop nieuwe bestellingen, maar blijf bestaande bestellingen controleren

• De gast bekijkt nog een eerder geopende menupagina: leg uit wat er aan het aanbod is veranderd en geef de actuele keuzemogelijkheden door. Het menu opnieuw bekijken kan helpen bij het kiezen, maar vervangt het controleren van de bestelling niet.
• De bestelling is ingediend maar nog niet bevestigd: controleer de status aan de hand van de gegevens van de oorspronkelijke bestelling en geef de gast antwoord. Vraag de gast niet om opnieuw te bestellen in plaats van de aanvraag op te zoeken.
• De bestelling is aangenomen: controleer per bestelling bij de keuken of die kan worden uitgevoerd. Bespreek een vervanging of aanpassing eerst met de gast; vervang het gerecht niet ongemerkt voordat je het serveert.

Leg vervangende keuzes opnieuw uit; ga niet uit van de oorspronkelijke verwachtingen

• Leg uit waarom het oorspronkelijke gerecht niet meer beschikbaar is. Deel alleen bekende informatie en beloof geen aanvulling of bereidingstijd die nog niet bevestigd is.
• Controleer vóór je een vervangend gerecht voorstelt opnieuw de portiegrootte, prijs, ingrediënten en wachttijd. Laat de gast beslissen of die akkoord gaat.
• Als een wijziging gevolgen heeft voor een al betaald bedrag, controleer dan de rekening en of de terugbetaling daadwerkelijk is verwerkt. Een menu aanpassen of de rekening opnieuw afdrukken is geen vervanging voor een terugbetaling.

Ook bij een seizoensmenu of een beperkt menu moeten de prijzen, portiegroottes, verplichte keuzes en informatie over bijgerechten in de ingeschakelde talen worden gecontroleerd. De handleiding van MenuSnap voor het importeren van menu's schrijft voor dat de zaak deze informatie en de beschikbaarheidsstatus controleert. Een bevoegde verantwoordelijke bevestigt dat nieuwe bestellingen worden stopgezet en regelt vervolgens het bijwerken van papieren menu's, de informatie aan de balie en de weergave op telefoons.

Controleer vóór hervatting van de verkoop meer dan alleen of de ingrediënten zijn geleverd

• Bereidingsvoorwaarden: controleer of alle benodigde ingrediënten beschikbaar zijn, de bereidingswijze en verpakking uitvoerbaar zijn en de betrokken werkplekken klaar zijn om de bereiding te hervatten. Kondig de hervatting niet aan alleen omdat een bepaald ingrediënt is geleverd.
• Weergave en communicatie: werk de betreffende kanalen pas bij nadat de verantwoordelijke akkoord heeft gegeven. Informeer de medewerkers die die dienst bestellingen aannemen over wat er beschikbaar is.
• Eerdere aanvragen: activeer eerder geannuleerde keuzes niet zonder toestemming opnieuw. Informeer gasten die nog op antwoord wachten over de actuele situatie, zodat zij zelf kunnen beslissen.
• Openstaande bestellingen: houd bij welke vervangingen zijn goedgekeurd, op welke aanvragen nog een antwoord nodig is en wie de opvolging verzorgt. Het volledige reisschema van de gast hoeft niet te worden bewaard.

Een registratie van de afhandeling van wijzigingen in de beschikbaarheid helpt na te gaan wie is geïnformeerd en wie bestaande bestellingen verder opvolgt. Om het effect op verspilling of verkoop te bepalen, zijn afzonderlijke, doorlopende registraties nodig. Uit één geval waarin een gerecht opraakt, kun je geen conclusies trekken over de bedrijfsresultaten.