品切れ時の対応：既存注文の確認、新規注文の停止、提供再開の条件

品切れが近づいたら、まず実際に残っている数量と、すでに引き受けた注文を照合します。次の一食を提供できるか確認できない場合は、新たな注文を受け付けないでください。メニューで販売を停止するのは、これからの注文を対象とした対応です。それによって既存の注文がキャンセルされた、あるいは返金されたと判断してはいけません。引き受け済みの注文は一件ずつ、対応できるか確認します。代替品を提案する場合は、内容を説明してお客様の同意を得てください。

供給状況変更カードで確認する五項目

厨房で食材が少なくなってきたことに気づいたら、注文受付担当者と連携し、受付済み、未調理、問い合わせ中の注文を確認します。作業台に残っている商品には、すでに既存の注文用に取り置かれているものもあります。帰属先を確認してから、どの注文を新たに受け付けられるか判断してください。販売可能の表示は、新たなお客様に供給状況を伝えるためのものです。具体的な残数と受付済みの注文は店舗で確認し、食材在庫の管理や販売可能数の推定に代用しないでください。

• 対象商品：料理、サイズ、付け合わせ、包装の条件を記録します。セット内容が決まっている商品について、口頭で任意の代替を約束しないでください。
• 実際に残っている商品：調理担当者が、現在提供可能な商品を確認します。既存注文用に取り置いた分を、新たなお客様にも提供できると約束してはいけません。
• 受付済みの注文：未調理、調理中、取り置き済み、提供済みの注文を個別に確認し、作業台の合計数だけで判断しないようにします。
• 確認待ちの選択：送信済みでも返答が必要な注文や、お客様が問い合わせ中の内容を一覧にします。これらを受付済みの注文と同じ扱いにしてはいけません。
• 変更の担当者：供給状況を確認する人、表示を更新する人、お客様に返答する人を決めます。

供給状況の返答を待つ必要がある場合、接客担当者は、誰が確認し、どのようにフォローするかを伝えてください。厨房には取り置きを頼みながら、新たなお客様には注文できると案内するような食い違いを避け、確認待ちの選択が担当者不在のまま放置されないようにします。

新規注文を止めても、既存注文の確認は続ける

• 以前のページを閲覧中のお客様：現在の供給状況との違いを説明し、最新の選択肢を案内します。メニューを見直すことは選択を続ける助けにはなりますが、注文状況の確認に代わるものではありません。
• 送信済みだが未確認の注文：元の注文情報を手がかりに状況を確認して返答します。確認の代わりに、もう一度注文し直すようお客様に求めてはいけません。
• 受付済みの注文：一件ずつ調理担当者に対応可能か確認します。代替や変更が必要な場合は、先にお客様の同意を得てください。知らせずに別の商品へ変更して提供してはいけません。

代替品は改めて説明し、元の注文内容への理解をそのまま当てはめない

• 元の商品を提供できない理由を説明します。確認できている事実だけを伝え、未確認の入荷や提供時刻を約束しないでください。
• 代替品を提案する前に、量、価格、食材、待ち時間の条件を改めて確認し、受け入れるかどうかはお客様に決めてもらいます。
• 支払い済みの金額に関わる変更では、請求内容と実際の返金手続きの結果を確認します。メニューの変更や請求書の再印刷を返金の代わりにしてはいけません。

季節限定メニューや品数を絞ったメニューでも、価格、量、必須のサイズや仕様、使用する言語で記載された付け合わせの説明を確認する必要があります。MenuSnap メニューのインポートガイドでは、店舗がこれらの内容と販売可能の状態を確認するよう求めています。新規注文の停止は権限を持つ責任者が確認してから、紙のメニュー、カウンターでの案内、モバイル画面の表示を更新します。

提供再開の前に、食材が届いたかどうかだけで判断しない

• 調理の準備状況：必要な食材、調理方法、包装、担当者の準備がすべて整っているか確認します。特定の食材が届いただけで、すぐに提供再開を告知してはいけません。
• 表示と案内：責任者の確認後に該当する注文窓口の表示を更新し、当日の注文受付担当者に今回提供できる範囲を伝えます。
• 既存の注文・問い合わせ：以前キャンセルされた注文を、許可なく再開しないでください。問い合わせ中のお客様には現在の状況を伝え、その後どうするかはお客様自身に決めてもらいます。
• 未解決の注文：同意済みの代替品、返答待ちの内容、フォロー担当者を記録しておきます。お客様の行程全体を記録する必要はありません。

供給状況への対応記録は、連絡がどこまで伝わったか、既存注文を誰が引き続き担当するかを確認するために使います。廃棄や売上への影響を判断するには、別途継続的な記録が必要です。一度の品切れ対応から、店舗運営の成果を推し量ることはできません。