Como lidar com um prato quase esgotado: verificar pedidos anteriores, suspender novos pedidos e definir quando retomar

Quando um prato está quase a esgotar, comece por comparar o que resta com os pedidos já aceites. Se não conseguir confirmar que ainda pode servir outra porção, não aceite novas escolhas por enquanto. Suspender a venda no menu aplica-se apenas a escolhas futuras; não significa que um pedido existente tenha sido cancelado ou que o pagamento tenha sido reembolsado. Verifique individualmente se cada pedido aceite pode ser preparado. Explique qualquer substituição e peça o consentimento do cliente.

Registo de alteração de disponibilidade: verifique cinco pontos

Quando a cozinha percebe que um produto está quase a acabar, confirme com a equipa responsável pelos pedidos quais foram aceites, quais ainda não foram preparados e quais estão a aguardar uma resposta. Parte do que resta à vista pode já estar reservada para pedidos existentes. Esclareça primeiro a que se destina cada porção e só depois determine que escolhas ainda pode aceitar. O estado de disponibilidade informa os novos clientes sobre a oferta; a quantidade disponível e os pedidos já aceites continuam a ter de ser verificados pelo estabelecimento. Este estado não substitui a gestão do stock de ingredientes nem permite calcular quantas porções podem ser vendidas.

• Artigo afetado: registe o prato, o tamanho da porção, os acompanhamentos e as condições de embalagem. Não prometa verbalmente substituições arbitrárias num menu fixo.
• Produto restante: a equipa de preparação deve confirmar o que está efetivamente disponível. Não volte a prometer a novos clientes porções reservadas para pedidos anteriores.
• Pedidos já aceites: verifique separadamente os pedidos ainda não preparados, em preparação, com porções reservadas e já entregues. Não se baseie apenas na quantidade total à vista.
• Escolhas por confirmar: registe os pedidos enviados que ainda aguardam resposta e as escolhas sobre as quais os clientes ainda estão a perguntar. Não os trate como pedidos já aceites.
• Responsável pela alteração: defina quem confirma a disponibilidade, quem atualiza a informação apresentada e quem responde aos clientes.

Se quem está a atender tiver de aguardar uma confirmação sobre a disponibilidade, deve indicar quem vai verificar e assegurar o seguimento. Não diga à cozinha para reservar uma porção e, ao mesmo tempo, prometa a novos clientes que podem escolhê-la. Também não deixe uma escolha por confirmar à espera sem ninguém responsável por ela.

Suspenda novos pedidos, mas continue a verificar os anteriores

• Clientes que ainda consultam uma versão antiga da página: explique a diferença na disponibilidade e apresente as opções atualizadas. Voltar a consultar o menu ajuda a fazer uma nova escolha, mas não substitui a verificação do pedido.
• Pedido enviado, mas ainda não confirmado: consulte o estado com base nos dados do pedido original e responda ao cliente. Não lhe peça para fazer outro pedido em vez de verificar o que aconteceu ao primeiro.
• Pedido aceite: confirme com a equipa de preparação, caso a caso, se é possível concluí-lo. Se for necessária uma substituição ou alteração, obtenha primeiro a confirmação do cliente; não troque o prato sem avisar.

Explique novamente as opções de substituição; não presuma que o cliente as entendeu da mesma forma

• Explique por que motivo já não é possível fornecer o prato original. Limite-se ao que sabe e não prometa uma reposição ou um prazo de conclusão ainda não confirmados.
• Antes de propor uma substituição, confirme novamente a porção, o preço, os ingredientes e o tempo de espera. Deixe o cliente decidir se a aceita.
• Se a alteração afetar um valor já pago, confirme a conta e o resultado efetivo do processo de reembolso. Alterar o menu ou reimprimir a conta não substitui o reembolso.

Os menus sazonais e os menus reduzidos também exigem a verificação dos preços, das porções, das opções obrigatórias e das descrições dos acompanhamentos nos idiomas ativos. O guia de importação de menus MenuSnap exige que o estabelecimento confirme estes elementos e o estado de disponibilidade. A suspensão de novos pedidos deve ser confirmada pelo responsável autorizado, seguindo-se a atualização dos menus impressos, das informações ao balcão e da apresentação nos telemóveis.

Antes de retomar a venda, não se limite a verificar se os ingredientes chegaram

• Condições de preparação: confirme que há todos os ingredientes e que as receitas, a embalagem e a equipa estão prontas para preparar o prato. Não anuncie a retoma só porque chegou um determinado ingrediente.
• Informação apresentada e instruções à equipa: depois da confirmação do responsável, atualize os canais relevantes e informe a equipa que recebe os pedidos durante o turno sobre o que está disponível.
• Pedidos anteriores: não reative por iniciativa própria escolhas que já foram canceladas. Informe os clientes que ainda aguardam resposta sobre a situação atual e deixe-os decidir.
• Pedidos por resolver: mantenha o registo das substituições aceites, dos pedidos à espera de resposta e das pessoas responsáveis pelo seguimento. Não é necessário guardar o itinerário completo do cliente.

O registo de alterações de disponibilidade permite verificar a quem foi transmitida a informação e quem ficou responsável pelo seguimento dos pedidos anteriores. Para avaliar o impacto no desperdício ou nas vendas, são necessários registos contínuos próprios; não se podem deduzir resultados comerciais de um único episódio de esgotamento.