Miten toimia, kun annos on loppunut: aiempien tilausten tarkistus, uusien tilausten vastaanoton keskeyttäminen ja myynnin jatkamisen edellytykset

Kun annos on loppumassa, vertaa jäljellä olevia annoksia jo vastaanotettuihin tilauksiin. Älä ota uusia tilauksia, ellet pysty varmistamaan, että voit toimittaa seuraavan annoksen. Myynnin keskeyttäminen koskee vain uusia valintoja, eikä siitä voi päätellä, että aiempi tilaus olisi peruttu tai maksu palautettu. Tarkista jokaisesta vastaanotetusta tilauksesta erikseen, pystyttekö täyttämään sen. Selitä korvaava vaihtoehto ja pyydä asiakkaan suostumus ennen muutosta.

Tarkista nämä viisi asiaa saatavuusmuutoskortista

Kun keittiössä huomataan, että jokin ruoka-aine tai annos on loppumassa, selvittäkää yhdessä tilausten vastaanotosta vastaavan henkilöstön kanssa, mitä tilauksia on jo vastaanotettu, mitä ei ole vielä valmistettu ja mihin asiakkaat odottavat vastausta. Osa jäljellä olevista annoksista voi olla varattu aiempiin tilauksiin. Selvittäkää ensin, kenelle ne kuuluvat, ja arvioikaa vasta sitten, mitä uusia tilauksia voidaan ottaa vastaan. Myytävissä-tilalla kerrotaan uusille asiakkaille saatavuudesta. Ravintolan on silti tarkistettava jäljellä olevat määrät ja jo vastaanotetut tilaukset erikseen. Tila ei korvaa raaka-ainevaraston seurantaa, eikä sen perusteella pidä arvioida myytävissä olevien annosten määrää.

• Muutoksen kohteena oleva tuote: kirjaa annos, koko, lisukkeet ja pakkausta koskevat ehdot. Älä lupaa suullisesti mielivaltaisia muutoksia kiinteään annoskokonaisuuteen.
• Jäljellä olevat annokset: valmistuksesta vastaava henkilö tarkistaa, mitä annoksia on oikeasti saatavilla. Älä lupaa uusille asiakkaille sellaisia annoksia, jotka on varattu aiempiin tilauksiin.
• Jo vastaanotetut tilaukset: tarkista erikseen alkuperäiset tilaukset, joita ei ole vielä valmistettu, joiden valmistus on käynnissä, joita varten annokset on varattu tai jotka on jo toimitettu. Älä arvioi tilannetta pelkän tiskillä näkyvän kokonaismäärän perusteella.
• Vahvistusta odottavat valinnat: kirjaa jo lähetetyt valinnat, joihin tarvitaan vielä vastaus, sekä asiakkaiden tiedustelut. Älä rinnasta niitä jo vastaanotettuihin tilauksiin.
• Muutoksesta vastaava henkilö: nimeä, kuka vahvistaa saatavuuden, päivittää näkyvät tiedot ja vastaa asiakkaille.

Jos asiakaspalvelija joutuu odottamaan saatavuuden varmistusta, hänen tulee kertoa, kuka tarkistaa asian ja huolehtii seurannasta. Keittiötä ei pidä pyytää varaamaan annosta samalla, kun uusille asiakkaille luvataan, että se on tilattavissa. Vahvistusta odottavia valintoja ei myöskään saa jättää ilman, että kukaan vastaa niiden käsittelystä.

Keskeytä uusien tilausten vastaanotto, älä aiempien tilausten tarkistamista

• Asiakas selaa yhä aiempaa sivua: kerro saatavuuden muutoksesta ja tarjoa ajantasaiset vaihtoehdot. Menun avaaminen uudelleen auttaa asiakasta jatkamaan valintaa, mutta se ei korvaa tilauksen tarkistamista.
• Tilaus on lähetetty mutta sitä ei ole vahvistettu: tarkista tilanne alkuperäisen tilauksen tietojen avulla ja vastaa asiakkaalle. Älä pyydä asiakasta lähettämään tilausta uudelleen sen selvittämisen sijaan.
• Tilaus on vastaanotettu: varmista valmistuksesta vastaavalta henkilöltä erikseen, voidaanko kukin tilaus täyttää. Jos tarvitaan korvaava vaihtoehto tai muutos, sovi siitä ensin asiakkaan kanssa. Älä vaihda annosta huomaamatta ennen sen toimittamista.

Selitä korvaava vaihtoehto uudelleen, äläkä oleta aiemman käsityksen pätevän myös siihen

• Kerro, miksi alkuperäistä annosta ei voida enää toimittaa. Kerro vain varmistetut tiedot äläkä lupaa täydennyksen saapumista tai valmistumisaikaa, jota ei ole vahvistettu.
• Tarkista annoksen koko, hinta, raaka-aineet ja odotusaika uudelleen ennen korvaavan vaihtoehdon tarjoamista. Anna asiakkaan päättää, hyväksyykö hän sen.
• Jos muutos vaikuttaa jo maksettuun summaan, tarkista lasku ja se, onko hyvitys tosiasiassa käsitelty. Menun muuttaminen tai laskun tulostaminen uudelleen ei korvaa hyvitystä.

Myös kausimenusta tai suppeasta menusta on tarkistettava hinnat, annoskoot, pakolliset valinnat ja käytössä olevien kielten lisukekuvaukset. MenuSnap-menuntuontiopas edellyttää, että ravintola tarkistaa nämä tiedot ja tuotteiden saatavuustilan. Valtuutettu vastuuhenkilö vahvistaa uusien tilausten vastaanoton keskeyttämisen, minkä jälkeen järjestetään paperimenun, tiskillä annettavien tietojen ja puhelimella näkyvien tietojen päivitys.

Älä aloita myyntiä uudelleen pelkästään sen perusteella, että raaka-aineet ovat saapuneet

• Valmistusedellytykset: varmista, että kaikki raaka-aineet, valmistustavat, pakkaukset ja työpisteiden valmius riittävät annoksen valmistamiseen. Älä ilmoita myynnin jatkuvan vain siksi, että jokin raaka-aine on saapunut.
• Näkyvät tiedot ja yhteinen toimintatapa: päivitä asianomaiset kanavat vasta, kun vastuuhenkilö on vahvistanut saatavuuden. Kerro vuorossa oleville tilausten vastaanottajille, mitä voidaan tällä kertaa tarjota.
• Aiemmat valinnat: älä palauta aiemmin peruttuja valintoja omin päin. Kerro yhä asiaa tiedusteleville asiakkaille ajantasaiset tiedot ja anna heidän päättää itse.
• Avoimet tilaukset: säilytä tiedot sovituista korvaavista vaihtoehdoista, vastausta odottavista asioista ja seurannasta vastaavista työntekijöistä. Asiakkaan koko matkasuunnitelmaa ei tarvitse säilyttää.

Saatavuuden käsittelyä koskevien merkintöjen avulla voidaan selvittää, kenelle tieto välitettiin ja kuka jatkaa aiempien tilausten seurantaa. Vaikutukset hävikkiin tai myyntiin edellyttävät erillistä ja jatkuvaa seurantaa; toiminnan tuloksellisuutta ei voi päätellä yksittäisestä tilanteesta, jossa annos loppuu.