Slik håndterer du retter som snart blir utsolgt: Kontroller eksisterende bestillinger, stans nye og avklar vilkårene for å sette retten tilbake på menyen

Når en rett snart er utsolgt, må dere først sammenholde det som faktisk er igjen, med bestillingene dere allerede har tatt imot. Ikke ta imot nye valg før dere vet at dere kan servere en porsjon til. Når dere stanser salget på menyen, gjelder det bare nye bestillinger. Det betyr ikke at eksisterende bestillinger er kansellert eller at betalingen er refundert. Kontroller hver bestilling dere allerede har tatt imot, for å finne ut om den kan gjennomføres. Forklar eventuelle alternativer og få gjestens samtykke først.

Kontroller fem punkter på kortet for endringer i tilgjengeligheten

Når kjøkkenet oppdager at en matvare snart er brukt opp, må kjøkkenpersonalet først avklare med den som tar imot bestillinger, hvilke bestillinger som allerede er tatt imot, hvilke som ennå ikke er tilberedt, og hva gjestene fortsatt spør om. Noe av maten som ligger igjen på benken, kan allerede være satt av til eksisterende bestillinger. Avklar derfor først hva som er reservert til hvem, og vurder deretter hvilke nye bestillinger dere kan ta imot. Tilgjengelighetsstatusen informerer nye gjester om hva som tilbys, men restauranten må fortsatt selv kontrollere den faktiske restbeholdningen opp mot bestillingene som allerede er tatt imot. Statusen skal ikke erstatte lagerstyring av råvarer eller brukes til å beregne hvor mange porsjoner som kan selges.

• Berørt vare: Noter retten, størrelsen, tilbehøret og eventuelle krav til emballasje. Ikke lov muntlig at en fast meny kan endres på hvilken som helst måte.
• Det som faktisk er igjen: Be den som tilbereder maten, kontrollere hva som reelt er tilgjengelig. Ikke lov bort til nye gjester det som allerede er satt av til eksisterende bestillinger.
• Bestillinger som allerede er tatt imot: Kontroller hver enkelt bestilling som ikke er tilberedt, er under tilberedning, har mat satt av eller allerede er levert. Ikke baser dere bare på det samlede antallet på benken.
• Valg som avventer bekreftelse: Noter forespørsler som er sendt inn, men ikke besvart, og valg gjestene fortsatt spør om. Ikke behandle dem som bekreftede bestillinger.
• Ansvarlig for endringen: Avklar hvem som bekrefter tilgjengeligheten, oppdaterer informasjonen på menyen og svarer gjestene.

Hvis den som tar imot bestillingen, må vente på beskjed om tilgjengeligheten, skal vedkommende forklare hvem som undersøker saken og følger den opp. Ikke be kjøkkenet holde av maten samtidig som dere lover nye gjester at den er tilgjengelig. Sørg også for at forespørsler som venter på bekreftelse, ikke blir liggende uten en ansvarlig.

Stans nye bestillinger, men fortsett å følge opp de eksisterende

• Gjestene ser fortsatt på den gamle menyen: Forklar hva som er endret i tilgjengeligheten, og vis til de nyeste valgene. Å åpne menyen på nytt hjelper gjestene videre med valget, men erstatter ikke kontroll av bestillingen.
• Bestilling sendt inn, men ikke bekreftet: Finn statusen ved hjelp av opplysningene om den opprinnelige bestillingen, og gi gjesten svar. Ikke be gjesten bestille på nytt i stedet for å undersøke saken.
• Bestilling bekreftet: Avklar med kjøkkenet om hver bestilling kan gjennomføres. Hvis det trengs et alternativ eller en endring, må dere først få gjestens bekreftelse. Ikke bytt ut retten i det stille før den serveres.

Forklar alternativene på nytt, i stedet for å anta at gjesten forstår dem som før

• Forklar hvorfor den opprinnelige retten ikke lenger kan tilbys. Hold dere til det dere vet, og ikke lov at nye varer kommer eller at bestillingen blir klar til et bestemt tidspunkt før dette er bekreftet.
• Før dere foreslår et alternativ, må dere kontrollere porsjonsstørrelse, pris, ingredienser og ventetid på nytt. La gjesten avgjøre om alternativet passer.
• Hvis endringen gjelder et beløp som allerede er betalt, må dere kontrollere regningen og at en eventuell refusjon faktisk er gjennomført. Å endre menyen eller skrive ut regningen på nytt er ikke det samme som å refundere pengene.

Sesongmenyer og kortere menyer krever også at dere kontrollerer priser, porsjonsstørrelser, obligatoriske valg og beskrivelser av tilbehør på språkene som er i bruk. Veiledningen for import av menyer fra MenuSnap krever at restauranten kontrollerer disse opplysningene og tilgjengelighetsstatusen. En ansvarlig med nødvendig fullmakt må bekrefte at mottak av nye bestillinger skal stanses. Deretter må dere sørge for å oppdatere papirmenyen, informasjonen ved disken og menyvisningen på mobilen.

Før dere setter retten tilbake på menyen, må dere kontrollere mer enn at råvarene har kommet

• Forutsetninger for tilberedning: Kontroller at alle ingrediensene, tilberedningsmetoden, emballasjen og bemanningen er på plass. Ikke erklær retten tilgjengelig igjen bare fordi en enkelt råvare har kommet.
• Informasjon og beskjed til ansatte: Når den ansvarlige har bekreftet tilgjengeligheten, oppdaterer dere de aktuelle kanalene og informerer de ansatte som tar imot bestillinger på skiftet, om hva som kan tilbys.
• Tidligere forespørsler: Ikke gjenopprett valg som allerede er kansellert uten å spørre. Gjester som fortsatt venter på svar, kan få vite hva som faktisk er tilgjengelig nå og bestemme selv.
• Uavklarte bestillinger: Behold oversikten over alternativer gjestene har godtatt, forespørsler som venter på svar, og hvem som følger dem opp. Det er ikke nødvendig å lagre hele gjestens reiseplan.

En logg over håndteringen av tilgjengeligheten gjør det mulig å se hvor informasjonen ble sendt, og hvem som følger opp hver eksisterende bestilling. For å vurdere eventuell påvirkning på matsvinn eller salg trengs egne, løpende registreringer. Slike resultater kan ikke utledes av én enkelt håndtering av en utsolgt rett.