Sådan håndterer du udsolgte retter: Tjek eksisterende ordrer, stop nye bestillinger, og fastlæg betingelserne for at sætte retten på menuen igen

Når en ret er ved at blive udsolgt, skal du først sammenholde den faktiske restbeholdning med de bestillinger, I allerede har accepteret. Tag foreløbig ikke imod nye bestillinger på retten, hvis du ikke kan bekræfte, at endnu en portion kan leveres. At markere retten som utilgængelig på menuen gælder kun fremtidige valg; det betyder ikke, at eksisterende ordrer er annulleret, eller at betalingen er refunderet. Tjek hver accepteret ordre for sig for at se, om den kan gennemføres. Forklar den foreslåede erstatning, og indhent gæstens samtykke, før du udskifter noget.

Tjek fem ting med kortet over ændringer i udbuddet

Når køkkenet opdager, at en fødevare næsten er brugt op, skal det først sammen med personalet, der tager imod bestillinger, afstemme de bestillinger, der allerede er accepteret, dem, der endnu ikke er tilberedt, og de forespørgsler, der stadig skal afklares. Nogle af de varer, der fysisk er tilbage på køkkenbordet, kan være reserveret til eksisterende ordrer. Afklar derfor først, hvad der er reserveret til hvilke ordrer, og vurder derefter, hvilke nye bestillinger I kan tage imod. Statussen for, om en ret kan bestilles, bruges til at informere nye gæster om udbuddet. Restauranten skal stadig kontrollere den faktiske restbeholdning og de accepterede bestillinger; statussen erstatter ikke lagerstyring af råvarer og kan ikke bruges til at beregne, hvor mange portioner der kan sælges.

• Berørte varer: Notér retten, størrelsen, tilbehøret og eventuelle emballagekrav. Lov ikke mundtligt, at en fast kombination kan ændres efter eget ønske.
• Faktisk restbeholdning: Produktionspersonalet skal kontrollere, hvilke varer der reelt er til rådighed nu. Reserverede portioner må ikke også loves til nye gæster.
• Allerede accepterede bestillinger: Gennemgå eksisterende ordrer, der endnu ikke er tilberedt, er under tilberedning, har reserverede varer eller allerede er afleveret. Se ikke kun på det samlede antal varer på køkkenbordet.
• Valg, der afventer afklaring: Notér bestillinger, der er afgivet, men endnu ikke bekræftet, samt forespørgsler fra gæster. Behandl dem ikke som accepterede ordrer.
• Ansvarlig for ændringen: Udpeg, hvem der bekræfter udbuddet, opdaterer visningen og svarer gæsterne.

Hvis en medarbejder i gæstebetjeningen afventer svar om udbuddet, skal vedkommende fortælle, hvem der undersøger sagen, og sørge for opfølgning. Køkkenet må ikke få besked på at reservere en vare, samtidig med at nye gæster får at vide, at den kan bestilles. Sørg også for, at valg, der afventer bekræftelse, ikke ender som ubesvarede forespørgsler uden en ansvarlig.

Stop nye bestillinger, men fortsæt med at følge op på eksisterende ordrer

• Gæsten ser stadig på en tidligere side: Forklar, at udbuddet har ændret sig, og vis de aktuelle muligheder. At åbne menuen igen hjælper gæsten med at vælge, men erstatter ikke et tjek af ordren.
• Bestillingen er afgivet, men endnu ikke bekræftet: Find status ved hjælp af oplysningerne fra den oprindelige ordre, og giv gæsten besked. Bed ikke gæsten om at bestille igen i stedet for at undersøge sagen.
• Bestillingen er accepteret: Spørg produktionspersonalet om hver enkelt ordre kan gennemføres. Hvis en erstatning eller ændring er nødvendig, skal du først aftale det med gæsten. Udskift ikke retten uden at fortælle det.

Forklar erstatningen på ny; gå ikke ud fra, at gæsten forstår det samme som før

• Forklar, hvorfor den oprindelige vare ikke længere kan leveres. Hold dig til det, I ved, og lov ikke genopfyldning eller leveringstidspunkter, der endnu ikke er bekræftet.
• Kontrollér portionsstørrelse, pris, ingredienser og ventetid, før du foreslår en erstatning. Lad gæsten afgøre, om den kan accepteres.
• Hvis ændringen berører et allerede betalt beløb, skal du kontrollere regningen og det faktiske resultat af refunderingen. En ændring af menuen eller genudskrivning af regningen er ikke det samme som en refundering.

Sæsonmenuer og kortere menuer kræver også kontrol af priser, portionsstørrelser, obligatoriske valgmuligheder og beskrivelser af tilbehør på de aktiverede menusprog. Vejledningen til menuimport fra MenuSnap kræver, at restauranten kontrollerer disse oplysninger og statussen for, om retterne kan bestilles. En ansvarlig med den nødvendige bemyndigelse skal bekræfte, at der stoppes for nye bestillinger, og derefter sørge for opdatering af papirmenuer, information ved disken og visningen på mobilen.

Kontrollér mere end blot, om råvarerne er leveret, før udbuddet genoptages

• Tilberedningsforhold: Kontrollér, at alle ingredienser, tilberedningsmetoder, emballagekrav og arbejdsstationens forberedelser er på plads. Genoptag ikke udbuddet alene, fordi en bestemt råvare er kommet.
• Visning og information: Opdatér de relevante kanaler, når den ansvarlige har godkendt det, og informer medarbejderne, der tager imod bestillinger på vagten, om hvad der kan tilbydes.
• Eksisterende forespørgsler: Genåbn ikke valg, der tidligere er blevet annulleret, uden gæstens samtykke. Gæster, der stadig afventer svar, kan få de aktuelle oplysninger og selv beslutte, hvad de vil gøre.
• Uafklarede ordrer: Bevar oplysninger om aftalte erstatninger, punkter, der afventer svar, og hvem der følger op. Der er ingen grund til at gemme gæstens fulde rejseplan.

Registreringer af håndteringen af udbuddet hjælper med at finde ud af, hvor beskederne nåede hen, og hvem der følger op på eksisterende ordrer. Hvis du vil vurdere påvirkningen af madspild eller salg, kræver det særskilte, løbende registreringer. Du kan ikke udlede driftsresultater af én enkelt hændelse, hvor en ret blev udsolgt.