Что делать, когда блюдо заканчивается: проверьте прежние заказы, приостановите новые и определите условия возобновления продаж

Когда запас блюда подходит к концу, сначала сверьте фактический остаток с уже принятыми заказами. Если нельзя подтвердить, что вы сможете приготовить ещё одну порцию, пока не принимайте новые заказы. Приостановка продаж в меню касается только новых заказов и не означает, что прежние заказы отменены или деньги возвращены. По каждому принятому заказу отдельно выясните, можно ли его выполнить. Объясните гостю, какую замену предлагаете, и получите его согласие, прежде чем заменять блюдо.

Карточка изменения наличия: проверьте пять пунктов

Если на кухне замечают, что какой-либо продукт скоро закончится, сначала сверьте с сотрудниками, принимающими заказы, уже принятые заказы, те, что ещё не начали готовить, и запросы, по которым пока ждут ответа. Часть оставшихся на рабочей поверхности продуктов может быть зарезервирована для существующих заказов. Сначала выясните, что именно отложено, и лишь затем решайте, какие новые заказы можно принять. Статус наличия информирует новых гостей о доступности блюда, но фактический остаток и уже принятые заказы ресторан проверяет отдельно. Этот статус не заменяет учёт запасов ингредиентов и не позволяет рассчитать количество порций для продажи.

• Позиция, которой касается изменение: укажите блюдо, размер порции, гарнир и требования к упаковке. Нельзя устно обещать произвольную замену для фиксированного набора.
• Фактический остаток: сотрудник кухни проверяет, какие блюда действительно доступны сейчас. Продукты, зарезервированные для прежних заказов, нельзя повторно обещать новым гостям.
• Уже принятые заказы: отдельно проверьте прежние заказы, которые ещё не начали готовить, готовят сейчас, для которых уже отложили продукты или которые уже выдали. Не ориентируйтесь только на общее количество продуктов на рабочей поверхности.
• Запросы, требующие подтверждения: перечислите заказы, которые уже отправлены, но ещё ждут ответа, и запросы гостей, которые пока только уточняют возможность заказа. Не считайте их уже принятыми заказами.
• Ответственный за изменение: назначьте, кто проверит наличие, обновит информацию для гостей и ответит на их запросы.

Если сотруднику, принимающему заказ, нужно дождаться ответа о наличии, он должен объяснить, кто всё проверит и свяжется с гостем. Нельзя одновременно попросить кухню отложить блюдо и обещать его новым гостям. Нельзя также оставлять запросы, ожидающие подтверждения, без ответственного сотрудника.

Приостановите приём новых заказов, но продолжайте проверять прежние

• Гость всё ещё просматривает старую версию меню: объясните, что наличие изменилось, и предложите актуальные варианты. Повторный просмотр меню помогает продолжить выбор, но не заменяет проверку заказа.
• Заказ отправлен, но не подтверждён: найдите его по исходным данным заказа, проверьте статус и ответьте гостю. Не просите его отправлять заказ заново вместо того, чтобы проверить прежний.
• Заказ уже принят: по каждому заказу уточните у кухни, можно ли его выполнить. Если нужна замена или изменение заказа, сначала согласуйте это с гостем. Нельзя незаметно заменить блюдо перед выдачей.

Предложите замену заново и объясните её условия

• Объясните, почему исходное блюдо больше недоступно. Сообщайте только то, что известно, и не обещайте поставку или срок приготовления, пока они не подтверждены.
• Прежде чем предложить замену, ещё раз проверьте порцию, цену, ингредиенты и время ожидания. Гость сам решает, согласиться ли на замену.
• Если изменение касается уже уплаченной суммы, проверьте счёт и фактический результат возврата средств. Изменение меню или повторная печать счёта не заменяют возврат.

Для сезонного или сокращённого меню также нужно проверить цены, размеры порций, обязательные варианты и описания гарниров на всех языках, включённых для этого меню. Руководство по импорту меню MenuSnap требует, чтобы ресторан проверил эти сведения и статус наличия. Приём новых заказов приостанавливает уполномоченный сотрудник, после чего организуют обновление бумажных меню, информации у стойки и меню на телефонах.

Прежде чем возобновить продажи, проверьте не только, поступили ли ингредиенты

• Условия приготовления: убедитесь, что доступны все ингредиенты, есть возможность приготовить блюдо по предусмотренной технологии, подготовлена упаковка и сотрудники готовы выполнить заказ. Не объявляйте о возобновлении продаж только потому, что поступил один из ингредиентов.
• Информация для гостей и сотрудников: после подтверждения ответственным сотрудником обновите соответствующие каналы заказа и сообщите принимающим заказы сотрудникам текущей смены, что именно доступно.
• Прежние запросы: не восстанавливайте самостоятельно ранее отменённые заказы. Гостям, которые всё ещё ждут ответа, можно сообщить текущую ситуацию, после чего они сами решат, как поступить.
• Заказы, по которым вопрос ещё не решён: сохраните сведения о согласованных заменах, запросах, ожидающих ответа, и назначенных сотрудниках для дальнейшей связи. Полный маршрут гостя сохранять не нужно.

Записи об изменениях наличия помогают выяснить, кому передали информацию и кто продолжает работу с прежними заказами. Чтобы оценить влияние на списания или продажи, нужны отдельные данные, собранные за определённый период. По одному случаю, когда блюдо закончилось, нельзя делать выводы об эффективности работы ресторана.