Cara mengurus hidangan yang telah habis: semak pesanan sedia ada, hentikan pesanan baharu dan syarat untuk menawarkannya semula

Apabila sesuatu hidangan hampir habis, mula-mula padankan baki hidangan yang benar-benar tersedia dengan permintaan yang telah diterima. Jika belum dapat dipastikan sama ada satu lagi hidangan boleh disediakan, jangan terima pilihan baharu buat sementara waktu. Menghentikan jualan dalam menu hanya terpakai kepada pilihan selepas itu; hal ini tidak bermakna pesanan sedia ada telah dibatalkan atau bayaran telah dikembalikan. Semak satu demi satu sama ada pesanan yang telah diterima boleh disiapkan. Terangkan dahulu sebarang penggantian dan dapatkan persetujuan pelanggan.

Kad perubahan bekalan: semak lima perkara

Apabila dapur mendapati sesuatu makanan hampir habis, selaraskan maklumat dengan petugas yang menerima pesanan tentang permintaan yang telah diterima, belum disediakan atau masih dalam pertanyaan. Sebahagian hidangan yang masih ada di kaunter mungkin telah diperuntukkan kepada pesanan sedia ada. Kenal pasti dahulu hidangan yang telah diperuntukkan sebelum menentukan pilihan yang masih boleh diterima. Status boleh dijual digunakan untuk memaklumkan bekalan kepada pelanggan baharu. Kedai tetap perlu menyemak baki sebenar dan permintaan yang telah diterima; status itu bukan pengganti pengurusan stok bahan dan tidak boleh digunakan untuk menganggarkan jumlah hidangan yang boleh dijual.

• Item terjejas: Catat hidangan, saiz atau variasi, lauk iringan dan syarat pembungkusan. Jangan menjanjikan penggantian sewenang-wenangnya secara lisan bagi hidangan kombo tetap.
• Baki hidangan: Petugas penyediaan perlu menyemak hidangan yang benar-benar masih boleh digunakan. Jangan menjanjikan kepada pelanggan baharu hidangan yang telah diperuntukkan kepada pesanan sedia ada.
• Permintaan yang telah diterima: Semak setiap pesanan sedia ada yang belum disediakan, sedang disediakan, hidangannya telah diperuntukkan atau telah diserahkan. Jangan bergantung pada jumlah keseluruhan yang kelihatan di kaunter sahaja.
• Pilihan yang menunggu pengesahan: Senaraikan permintaan yang telah dihantar tetapi masih memerlukan jawapan, serta permintaan daripada pelanggan yang masih bertanya. Jangan anggap permintaan ini sebagai pesanan yang telah diterima.
• Petugas yang bertanggungjawab terhadap perubahan: Tetapkan siapa yang mengesahkan bekalan, mengemas kini paparan dan menjawab pelanggan.

Jika petugas yang melayani pelanggan perlu menunggu jawapan tentang bekalan, maklumkan siapa yang akan menyemaknya dan mengatur tindakan susulan. Jangan suruh dapur menyimpan hidangan sambil pada masa yang sama menjanjikannya kepada pelanggan baharu. Jangan biarkan pilihan yang masih menunggu pengesahan tergantung tanpa petugas yang bertanggungjawab.

Hentikan pesanan baharu, tetapi teruskan menyemak pesanan sedia ada

• Pelanggan masih melihat halaman menu yang lama: Terangkan perbezaan bekalan semasa dan berikan pilihan terkini. Melihat semula menu hanya membantu pelanggan meneruskan pilihan; ia bukan pengganti semakan pesanan.
• Pesanan telah dihantar tetapi belum disahkan: Semak status menggunakan maklumat pesanan asal dan berikan jawapan. Jangan minta pelanggan membuat pesanan sekali lagi sebagai ganti semakan.
• Pesanan telah diterima: Sahkan dengan petugas penyediaan satu demi satu sama ada setiap pesanan boleh disiapkan. Jika perlu menawarkan pengganti atau membuat perubahan, dapatkan pengesahan pelanggan terlebih dahulu. Jangan tukar hidangan secara senyap sebelum menyerahkannya.

Terangkan semula pilihan pengganti; jangan anggap pelanggan memahami perkara yang sama seperti sebelumnya

• Terangkan sebab hidangan asal tidak lagi dapat disediakan. Nyatakan perkara yang telah diketahui sahaja, dan jangan menjanjikan stok baharu atau masa siap yang belum disahkan.
• Sebelum menawarkan pengganti, semak semula saiz hidangan, harga, bahan dan tempoh menunggu. Biarkan pelanggan membuat keputusan sama ada mahu menerimanya.
• Jika perubahan melibatkan amaun yang telah dibayar, sahkan bil dan hasil sebenar proses bayaran balik. Mengubah menu atau mencetak semula bil bukan pengganti bayaran balik.

Menu bermusim atau menu ringkas juga memerlukan semakan harga, saiz hidangan, pilihan wajib dan keterangan lauk iringan dalam bahasa yang diaktifkan. Panduan import menu MenuSnap menghendaki pihak restoran menyemak perkara ini serta status ketersediaan untuk jualan. Penghentian penerimaan pesanan baharu perlu disahkan oleh pihak yang bertanggungjawab dan diberi kuasa, sebelum kemas kini menu bercetak, penerangan di kaunter dan paparan pada telefon diatur.

Sebelum menyediakannya semula, jangan hanya semak sama ada bahan mentah telah tiba

• Syarat penyediaan: Pastikan semua bahan, kaedah penyediaan, pembungkusan dan persediaan petugas tersedia. Jangan terus mengumumkan bekalan telah pulih hanya kerana sesuatu bahan telah tiba.
• Paparan dan maklumat yang disampaikan: Selepas mendapat pengesahan daripada petugas yang bertanggungjawab, kemas kini saluran berkaitan dan maklumkan kepada petugas yang menerima pesanan pada syif tersebut tentang pilihan yang tersedia kali ini.
• Permintaan sedia ada: Jangan aktifkan semula pilihan yang telah dibatalkan tanpa kebenaran. Maklumkan fakta semasa kepada pelanggan yang masih bertanya dan biarkan mereka membuat keputusan sendiri.
• Pesanan yang belum selesai: Kekalkan rekod penggantian yang telah dipersetujui, perkara yang masih menunggu jawapan dan petugas yang akan membuat susulan. Tidak perlu menyimpan keseluruhan jadual perjalanan pelanggan.

Rekod pengurusan bekalan membantu mengenal pasti pihak yang telah menerima maklumat dan siapa yang akan membuat susulan bagi pesanan sedia ada. Kesan terhadap pembaziran atau jualan memerlukan rekod berterusan yang berasingan; prestasi perniagaan tidak boleh disimpulkan daripada satu kejadian hidangan habis sahaja.