Cara menangani hidangan yang habis: periksa pesanan lama, hentikan penerimaan pesanan baru, dan pastikan syarat ketersediaan kembali

Saat suatu menu hampir habis, cocokkan sisa makanan yang tersedia dengan permintaan yang sudah diterima. Jika belum dapat dipastikan bahwa satu porsi lagi bisa disajikan, jangan terima pilihan baru dulu. Menonaktifkan menu hanya berlaku untuk pilihan berikutnya; hal itu tidak berarti pesanan yang sudah masuk dibatalkan atau pembayarannya dikembalikan. Periksa setiap pesanan yang sudah diterima untuk memastikan apakah pesanan itu masih bisa diselesaikan. Jelaskan terlebih dahulu jika ada pengganti, lalu minta persetujuan pelanggan.

Periksa lima hal pada kartu perubahan ketersediaan

Saat dapur mengetahui suatu bahan makanan hampir habis, cocokkan dengan bagian penerima pesanan untuk mengetahui permintaan yang sudah diterima, belum dibuat, atau masih ditanyakan. Sebagian makanan yang tersisa di meja mungkin sudah disisihkan untuk pesanan yang ada. Pastikan dulu makanan tersebut untuk siapa, baru tentukan pilihan apa yang masih bisa diterima. Status ketersediaan digunakan untuk memberi tahu pelanggan baru tentang persediaan. Jumlah yang tersisa dan permintaan yang sudah diterima tetap harus diperiksa oleh restoran; status ini tidak menggantikan pengelolaan stok bahan baku atau menjadi dasar untuk memperkirakan jumlah porsi yang bisa dijual.

• Menu yang terdampak: Catat hidangan, ukuran atau variannya, lauk pendamping, dan ketentuan kemasan. Jangan menjanjikan secara lisan bahwa komponen dalam satu paket tetap bisa diganti sesuka hati.
• Sisa makanan: Minta bagian produksi memeriksa makanan yang benar-benar tersedia saat ini. Jangan menjanjikan kepada pelanggan baru makanan yang sudah disisihkan untuk pesanan lama.
• Permintaan yang sudah diterima: Periksa satu per satu pesanan lama yang belum dibuat, sedang dibuat, makanannya sudah disisihkan, atau sudah diserahkan. Jangan hanya melihat jumlah total di meja.
• Pilihan yang menunggu konfirmasi: Catat permintaan yang sudah diajukan tetapi masih perlu dijawab, atau yang masih ditanyakan pelanggan. Jangan samakan permintaan tersebut dengan pesanan yang sudah diterima.
• Penanggung jawab perubahan: Tetapkan siapa yang mengonfirmasi ketersediaan, siapa yang memperbarui tampilan, dan siapa yang membalas pelanggan.

Jika staf yang melayani pelanggan harus menunggu jawaban tentang ketersediaan, jelaskan siapa yang akan memeriksanya dan atur tindak lanjutnya. Jangan meminta dapur menyisihkan makanan sambil menjanjikan kepada pelanggan baru bahwa makanan itu masih bisa dipesan. Jangan pula membiarkan pilihan yang menunggu konfirmasi terbengkalai tanpa penanggung jawab.

Hentikan pesanan baru, tetapi tetap periksa pesanan lama

• Masih melihat halaman lama: Jelaskan perbedaan antara informasi yang ditampilkan dan ketersediaan saat ini, lalu tawarkan pilihan terbaru. Membuka kembali menu hanya membantu pelanggan melanjutkan pilihannya; itu bukan pengganti pemeriksaan pesanan.
• Sudah diajukan tetapi belum dikonfirmasi: Telusuri statusnya menggunakan informasi pesanan semula, lalu berikan jawaban. Jangan meminta pelanggan mengajukan pesanan baru untuk menggantikan pemeriksaan tersebut.
• Pesanan sudah diterima: Minta bagian produksi memastikan satu per satu apakah pesanan bisa diselesaikan. Jika perlu menawarkan pengganti atau perubahan, konfirmasikan terlebih dahulu kepada pelanggan. Jangan diam-diam mengganti makanan sebelum menyerahkannya.

Jelaskan kembali pilihan pengganti; jangan menganggap pelanggan memahami hal yang sama seperti sebelumnya

• Jelaskan mengapa menu semula tidak bisa lagi disediakan. Sampaikan hanya informasi yang sudah diketahui dan jangan menjanjikan stok akan tiba atau pesanan selesai pada waktu yang belum dipastikan.
• Sebelum menawarkan pengganti, periksa kembali porsi, harga, bahan, dan waktu tunggu. Biarkan pelanggan memutuskan apakah akan menerimanya.
• Jika ada penyesuaian pada jumlah yang sudah dibayar, pastikan rincian tagihan dan hasil proses pengembalian dana yang sebenarnya. Mengubah menu atau mencetak ulang tagihan bukan pengganti pengembalian dana.

Harga, porsi, varian yang wajib dipilih, serta keterangan lauk pendamping dalam bahasa-bahasa yang diaktifkan juga perlu diperiksa pada menu musiman atau menu dengan pilihan terbatas. Panduan impor menu MenuSnap mengharuskan restoran memeriksa hal-hal tersebut beserta status ketersediaannya. Penghentian penerimaan pesanan baru harus dikonfirmasi oleh penanggung jawab yang berwenang, lalu diikuti pengaturan pembaruan menu cetak, informasi di konter, dan tampilan di ponsel.

Sebelum menyediakan kembali, jangan hanya memeriksa apakah bahan baku sudah tiba

• Kondisi produksi: Pastikan seluruh bahan, cara pembuatan, kemasan, dan kesiapan staf sudah memadai. Jangan langsung menyatakan menu tersedia kembali hanya karena suatu bahan sudah tiba.
• Tampilan dan informasi: Setelah dikonfirmasi oleh penanggung jawab, perbarui kanal yang terkait dan beri tahu staf penerima pesanan yang sedang bertugas tentang pilihan yang tersedia kali ini.
• Permintaan lama: Jangan mengaktifkan kembali pilihan yang sebelumnya sudah dibatalkan tanpa persetujuan. Beri tahu pelanggan yang masih menanyakan menu tersebut tentang kondisi terkini agar mereka dapat memutuskan sendiri.
• Pesanan yang belum tuntas: Simpan informasi tentang pengganti yang telah disetujui, hal yang masih menunggu jawaban, dan staf yang bertanggung jawab menindaklanjuti. Tidak perlu menyimpan seluruh rencana perjalanan pelanggan.

Catatan penanganan ketersediaan membantu menelusuri siapa yang menerima informasi dan siapa yang melanjutkan tindak lanjut pesanan lama. Dampaknya terhadap pemborosan atau penjualan memerlukan pencatatan berkelanjutan secara terpisah; hasil usaha tidak dapat disimpulkan dari satu kejadian menu habis.