วิธีบันทึกออเดอร์ที่จดด้วยมือเข้าระบบ POS ย้อนหลัง: แยกสถานะส่งครัวแล้วกับรอบันทึกเข้าระบบ เพื่อป้องกันการทำอาหารซ้ำ

ก่อนนำออเดอร์ที่จดด้วยมือเข้าระบบ POS ให้ตรวจสอบสองอย่างก่อน คือ ใบจดส่งครัวแล้วหรือยัง และมีรายการเดียวกันอยู่ในระบบหรือไม่ การจดไว้บนกระดาษ การมีออเดอร์อยู่ในระบบ และการที่ครัวได้รับรายการแล้ว เป็นข้อเท็จจริงคนละอย่าง ให้ดำเนินการเฉพาะส่วนที่ยังขาด อย่าคิดว่าการบันทึกย้อนหลังทุกครั้งหมายถึงการส่งออเดอร์ใหม่เข้าครัว

ตกลงกันก่อนว่าใบจดเป็นข้อมูลอ้างอิงประเภทใด

ร้านยังใช้สมุดจดออเดอร์ต่อไปได้ แต่ควรกำหนดให้ชัดว่าใบจดนั้นเป็นรายการที่รอบันทึกเข้าระบบ หรือเป็นใบสั่งทำอาหารที่ส่งให้ครัวแล้ว ให้พนักงานคนหนึ่งรับผิดชอบการบันทึกและเชื่อมโยงกับหมายเลขเดิม ส่วนคนอื่นให้ตรวจสอบความคืบหน้าจากรายการเดียวกัน เว็บไซต์ท่องเที่ยวทางการของมาดริดให้ข้อมูลเกี่ยวกับร้านอาหารหลายประเภท ซึ่งช่วยให้เห็นภาพบริบท แต่การเชื่อมโยงใบจดกับออเดอร์ดิจิทัลไม่ได้ขึ้นอยู่กับเมืองหรือประเภทอาหารใดเป็นพิเศษ

พิจารณาแยกตามข้อมูลในใบจดและในระบบ

• ใบจดยังไม่ส่งครัว และไม่มีรายการในระบบ: ยืนยันความต้องการของลูกค้าแล้วบันทึกออเดอร์หนึ่งครั้ง จากนั้นส่งให้ครัวตามขั้นตอนของร้าน พร้อมระบุผู้รับรายการ
• ส่งใบจดให้ครัวแล้ว แต่ไม่มีรายการในระบบ: ตรวจสอบความคืบหน้าในการทำอาหารก่อน แล้วจึงดำเนินการบันทึกย้อนหลังตามวิธีที่ยืนยันแล้ว หากไม่แน่ใจว่าการบันทึกย้อนหลังจะส่งรายการเข้าครัวอีกครั้งหรือไม่ ให้ติดต่อฝ่ายสนับสนุนก่อน อย่าบันทึกออเดอร์ทั้งชุดซ้ำทันที
• มีออเดอร์อยู่ในระบบแล้ว: ตรวจสอบโต๊ะ รายการอาหาร จำนวน และว่าเป็นออเดอร์เดียวกับในใบจดหรือไม่ เพิ่มเฉพาะหมายเหตุที่จำเป็น อย่าสร้างออเดอร์ซ้ำ
• ไม่แน่ใจว่าส่งออเดอร์ บันทึกเข้าระบบ หรือส่งเข้าครัวแล้วหรือไม่: จัดเป็นรายการรอตรวจสอบ และให้พนักงานที่ได้รับมอบหมายตรวจสอบกับพนักงานที่รับออเดอร์ ตรวจดูข้อมูลในระบบ และสอบถามครัว อย่าให้พนักงานหลายตำแหน่งต่างคนต่างบันทึกหรือส่งรายการซ้ำ

เก็บข้อมูลหนึ่งรายการต่อใบจด โดยตรวจสอบย้อนกลับไปยังออเดอร์เดิมได้

• หมายเลขใบจด: ____; หมายเลขโต๊ะหรือรหัสรับอาหาร: ____; เวลาที่สั่ง: ____; พนักงานผู้รับผิดชอบ: ____
• รายการอาหาร ขนาดหรือรูปแบบ จำนวน และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่แจ้งลูกค้าแล้ว: ____
• บันทึกเข้าระบบแล้วหรือไม่: ____; หมายเลขออเดอร์ในระบบที่เกี่ยวข้อง: ____; พนักงานผู้บันทึก: ____
• ส่งให้ครัวแล้วหรือไม่: ____; เวลาที่ส่งและผู้รับ: ____; ความคืบหน้าในการทำอาหารที่ทราบ: ____
• รายการที่เพิ่มหรือแก้ไขครั้งนี้: ____; เรื่องที่ยังต้องตรวจสอบ: ____; ผู้รับผิดชอบติดตามคนถัดไป: ____

เขียนข้อมูลเหล่านี้ลงบนใบจดเดิมได้ ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมืออีกชุดหนึ่ง แยกตำแหน่งของรายการที่รอบันทึก รายการที่เชื่อมโยงกับระบบแล้ว และรายการที่รอตรวจสอบให้ชัดเจน เมื่อเปลี่ยนกะ ให้ส่งต่อเรื่องที่ยังไม่เรียบร้อยแก่พนักงานกะถัดไป อย่าใช้เครื่องหมายถูกช่องเดียวแทนสถานะว่าบันทึกแล้ว ส่งครัวแล้ว และทำเสร็จแล้ว

เมื่อมีทั้งการสแกน QR Code และการรับออเดอร์โดยพนักงาน ให้ตรวจสอบรายการเดิมก่อน

เมื่อลูกค้ายื่นโทรศัพท์มาขอความช่วยเหลือ ให้ถามก่อนว่ากดส่งออเดอร์แล้วหรือยัง จากนั้นค้นหาด้วยหมายเลขโต๊ะหรือรหัสออเดอร์ การเปิดดูเมนูไม่ได้แปลว่าส่งออเดอร์แล้ว และหน้าจอค้างหรือใช้เวลานานก็ไม่ได้ยืนยันว่าการส่งล้มเหลว MenuSnap ลูกค้าสามารถสแกน QR Code เพื่อสั่งอาหารได้ หรือพนักงานจะบันทึกออเดอร์ผ่าน POS ก็ได้ หากร้านใช้ QR Code สำหรับดูเมนูเท่านั้น พนักงานยังคงเป็นผู้รับออเดอร์ และไม่ควรบังคับให้ลูกค้าที่ใช้โทรศัพท์ไม่ถนัดเปลี่ยนวิธีสั่ง

เมื่อโต๊ะเดิมสั่งเพิ่ม ให้ยืนยันรายการที่เพิ่มแยกต่างหากและเชื่อมโยงกับออเดอร์เดิม โดยแจ้งครัวเฉพาะรายการที่เพิ่มเข้ามา หากต้องการแก้ไขหรือยกเลิกออเดอร์ ให้ถามผู้ทำอาหารก่อนว่าเริ่มทำแล้วหรือยัง เมื่อได้รับคำตอบแล้ว จึงยืนยันการแก้ไขหรือยกเลิกกับลูกค้าอีกครั้ง อย่าส่งรายการสะสมทั้งหมดของโต๊ะเป็นงานทำอาหารชุดใหม่

สอบถามข้อกำหนดสำคัญให้ชัดก่อนส่งเข้าครัว

ระบุคำขอพิเศษให้ตรงกับรายการอาหารแต่ละจาน และยืนยันกับพนักงานครัวที่รับผิดชอบการทำอาหารโดยตรง หากเกี่ยวข้องกับสารก่อภูมิแพ้ การเปลี่ยนวัตถุดิบ หรือการสัมผัสปนเปื้อน ให้ตอบโดยอ้างอิงข้อมูลปัจจุบันของร้านและความพร้อมของครัว AESAN ระบุว่าข้อมูลสารก่อภูมิแพ้ที่แจ้งด้วยวาจาต้องมีเอกสารหรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์รองรับ การแปลช่วยในการสื่อสารได้ แต่ใช้แทนการตรวจสอบส่วนผสมไม่ได้ หากยืนยันไม่ได้ ให้แจ้งตามตรงว่ายืนยันไม่ได้

แม้ไม่มีใบพิมพ์หรือเครือข่ายกลับมาใช้งานได้แล้ว ก็ให้ตรวจสอบออเดอร์เดิมก่อน

การใช้ KDS หรือเครื่องพิมพ์ต้องมีแพ็กเกจ การตั้งค่า และอุปกรณ์ที่รองรับตามที่กำหนด ส่วนการพิมพ์ยังต้องมีอุปกรณ์หรือบริการส่งงานที่กำลังทำงานอยู่ หากไม่มีใบพิมพ์ออกมา ให้ตรวจสอบออเดอร์และถามว่าครัวได้รับรายการแล้วหรือยัง หากพิมพ์ซ้ำ ให้ระบุว่าเป็นเอกสารอ้างอิงของออเดอร์เดิมและตรวจสอบว่าทำไปแล้วหรือไม่ อย่าใช้ใบเสร็จของลูกค้าแทนใบสั่งทำอาหารของครัว

เมื่อเครือข่ายขัดข้อง ให้ใช้วิธีส่งต่องานภายในร้านด้วยพนักงาน และระบุว่ารายการใดทำเสร็จหรือส่งมอบแล้ว หลังเซิร์ฟเวอร์เชื่อมต่อได้อีกครั้ง ให้ตรวจสอบออเดอร์ล่าสุดและการชำระเงินก่อนตัดสินใจว่าจะบันทึกข้อมูลส่วนใดที่ยังขาด เมื่อปิดกะ ให้ทบทวนเฉพาะจุดที่ข้อมูลเชื่อมโยงกันหลุดหายบ่อยที่สุด แล้วให้กะถัดไปเติมหมายเลข ผู้รับรายการ หรือผู้รับผิดชอบการบันทึกย้อนหลัง ไม่ต้องให้ทุกคนจดความต้องการทั้งโต๊ะซ้ำ