Come integrare nel POS gli ordini scritti a mano: distinguere ciò che è già stato inviato in cucina da ciò che va ancora inserito, evitando doppie preparazioni

Prima di inserire nel POS un ordine scritto a mano, verifica due cose: se la comanda cartacea è già stata consegnata alla cucina e se lo stesso ordine è già presente nel sistema. L’annotazione su carta, la presenza dell’ordine nel sistema e la sua ricezione in cucina sono tre fatti distinti. Completa solo il passaggio mancante: non considerare automaticamente ogni inserimento successivo come un nuovo invio in cucina.

Stabilite quale funzione ha il foglietto

Il locale può continuare a usare gli ordini scritti a mano, ma deve essere chiaro se il foglietto è una registrazione in attesa di inserimento oppure un ordine di preparazione già consegnato alla cucina. Una persona si occupa dell’inserimento e lo collega al numero originale; gli altri controllano l’avanzamento usando la stessa registrazione. Il sito ufficiale del turismo di Madrid presenta diversi tipi di locali di ristorazione e offre un contesto per questi esempi. Il metodo per collegare i foglietti agli ordini digitali non dipende da una città o da un tipo di cucina specifici.

Valutate separatamente il foglietto e i dati nel sistema

• Foglietto non consegnato alla cucina e nessun dato nel sistema: confermate la richiesta del cliente, inserite l’ordine una sola volta e inviatelo in cucina secondo la procedura del locale, annotando chi lo ha ricevuto.
• Foglietto già consegnato alla cucina, ma nessun dato nel sistema: verificate prima a che punto è la preparazione, quindi procedete con la modalità di registrazione successiva già concordata. Se non è chiaro se questa comporti un nuovo invio in cucina, contattate prima l’assistenza; non reinserite direttamente l’intero ordine.
• Ordine già presente nel sistema: controllate tavolo, articoli, quantità e che si tratti dello stesso ordine indicato sul foglietto. Aggiungete solo le informazioni necessarie e non create un secondo ordine identico.
• Esito dell’invio, dell’inserimento o della consegna in cucina non chiaro: contrassegnate il caso come da verificare e incaricate una persona di controllare con il personale di sala, il sistema e la cucina. Evitate che più persone lo inseriscano di nuovo ciascuna per conto proprio.

Conservate per ogni foglietto una traccia collegata all’ordine originale

• Numero del foglietto: ____; tavolo o identificativo del ritiro: ____; ora dell’ordine: ____; addetto: ____.
• Articoli, varianti, quantità e supplementi già comunicati per questo ordine: ____.
• Inserito nel sistema: ____; numero dell’ordine corrispondente: ____; persona che ha effettuato l’inserimento: ____.
• Consegnato alla cucina: ____; ora della consegna e destinatario: ____; stato della preparazione, se noto: ____.
• Aggiunte o modifiche apportate questa volta: ____; informazioni ancora da verificare: ____; persona incaricata del seguito: ____.

Questi campi possono essere annotati sul foglietto originale: non serve introdurre un altro strumento. Distinguete chiaramente le registrazioni da inserire, quelle già collegate e quelle da verificare. Al cambio turno, passate le questioni aperte a chi subentra; una sola spunta non deve indicare contemporaneamente che l’ordine è stato inserito, inviato in cucina e completato.

Ordini tramite QR code e ordini raccolti dal personale: controllate prima se la richiesta esiste già

Se un cliente chiede aiuto con il telefono, domandategli prima se ha premuto il pulsante per inviare l’ordine, poi cercate usando il tavolo o l’identificativo dell’ordine. Aprire il menu non equivale a inviare un ordine; una pagina bloccata o un’attesa prolungata non dimostrano che l’invio non sia riuscito. MenuSnap permette ai clienti di ordinare scansionando un QR code e al personale di inserire gli ordini nel POS. Se il locale usa il menu solo per consultazione, gli ordini continuano a essere raccolti dal personale: non obbligate i clienti che non sanno usare il telefono a cambiare modalità.

Confermate separatamente le nuove richieste per lo stesso tavolo, collegatele all’ordine originale e comunicate alla cucina solo le aggiunte. Prima di modificare o annullare un articolo, chiedete a chi sta preparando l’ordine se ha già iniziato; dopo aver ricevuto risposta, confermate la modifica con il cliente. Non inviate l’elenco cumulativo dell’intero tavolo come se fosse una nuova richiesta di preparazione.

Chiarite i requisiti essenziali prima di inviare l’ordine in cucina

Annotate le richieste speciali accanto all’articolo interessato e verificatele con chi lo prepara. In caso di allergeni, sostituzioni di ingredienti o contaminazione crociata, rispondete in base alle informazioni aggiornate del locale e alle condizioni della cucina. AESAN spiega che le informazioni sugli allergeni comunicate a voce devono basarsi su documentazione scritta o elettronica. La traduzione può aiutare nella comunicazione, ma non sostituisce la verifica degli ingredienti: se non potete confermare un’informazione, ditelo chiaramente.

Se manca la comanda cartacea o torna la connessione, controllate comunque prima l’ordine originale

L’uso di un KDS o della stampa richiede il piano, la configurazione e i dispositivi compatibili necessari; per la stampa serve anche un dispositivo o un servizio di invio attivo. Se non esce alcun foglio, controllate l’ordine e verificate se la cucina lo ha ricevuto. Prima di ristampare, indicate che si tratta del riferimento all’ordine originale e controllate se è già stato preparato. Non usate la ricevuta del cliente come ordine di preparazione per la cucina.

In caso di problemi di rete, affidatevi alla procedura manuale di passaggio delle informazioni prevista dal locale e annotate quali articoli sono già stati preparati o consegnati. Quando la connessione al server torna disponibile, controllate gli ordini più aggiornati e i pagamenti, poi decidete quali registrazioni mancanti completare. A fine turno, individuate solo il collegamento che più spesso viene perso e chiedete al turno successivo di completare il numero, il destinatario o la responsabilità dell’inserimento. Non chiedete a tutti di annotare di nuovo l’intero ordine del tavolo.