Comment saisir après coup une commande manuscrite dans le POS : distinguer les commandes déjà envoyées en cuisine de celles qui restent à saisir pour éviter les doublons

Avant de saisir après coup une commande manuscrite dans le POS, vérifiez deux choses : le bon a-t-il déjà été remis en cuisine et la même demande figure-t-elle déjà dans le système ? Le fait qu’une commande soit inscrite sur papier, qu’elle existe dans le système ou qu’elle ait été reçue en cuisine correspond à trois situations différentes. Ne complétez que ce qui manque ; ne considérez pas systématiquement une saisie après coup comme un nouvel envoi en cuisine.

Commencez par définir le rôle du bon manuscrit

Le restaurant peut continuer à utiliser un carnet de commandes, mais il faut préciser s’il sert à noter les commandes à saisir ou s’il s’agit d’un bon de préparation déjà remis en cuisine. Confiez la saisie à une personne, qui l’associera au numéro d’origine ; les autres membres de l’équipe pourront suivre son statut à partir de cette même référence. Le site officiel du tourisme de Madrid présente différents types d’établissements de restauration et donne un aperçu du contexte. La méthode pour faire correspondre les bons papier et les commandes numériques ne dépend ni d’une ville ni d’un type de cuisine en particulier.

Décidez en fonction du bon papier et des informations dans le système

• Le bon n’a pas été envoyé en cuisine et aucune commande ne figure dans le système : confirmez la demande du client, saisissez la commande une seule fois et transmettez-la en cuisine selon la procédure du restaurant, en indiquant qui la réceptionne.
• Le bon a été envoyé en cuisine, mais aucune commande ne figure dans le système : vérifiez d’abord l’avancement de la préparation, puis procédez à la saisie complémentaire selon la méthode approuvée. Si vous ne savez pas si cette saisie déclenchera un nouvel envoi en cuisine, contactez d’abord l’assistance ; ne saisissez pas à nouveau toute la commande sans vérification.
• Une commande figure déjà dans le système : vérifiez la table, les articles, les quantités et s’il s’agit bien de la commande inscrite sur le bon. N’ajoutez que les précisions nécessaires et ne créez pas une deuxième commande identique.
• Vous ne savez pas si la commande a été validée, saisie ou envoyée en cuisine : indiquez qu’elle doit être vérifiée. Chargez une personne désignée de consulter l’équipe de salle, le système et la cuisine, afin que plusieurs postes ne procèdent pas chacun à une nouvelle saisie.

Gardez une trace par bon, reliée à la commande d’origine

• Numéro du bon : ____ ; table ou référence de retrait : ____ ; heure de la commande : ____ ; personne en charge : ____.
• Articles, options, quantités et suppléments tarifaires communiqués pour cette commande : ____.
• Commande saisie : ____ ; numéro de la commande correspondante dans le système : ____ ; personne ayant effectué la saisie : ____.
• Commande remise en cuisine : ____ ; heure de transmission et personne qui l’a réceptionnée : ____ ; état connu de la préparation : ____.
• Ajouts ou modifications apportés cette fois-ci : ____ ; points à vérifier : ____ ; personne chargée du suivi : ____.

Vous pouvez noter ces informations sur le bon d’origine, sans mettre en place un autre outil. Séparez clairement les commandes à saisir, celles déjà associées à une commande et celles qui restent à vérifier. Au changement d’équipe, transmettez les points en suspens à la personne qui prend le relais. N’utilisez pas une seule case cochée pour indiquer à la fois que la commande a été saisie, envoyée en cuisine et préparée.

Commandes par QR code et commandes prises par le personnel : vérifiez d’abord si la demande existe déjà

Si un client vous sollicite avec son téléphone, demandez-lui d’abord s’il a validé sa commande, puis faites une recherche à partir de la table ou de la référence de commande. Ouvrir le menu n’équivaut pas à valider une commande ; une page bloquée ou un long temps d’attente ne prouve pas non plus que l’envoi a échoué. MenuSnap permet aux clients de commander en scannant un QR code, ou au personnel de saisir les commandes dans le POS. Si le restaurant propose uniquement la consultation du menu, le personnel continue à prendre les commandes : les clients qui ne savent pas utiliser leur téléphone ne sont pas obligés de changer de méthode.

Confirmez séparément les ajouts pour une même table et associez-les à la commande d’origine. Indiquez à la cuisine uniquement ce qui est ajouté. Avant de modifier ou d’annuler un article, demandez à la personne qui le prépare si elle a déjà commencé, puis confirmez la modification avec le client. Ne transmettez pas à la cuisine la liste complète et cumulée de la table comme s’il s’agissait d’une nouvelle commande à préparer.

Vérifiez les exigences importantes avant l’envoi en cuisine

Indiquez les demandes particulières pour chaque article et confirmez-les auprès de la personne qui le prépare effectivement. En cas d’allergène, de remplacement d’ingrédient ou de risque de contamination croisée, répondez en fonction des informations à jour du restaurant et des capacités de la cuisine. L’AESAN précise que les informations orales sur les allergènes doivent s’appuyer sur des éléments écrits ou électroniques. Une traduction peut faciliter la communication, mais ne remplace pas la vérification des ingrédients. Si vous ne pouvez pas confirmer une information, dites-le clairement.

En l’absence de ticket papier ou après le rétablissement du réseau, vérifiez toujours d’abord la commande d’origine

L’utilisation d’un KDS ou d’une imprimante nécessite l’offre, la configuration et les appareils compatibles appropriés. Pour imprimer, il faut également un appareil ou un service d’envoi en fonctionnement. Si aucun ticket ne sort, vérifiez la commande et si la cuisine l’a reçue. Avant de réimprimer, indiquez qu’il s’agit du justificatif de la commande d’origine et vérifiez si elle a déjà été préparée. Ne confondez pas le reçu du client avec le bon de préparation destiné à la cuisine.

En cas de problème de réseau, organisez les transmissions manuellement au sein du restaurant et indiquez ce qui a déjà été préparé ou remis au client. Une fois la connexion au serveur rétablie, consultez d’abord les commandes et paiements les plus récents, puis décidez quelles informations manquantes doivent être saisies. À la fin du service, relevez uniquement les correspondances qui se perdent le plus souvent. Au service suivant, veillez à compléter le numéro, le nom de la personne qui réceptionne ou la responsabilité de la saisie, sans demander à toute l’équipe de noter à nouveau les commandes complètes de chaque table.