Handschriftliche Bestellungen nachträglich im POS erfassen: „Bereits an die Küche gesendet“ von „Noch zu erfassen“ unterscheiden und doppelte Zubereitung vermeiden

Bevor Sie eine handschriftliche Bestellung nachträglich im POS erfassen, prüfen Sie zunächst zwei Punkte: Wurde der Papierbeleg bereits an die Küche weitergegeben, und liegt im System schon ein Auftrag mit denselben Wünschen vor? Dass etwas auf Papier steht, im System erfasst ist oder die Küche erreicht hat, sind drei verschiedene Sachverhalte. Ergänzen Sie nur, was noch fehlt, und behandeln Sie eine Nacherfassung nicht automatisch als neuen Küchenauftrag.

Legen Sie zuerst fest, wofür der Papierbeleg steht

Ihr Betrieb kann weiterhin handschriftliche Bestellbücher verwenden. Wichtig ist, klar festzulegen, ob ein Beleg noch erfasst werden muss oder bereits als Zubereitungsauftrag an die Küche weitergegeben wurde. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter übernimmt die Nacherfassung und verknüpft sie mit der ursprünglichen Nummer; alle anderen prüfen den Status anhand desselben Eintrags. Die offizielle Tourismus-Website von Madrid stellt verschiedene Gastronomiebetriebe vor und bietet damit einen passenden Hintergrund. Wie Papierbelege digitalen Bestellungen zugeordnet werden, hängt jedoch weder von einer bestimmten Stadt noch von einer bestimmten Küche ab.

Papierbeleg und Systemeintrag getrennt prüfen

• Papierbeleg noch nicht an die Küche weitergegeben, und kein Eintrag im System: Bestätigen Sie die Wünsche der Gäste, erfassen Sie die Bestellung einmal und geben Sie sie nach dem Ablauf Ihres Betriebs an die Küche weiter. Vermerken Sie, wer sie entgegengenommen hat.
• Papierbeleg bereits an die Küche weitergegeben, aber kein Eintrag im System: Prüfen Sie zunächst den Zubereitungsstand und gehen Sie dann nach dem bestätigten Verfahren für Nachträge vor. Wenn unklar ist, ob der Nachtrag erneut an die Küche gesendet wird, wenden Sie sich zuerst an den Support und erfassen Sie nicht einfach die gesamte Bestellung erneut.
• Bestellung bereits im System vorhanden: Prüfen Sie Tisch, Artikel, Menge und ob sich der Eintrag auf denselben Papierbeleg bezieht. Ergänzen Sie nur notwendige Hinweise und legen Sie keine identische Bestellung ein zweites Mal an.
• Unklar, ob die Bestellung übermittelt oder erfasst wurde oder die Küche erreicht hat: Kennzeichnen Sie den Fall als zu prüfen. Eine zuständige Mitarbeiterin oder ein zuständiger Mitarbeiter gleicht die Angaben des Servicepersonals, den Systemeintrag und den Stand in der Küche ab, damit nicht mehrere Bereiche jeweils eine eigene Nacherfassung anlegen.

Für jeden Papierbeleg einen Eintrag führen, der zur ursprünglichen Bestellung zurückverfolgt werden kann

• Belegnummer: ____; Tisch- oder Abholkennzeichnung: ____; Bestellzeit: ____; bearbeitet von: ____.
• Artikel, Varianten, Mengen und bereits genannte Aufpreise für diesen Auftrag: ____.
• Erfasst: ____; zugehörige System-Bestellnummer: ____; Erfassung durch: ____.
• An die Küche weitergegeben: ____; Übergabezeit und empfangende Person: ____; bekannter Zubereitungsstand: ____.
• Diesmal hinzugefügt oder geändert: ____; noch zu prüfen: ____; nächste zuständige Person: ____.

Diese Angaben können direkt auf dem ursprünglichen Papierbeleg stehen; ein zusätzliches Hilfsmittel ist nicht nötig. Halten Sie die Bereiche für noch zu erfassende, bereits zugeordnete und noch zu prüfende Einträge klar auseinander. Übergeben Sie offene Punkte beim Schichtwechsel an die nächste zuständige Person. Ein einzelnes Häkchen darf nicht zugleich bedeuten, dass die Bestellung erfasst, an die Küche weitergegeben und fertiggestellt wurde.

QR-Code-Bestellungen und manuelle Erfassung parallel verwalten: zuerst vorhandene Bestellungen prüfen

Wenn Gäste mit ihrem Smartphone um Hilfe bitten, fragen Sie zunächst, ob sie bereits auf „Absenden“ getippt haben. Suchen Sie dann anhand der Tisch- oder Bestellkennung nach der Bestellung. Die Speisekarte nur zu öffnen ist nicht dasselbe, wie eine Bestellung abzuschicken; auch eine hängende Seite oder eine lange Wartezeit beweist nicht, dass die Übermittlung fehlgeschlagen ist. Mit MenuSnap können Gäste durch Scannen eines QR-Codes bestellen, oder Mitarbeitende können Bestellungen im POS erfassen. Wenn Ihr Betrieb die Speisekarte nur zum Anschauen bereitstellt, nehmen Mitarbeitende die Bestellung weiterhin entgegen. Gäste, die ein Smartphone nicht bedienen können, werden nicht gezwungen, auf eine andere Bestellweise umzusteigen.

Bestätigen Sie Ergänzungen am selben Tisch separat und ordnen Sie sie der ursprünglichen Bestellung zu. Teilen Sie der Küche nur mit, was hinzukommt. Fragen Sie bei Änderungen oder Stornierungen zuerst die zuständige Person in der Küche, ob mit der Zubereitung bereits begonnen wurde. Bestätigen Sie den weiteren Schritt anschließend mit den Gästen. Senden Sie nicht die vollständige, inzwischen angewachsene Tischbestellung als neuen Zubereitungsauftrag.

Wichtige Anforderungen vor der Weitergabe an die Küche klären

Vermerken Sie besondere Wünsche beim jeweiligen Gericht und bestätigen Sie sie mit der tatsächlich zuständigen Küchenstation. Bei Allergenen, dem Austausch von Zutaten oder möglichem Kreuzkontakt richten Sie Ihre Auskunft nach den aktuellen Unterlagen Ihres Betriebs und den Bedingungen in der Küche. AESAN weist darauf hin, dass mündliche Auskünfte zu Allergenen schriftlich oder elektronisch belegt sein müssen. Eine Übersetzung kann die Verständigung unterstützen, ersetzt aber keine Prüfung der Zutaten. Wenn sich etwas nicht bestätigen lässt, sagen Sie das klar.

Auch ohne Papierbon oder nach Wiederherstellung der Netzwerkverbindung zuerst den ursprünglichen Auftrag prüfen

Die Nutzung eines KDS oder der Druckfunktion setzt den passenden Tarif, die entsprechende Konfiguration und kompatible Geräte voraus. Für den Druck braucht es außerdem ein laufendes Sendegerät oder einen laufenden Dienst. Wenn kein Bon ausgegeben wird, prüfen Sie zuerst die Bestellung und ob die Küche sie erhalten hat. Kennzeichnen Sie einen Nachdruck als zum ursprünglichen Zubereitungsauftrag gehörig und prüfen Sie, ob die Speisen bereits zubereitet wurden. Verwenden Sie den Gästebeleg nicht als Küchenauftrag.

Bei Netzwerkproblemen organisieren Sie die Übergabe innerhalb des Betriebs manuell und halten Sie fest, was bereits zubereitet oder ausgegeben wurde. Sobald die Serververbindung wiederhergestellt ist, prüfen Sie zuerst die neuesten Bestellungen und Zahlungen. Entscheiden Sie anschließend, welche fehlenden Einträge nachgetragen werden müssen. Prüfen Sie zum Schichtende, welche Zuordnung am häufigsten verloren geht, und legen Sie für die nächste Schicht fest, wer Nummern, Empfänger oder die Zuständigkeit für Nacherfassungen ergänzt. Verlangen Sie nicht, dass alle Mitarbeitenden den gesamten Tischbedarf wiederholt dokumentieren.