Com introduir al TPV les comandes preses a mà: distingiu entre les ja enviades a cuina i les pendents per evitar duplicar-ne l’elaboració

Abans d’introduir al TPV una comanda presa a mà, comproveu dues coses: si el paper ja s’ha lliurat a cuina i si el sistema ja conté la mateixa comanda. Que s’hagi anotat en paper, que ja consti al sistema i que cuina l’hagi rebuda són tres fets diferents. Completeu només allò que falti; no tracteu cada introducció posterior com una comanda nova que cal enviar a cuina.

Primer, acordeu quin paper té la comanda en paper

El restaurant pot continuar fent servir talonaris, però cal deixar clar si són registres pendents d’introduir o comandes de preparació que ja s’han lliurat a cuina. Una persona de l’equip s’encarrega d’introduir-les i les vincula al número original; la resta consulta el progrés en aquest mateix registre. El web oficial de turisme de Madrid presenta diversos tipus d’establiments de restauració i serveix de context; la manera de relacionar les comandes en paper amb les digitals no depèn d’una ciutat ni d’un tipus de cuina concret.

Valoreu per separat què consta al paper i al sistema

• El paper no s’ha enviat a cuina i tampoc no hi ha cap registre al sistema: confirmeu la comanda del client, introduïu-la una sola vegada i, seguint el procediment del restaurant, envieu-la a cuina indicant qui l’ha rebuda.
• El paper ja s’ha enviat a cuina, però no hi ha cap registre al sistema: comproveu primer l’estat de preparació i després feu l’anotació amb el procediment de regularització confirmat. Si no sabeu si aquesta anotació tornarà a enviar la comanda a cuina, consulteu primer el servei d’assistència; no torneu a introduir tota la comanda directament.
• Ja hi ha una comanda al sistema: comproveu la taula, els plats, les quantitats i si es tracta de la mateixa comanda en paper. Afegiu només les indicacions necessàries i no creeu una altra comanda idèntica.
• No se sap si la comanda s’ha tramès, introduït o enviat a cuina: deixeu-la pendent de comprovació. La persona designada ha de consultar el personal que l’ha atès, el sistema i la cuina, perquè cada àrea no la torni a introduir pel seu compte.

Deixeu un registre vinculat a la comanda original per a cada comanda en paper

• Número de la comanda en paper: ____; taula o identificador per recollir la comanda: ____; hora de la comanda: ____; persona que se n’ha encarregat: ____.
• Plats, variants, quantitats i suplements indicats en aquesta comanda: ____.
• S’ha introduït al sistema?: ____; número de la comanda corresponent al sistema: ____; persona que l’ha introduïda: ____.
• S’ha lliurat a cuina?: ____; hora del lliurament i persona que l’ha rebuda: ____; estat de preparació conegut: ____.
• Afegits o modificacions d’aquesta comanda: ____; dades que encara cal comprovar: ____; persona que en farà el seguiment: ____.

Podeu anotar aquests camps a la comanda original en paper; no cal fer servir cap altra eina. Separeu clarament els registres pendents d’introduir, els ja vinculats i els que s’han de comprovar. Quan hi hagi canvi de torn, traspasseu els assumptes pendents a qui agafi el relleu. No feu servir una sola marca per indicar alhora que la comanda ja s’ha introduït, s’ha enviat a cuina i s’ha completat.

Quan es combinen les comandes amb QR i les preses pel personal, comproveu primer què ja s’ha demanat

Si un client us demana ajuda amb el mòbil, pregunteu-li primer si ha confirmat la comanda i, després, comproveu-la pel número de taula o l’identificador de la comanda. Obrir el menú no vol dir que la comanda s’hagi enviat; que la pàgina s’hagi quedat aturada o que trigui a respondre tampoc no demostra que l’enviament hagi fallat. MenuSnap permet que els clients facin comandes escanejant un QR i que el personal les introdueixi al TPV. Si el restaurant només ofereix el menú per consultar-lo, el personal continua atenent les comandes; no s’ha d’obligar els clients que no saben fer servir el mòbil a canviar de manera de demanar.

Confirmeu per separat qualsevol afegit de la mateixa taula, vinculeu-lo a la comanda original i comuniqueu a cuina només què s’hi ha d’afegir. Abans de modificar o cancel·lar un plat, pregunteu a qui el prepara si ja ha començat a fer-lo i, un cop obtinguda la resposta, confirmeu-ho amb el client. No envieu la llista acumulada de tota la taula com si fos una nova comanda de preparació.

Aclariu els requisits importants abans d’enviar la comanda a cuina

Anoteu els requisits especials al plat corresponent i confirmeu-los amb la persona que l’elaborarà. Si es tracta d’al·lèrgens, de substituir ingredients o de possibles contactes encreuats, responeu d’acord amb la informació vigent del restaurant i les condicions de la cuina. L’AESAN indica que la informació verbal sobre al·lèrgens ha de tenir suport escrit o electrònic. La traducció pot ajudar a comunicar-se, però no substitueix la verificació dels ingredients; si no ho podeu confirmar, digueu-ho clarament.

Si no hi ha tiquet en paper o es restableix la connexió, comproveu igualment primer la comanda original

Per fer servir un KDS o una impressora cal tenir el pla, la configuració i els equips compatibles corresponents; la impressió també requereix que hi hagi un dispositiu o servei d’enviament en funcionament. Si no surt cap tiquet, comproveu la comanda i si cuina l’ha rebuda. Si torneu a imprimir-lo, indiqueu que correspon a la comanda original i comproveu si ja s’ha preparat. No feu servir el rebut del client com a tiquet de preparació per a cuina.

Si falla la xarxa, feu el traspàs manual dins del restaurant i indiqueu què ja s’ha preparat o lliurat. Quan es restableixi la connexió amb el servidor, consulteu primer les comandes més recents i els pagaments; després, decidiu com completar els registres que faltin. Al tancament del torn, fixeu-vos només en quin vincle és més fàcil que es perdi. Al torn següent, assegureu-vos que hi constin el número, qui ha rebut la comanda o qui s’encarrega d’introduir-la, sense demanar a tothom que torni a anotar les necessitats de tota la taula.