हाथ से लिखे ऑर्डर POS में दर्ज करना: रसोई में भेजे गए और दर्ज किए जाने बाकी ऑर्डर अलग रखें, ताकि खाना दोबारा न बने

हाथ से लिखे ऑर्डर को POS में दर्ज करने से पहले दो बातें जाँचें: क्या पर्ची रसोई में भेजी जा चुकी है, और क्या सिस्टम में उसी अनुरोध का ऑर्डर मौजूद है? पर्ची पर लिखा होना, सिस्टम में ऑर्डर होना और रसोई को ऑर्डर मिलना—ये तीन अलग-अलग बातें हैं। केवल जो कड़ी छूटी हो, उसे पूरा करें; हर बार दर्ज करने को नया ऑर्डर भेजना न समझें।

पहले तय करें कि पर्ची किस काम का आधार है

रेस्तराँ हाथ से लिखी ऑर्डर-बुक का इस्तेमाल जारी रख सकते हैं, लेकिन यह साफ़ होना चाहिए कि उसमें लिखी पर्ची का विवरण अभी सिस्टम में दर्ज किया जाना बाकी है या वह खाना बनाने के निर्देश के तौर पर रसोई को सौंपी जा चुकी है। एक कर्मचारी को छूटे हुए ऑर्डर दर्ज करने और उन्हें मूल पर्ची के नंबर से जोड़ने की ज़िम्मेदारी दें; बाकी कर्मचारी उसी रिकॉर्ड से काम की प्रगति देखें। मैड्रिड की आधिकारिक पर्यटन वेबसाइट वहाँ के अलग-अलग प्रकार के खाने-पीने के प्रतिष्ठानों का परिचय देती है और इस संदर्भ की पृष्ठभूमि बताती है। पर्ची और डिजिटल ऑर्डर को जोड़ने का तरीका किसी खास शहर या व्यंजन पर निर्भर नहीं करता।

पर्ची और सिस्टम के रिकॉर्ड को अलग-अलग देखकर तय करें

• पर्ची रसोई में नहीं भेजी गई है और सिस्टम में भी कोई रिकॉर्ड नहीं है: ग्राहक की माँग की पुष्टि करें, ऑर्डर एक बार दर्ज करें और अपने रेस्तराँ की प्रक्रिया के अनुसार उसे रसोई में भेजें। उसे प्राप्त करने वाले कर्मचारी का नाम लिखें।
• पर्ची रसोई में भेजी जा चुकी है, लेकिन सिस्टम में कोई रिकॉर्ड नहीं है: पहले खाना बनने की स्थिति जाँचें, फिर पुष्टि किए गए तरीके से छूटा हुआ रिकॉर्ड दर्ज करें। अगर यह स्पष्ट न हो कि रिकॉर्ड दर्ज करने से ऑर्डर दोबारा रसोई में जाएगा या नहीं, तो पूरा ऑर्डर फिर से दर्ज करने के बजाय पहले सहायता टीम से संपर्क करें।
• सिस्टम में ऑर्डर पहले से मौजूद है: मेज़, आइटम, मात्रा और पर्ची का मिलान करें। केवल ज़रूरी जानकारी जोड़ें; वही ऑर्डर दोबारा न बनाएँ।
• यह स्पष्ट नहीं है कि ऑर्डर जमा हुआ, दर्ज हुआ या रसोई में पहुँचा या नहीं: उसे जाँच के लिए चिह्नित करें। एक तय कर्मचारी को मेज़ पर ऑर्डर लेने वाले कर्मचारी, सिस्टम और रसोई से पुष्टि करने दें; अलग-अलग कर्मचारी अपनी ओर से वही ऑर्डर फिर से दर्ज न करें।

उसी पर्ची के लिए ऐसा रिकॉर्ड रखें जो मूल ऑर्डर तक पहुँचा सके

• पर्ची का नंबर: ____; मेज़ या पिकअप की पहचान: ____; ऑर्डर का समय: ____; ज़िम्मेदार कर्मचारी: ____।
• इस बार के आइटम, विकल्प, मात्रा और पहले से बताई गई अतिरिक्त कीमत: ____।
• क्या ऑर्डर दर्ज किया गया है: ____; संबंधित सिस्टम ऑर्डर नंबर: ____; दर्ज करने वाला कर्मचारी: ____।
• क्या ऑर्डर रसोई में भेजा गया है: ____; भेजने का समय और उसे पाने वाला कर्मचारी: ____; खाना बनने की ज्ञात स्थिति: ____।
• इस बार जोड़ा या बदला गया हिस्सा: ____; जिसकी जाँच बाकी है: ____; अगली बार जानकारी लेने वाला कर्मचारी: ____।

यह जानकारी मूल पर्ची पर ही लिखी जा सकती है; इसके लिए अलग व्यवस्था शुरू करने की ज़रूरत नहीं है। बाद में दर्ज किए जाने वाले, पहले से जोड़े गए और जाँच के लिए बाकी रिकॉर्ड रखने की जगहें स्पष्ट रूप से अलग रखें। शिफ़्ट बदलते समय अधूरे मामले काम सँभालने वाले कर्मचारी को सौंपें। एक ही सही के निशान से यह न दर्शाएँ कि ऑर्डर दर्ज भी हो गया, रसोई में पहुँच भी गया और पूरा भी हो गया।

QR कोड से और कर्मचारियों द्वारा लिए गए ऑर्डर साथ चलें, तो पहले देखें कि माँग पहले से दर्ज है या नहीं

अगर ग्राहक मदद के लिए फ़ोन लेकर आए, तो पहले पूछें कि क्या उन्होंने ऑर्डर सबमिट करने का बटन दबाया था। फिर मेज़ या ऑर्डर की पहचान के आधार पर खोजें। केवल मेन्यू खोलना और ऑर्डर सबमिट करना अलग बातें हैं; पेज का अटकना या लंबा इंतज़ार भी यह साबित नहीं करता कि ऑर्डर भेजना विफल रहा। MenuSnap में ग्राहक QR कोड स्कैन करके ऑर्डर दे सकते हैं या कर्मचारी POS में ऑर्डर दर्ज कर सकते हैं। अगर रेस्तराँ में मेन्यू केवल देखने के लिए उपलब्ध है, तो ऑर्डर कर्मचारी ही लें; जिन ग्राहकों को फ़ोन इस्तेमाल करना नहीं आता, उन्हें तरीका बदलने के लिए मजबूर न करें।

एक ही मेज़ के लिए जोड़े गए नए आइटम की अलग से पुष्टि करें और उन्हें मूल ऑर्डर से जोड़ें। रसोई को सिर्फ़ बताएँ कि क्या जोड़ा गया है। ऑर्डर में बदलाव या उसे रद्द करने से पहले खाना बनाने वाले कर्मचारी से पूछें कि क्या तैयारी शुरू हो चुकी है। जवाब मिलने के बाद ही ग्राहक से पुष्टि करें। पूरी मेज़ के अब तक के सभी आइटम की सूची को नया खाना बनाने का ऑर्डर बनाकर न भेजें।

रसोई में भेजने से पहले ज़रूरी बातों की पुष्टि करें

खास निर्देश संबंधित आइटम के साथ लिखें और उस कर्मचारी से पुष्टि करें जो वास्तव में खाना बनाएगा। एलर्जी पैदा करने वाली सामग्री, किसी सामग्री को बदलने या एक चीज़ का संपर्क दूसरी चीज़ से होने के जोखिम के बारे में जवाब देते समय रेस्तराँ की मौजूदा जानकारी और रसोई की क्षमता के अनुसार चलें। AESAN के अनुसार, एलर्जी पैदा करने वाली सामग्री के बारे में मौखिक जानकारी के साथ लिखित या इलेक्ट्रॉनिक आधार होना चाहिए। अनुवाद से बातचीत में मदद मिलती है, लेकिन वह सामग्री या विधि के बारे में निर्णय लेने का विकल्प नहीं है। जिसकी पुष्टि न हो सके, उसे साफ़ तौर पर अपुष्ट बताएँ।

प्रिंट की हुई पर्ची न निकले या इंटरनेट लौट आए, तब भी पहले मूल ऑर्डर जाँचें

KDS या प्रिंटिंग का इस्तेमाल करने के लिए संबंधित प्लान, सेटअप और संगत उपकरण चाहिए। प्रिंटिंग के लिए ऑर्डर भेजने वाला उपकरण या सेवा चालू भी होनी चाहिए। पर्ची न निकले, तो पहले जाँचें कि ऑर्डर सिस्टम में है या नहीं और रसोई को मिला है या नहीं। दोबारा प्रिंट करने पर बताएँ कि यह मूल ऑर्डर की पर्ची है, और पता करें कि खाना बन चुका है या नहीं। ग्राहक की रसीद को रसोई का खाना बनाने वाला ऑर्डर न समझें।

नेटवर्क में समस्या होने पर रेस्तराँ के कर्मचारी आपस में सीधे जानकारी सौंपें और लिखें कि कौन-से ऑर्डर बन चुके हैं या ग्राहक को दिए जा चुके हैं। सर्वर से कनेक्शन बहाल होने पर पहले ऑर्डर और भुगतान के नवीनतम रिकॉर्ड जाँचें, फिर तय करें कि छूटे हुए रिकॉर्ड कैसे पूरे करने हैं। शिफ़्ट के अंत में सिर्फ़ यह देखें कि किन रिकॉर्ड के बीच का संबंध सबसे ज़्यादा छूटता है। अगली शिफ़्ट में उसी के अनुसार पर्ची का नंबर, निर्देश प्राप्त करने वाले कर्मचारी का नाम या छूटा रिकॉर्ड दर्ज करने की ज़िम्मेदारी स्पष्ट करें; सभी कर्मचारियों से पूरी मेज़ का ऑर्डर बार-बार लिखने को न कहें।