Cara memasukkan pesanan tulisan tangan ke POS: bedakan pesanan yang sudah dikirim ke dapur dan yang belum dicatat agar tidak dibuat dua kali

Sebelum memasukkan kembali pesanan tulisan tangan ke POS, periksa dua hal: apakah slip kertas sudah diserahkan ke dapur dan apakah pesanan yang sama sudah tercatat di sistem. Pesanan yang tertulis di kertas, pesanan yang sudah ada di sistem, dan pesanan yang sudah diterima dapur adalah tiga hal yang berbeda. Lengkapi hanya bagian yang belum ada; jangan menganggap setiap pencatatan susulan sebagai pesanan baru yang harus dikirim ke dapur.

Sepakati dulu fungsi slip kertas

Restoran dapat terus menggunakan buku pesanan tulisan tangan, tetapi harus jelas apakah buku itu berfungsi sebagai catatan yang menunggu dimasukkan ke sistem atau sebagai pesanan yang sudah diserahkan ke dapur untuk dibuat. Tunjuk satu staf untuk memasukkan pesanan dan mengaitkannya dengan nomor aslinya; staf lain dapat memeriksa perkembangannya melalui catatan yang sama. Situs pariwisata resmi Madrid memperkenalkan berbagai jenis tempat makan sebagai gambaran konteks; cara mencocokkan slip kertas dengan pesanan digital tidak bergantung pada kota atau jenis masakan tertentu.

Tentukan langkah berdasarkan catatan di kertas dan sistem

• Slip kertas belum dikirim ke dapur dan belum ada catatan di sistem: pastikan kembali pesanan tamu, lalu masukkan satu kali dan serahkan ke dapur sesuai prosedur restoran. Catat siapa yang menerimanya.
• Slip kertas sudah dikirim ke dapur, tetapi belum ada catatan di sistem: periksa dulu progres pembuatan, lalu lakukan pencatatan susulan dengan cara yang sudah dipastikan. Jika belum jelas apakah pencatatan susulan akan mengirim pesanan lagi ke dapur, hubungi dukungan terlebih dahulu; jangan langsung memasukkan ulang seluruh pesanan.
• Pesanan sudah tercatat di sistem: cocokkan meja, menu, jumlah, dan apakah pesanan itu berasal dari slip yang sama. Tambahkan hanya keterangan yang diperlukan; jangan membuat pesanan duplikat.
• Status pengiriman, pencatatan, atau penerimaan di dapur tidak jelas: tandai sebagai perlu diperiksa. Tunjuk satu staf untuk mengecek dengan staf yang menerima pesanan, sistem, dan dapur; jangan sampai beberapa bagian masing-masing memasukkan ulang pesanan.

Simpan satu catatan untuk setiap slip kertas yang dapat ditelusuri ke pesanan asal

• Nomor slip kertas: ____; nomor meja atau tanda pengambilan: ____; waktu pemesanan: ____; staf yang menangani: ____.
• Menu, pilihan, jumlah, dan biaya tambahan yang sudah dijelaskan untuk pesanan ini: ____.
• Sudah dimasukkan ke sistem: ____; nomor pesanan terkait di sistem: ____; staf yang memasukkannya: ____.
• Sudah diserahkan ke dapur: ____; waktu penyerahan dan penerima: ____; progres pembuatan yang diketahui: ____.
• Tambahan atau perubahan kali ini: ____; hal yang masih perlu diperiksa: ____; staf berikutnya yang akan menindaklanjuti: ____.

Kolom-kolom ini dapat ditulis pada slip asli; tidak perlu membuat sistem atau alat terpisah. Pisahkan tempat untuk catatan yang belum dimasukkan, sudah dikaitkan dengan pesanan, dan masih perlu diperiksa. Saat pergantian sif, serahkan hal-hal yang belum selesai kepada staf pengganti. Jangan gunakan satu tanda centang untuk sekaligus menyatakan pesanan sudah dicatat, dikirim ke dapur, dan selesai dibuat.

Pesanan melalui QR dan pesanan yang ditangani staf: periksa dulu pesanan yang sudah ada

Jika tamu datang membawa ponsel untuk meminta bantuan, tanyakan dulu apakah mereka sudah menekan tombol kirim pesanan, lalu periksa berdasarkan nomor meja atau identitas pesanan. Sekadar membuka menu tidak sama dengan sudah mengirim pesanan; halaman yang macet atau waktu tunggu yang lama juga bukan bukti bahwa pesanan gagal terkirim. Di MenuSnap, tamu dapat memesan dengan memindai kode QR, atau staf dapat memasukkan pesanan melalui POS. Jika restoran menyediakan menu hanya untuk dilihat, staf tetap menerima pesanan. Jangan memaksa tamu yang tidak bisa menggunakan ponsel untuk beralih cara memesan.

Konfirmasikan tambahan untuk meja yang sama secara terpisah dan kaitkan dengan pesanan asal. Beri tahu dapur hanya apa yang perlu ditambahkan. Sebelum mengubah atau membatalkan pesanan, tanyakan kepada staf yang membuatnya apakah pengerjaan sudah dimulai, lalu konfirmasikan dengan tamu setelah mendapat jawaban. Jangan kirim seluruh daftar pesanan meja sebagai tugas pembuatan baru.

Pastikan persyaratan penting sebelum mengirim pesanan ke dapur

Cantumkan permintaan khusus pada menu yang terkait, lalu konfirmasikan kepada bagian yang benar-benar menyiapkannya. Untuk permintaan terkait alergen, penggantian bahan, atau kontak silang, jawab berdasarkan informasi terkini restoran dan kondisi dapur. AESAN menjelaskan bahwa informasi alergen yang disampaikan secara lisan harus didukung keterangan tertulis atau elektronik. Terjemahan dapat membantu komunikasi, tetapi tidak dapat menggantikan penilaian atas bahan; jika tidak dapat dipastikan, sampaikan bahwa informasinya belum dapat dipastikan.

Jika tiket kertas tidak keluar atau jaringan pulih, periksa pesanan asal terlebih dahulu

Penggunaan KDS atau printer memerlukan paket layanan, konfigurasi, dan perangkat yang kompatibel. Pencetakan juga memerlukan perangkat atau layanan pengirim yang sedang berfungsi. Jika kertas tidak keluar, periksa pesanan dan pastikan apakah dapur sudah menerimanya. Jika mencetak ulang, jelaskan bahwa cetakan itu merujuk pada pesanan asal dan periksa apakah pesanan sudah dibuat. Jangan gunakan struk pelanggan sebagai tiket pembuatan untuk dapur.

Jika jaringan bermasalah, gunakan prosedur serah terima manual di restoran dan catat mana yang sudah dibuat atau diserahkan. Setelah koneksi server pulih, periksa pesanan dan pembayaran terbaru, lalu tentukan catatan mana yang masih perlu dilengkapi. Saat tutup sif, periksa hubungan catatan mana yang paling sering terlewat. Pada sif berikutnya, tetapkan tanggung jawab untuk melengkapi nomor, penerima, atau pencatatan susulan; jangan meminta semua orang mencatat ulang seluruh pesanan meja.